19. September 2016

Dokumentenarchivierung aktivieren und einstellen

Dokumentenarchivierung aktivieren und einstellen

Um die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten, kann im Dokumentenmanagementystem von AMAGNO die elektronische Dokumentenarchivierung aktiviert werden. Die Archivierung sichert Ihre Dokumente gegen eine ungewollte Löschung, schützt Ihr Unternehmen vor Manipulationen und protokolliert Änderungen für eine Prüfung.

Dokumentenarchivierung beim Erstellen einer Gruppe aktivieren

dokumentenarchivierung amagno 221x150 - Dokumentenarchivierung aktivieren und einstellenBeim neuen Erstellen einer Gruppe in AMAGNO können Sie wählen, ob eine Archivierung der abgelegten Dokumente erfolgen und wie dies geschehen soll. Folgende Möglichkeiten stehen dabei zur Auswahl:

1. Nur durch Stempel

Dokumente zu archivieren ist nur über einen digitalen Stempel möglich und nur bestimmten Anwendern vorbehalten.

2. Manuell

Jeder Bearbeiter darf Dokumente archivieren und selbstständig den Zeitraum der Aufbewahrung festlegen.

3. Automatisch

Alle Dokumente werden archiviert. Der Zeitraum wird gruppenweit über die Archiveinstellungen festgelegt.

Zusätzlich können Sie bei der Erstellung einer neuen Gruppe festlegen, ob und in welchem Umfang eine Versionierung von Dokumenten erfolgen soll. Für eine rechtskonforme Archivierung muss die Versionierung unbegrenzt erfolgen. Bei der Archivierung eines Dokuments wird die Versionierungsart von AMAGNO automatisch in „unbegrenzt“ geändert.

Elektronische Archivierung durch Stempel

Die Archivierung mit einem digitalen Stempel bietet eine gute Kontrolle, welcher Anwender über die Archivierung an sich und die Dauer der Archivierung entschieden hat. Als Administrator oder Designer einer Gruppe können Sie einen entsprechenden Stempel für die Archivierung erstellen.

dokument archivieren stempel 132x150 - Dokumentenarchivierung aktivieren und einstellen1. Erstellen Sie einen neuen Stempel. Bspw. mit dem Namen „Archiv 6 Jahre“.

2. Wählen Sie im Menü „Bestehendes Feld“ den Eintrag „Archivendedatum“ aus.

3. AMAGNO übernimmt grundsätzlich die Einstellung der Gruppe. Durch einen Klick auf „Archiveinstellung der Gruppe“ können Sie die Einstellungen individuell für den neuen Stempel ändern.

4. Legen Sie als Administrator fest, für wie lange das gestempelte Dokument aufbewahrt werden soll. Beachten Sie, dass einige Aufbewahrungsfristen bis zum jeweiligen Jahresende gelten. Bspw. sechs Jahre plus Zeitraum bis Jahresende.

5. Bestätigen Sie den „Auswahl Datumswert“ Dialog mit OK und klicken Sie anschließend auf „Änderungen speichern“.

Um ausgewählten Mitgliedern der Gruppe die Verwendung des Stempels zu erlauben, können Sie diese in der Registerkarte „Mitglieder“ zur Nutzung auswählen. Alternativ darf jedes Gruppenmitglied den Stempel benutzen und Sie wählen in der Registerkarte „Mitglieder“ die Mitglieder der Gruppe aus, die den Stempel nicht benutzen dürfen.

Manuelle Archivierung von Dokumenten

Ist in einer Gruppe die manuelle Archivierung eingestellt, können alle Mitglieder (Gäste ausgenommen) Dokumente archivieren und jedes Mal individuell festlegen, wie lange die Aufbewahrung erfolgen soll.

1. Zu archivierendes Dokument auswählen und in der Toolbox auf „Archivieren“ klicken.

2. Gewünschten Zeitraum der Archivierung festlegen.

3. Mit OK bestätigen.

Automatische Dokumentenarchivierung

elektronischer archivierung automatisch 194x150 - Dokumentenarchivierung aktivieren und einstellenLegen Sie als Administrator in den Gruppeneinstellungen die Art der Archivierung auf „Automatisch“ fest und definieren Sie den erforderlichen Archivierungszeitraum.

Für die revisionssichere Archivierung empfehlen wir die automatische Archivierung!

Valentin Tomaschek
Als Senior Marketing Manager ist Valentin bei AMAGNO verantwortlich für Online- und Printmedien, Social Media, Presse und Veranstaltungen. Er ist seit 15 Jahren nur in Ausnahmen offline gewesen und kommt ursprünglich aus Hamburg.

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