In 6 Schritten zur erfolgreichen DMS-Einführung

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft Unternehmen, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und die Effizienz deutlich zu steigern. Damit wird ein zentrales Problem gelöst: Eine bekannte Studie des McKinsey Global Institute zeigt, dass Mitarbeiter:innen fast 20 % ihrer Arbeitszeit allein mit der Suche nach internen Informationen verbringen.

Wenn Sie also nach Wegen suchen, Dokumente besser zu managen und den Arbeitsalltag zu erleichtern, dann sind Sie hier richtig. Dieser Leitfaden nimmt Sie an die Hand und zeigt Ihnen ganz praxisnah, wie Sie in sechs nachvollziehbaren Schritten ein DMS erfolgreich bei sich einführen und so den Sprung ins digitale, papierlose Büro schaffen.

Wie packen Sie die DMS-Einführung clever an? In 6 Schritten einfach erklärt.

Eine strukturierte Vorgehensweise ist hier das A und O. Mit diesen sechs Schritten navigieren Sie Ihr Unternehmen sicher durch den Einführungsprozess:

Schritt 1: Womit fängt alles an? Die klare Entscheidung treffen und das Team mitnehmen.

Der allererste und wichtigste Schritt ist die bewusste Entscheidung der Unternehmensleitung für die Einführung eines DMS. Gleich danach ist es entscheidend, diese Entscheidung offen und klar im gesamten Unternehmen zu kommunizieren und aktiv für Verständnis und Unterstützung im Team zu werben, insbesondere für die neuen, vielleicht auch KI-gestützten Arbeitsweisen. 

Denn nur wenn Ihre Mitarbeiter:innen verstehen, welche Vorteile das neue System bringt und warum diese Veränderung notwendig ist, werden sie motiviert mitziehen und das Projekt zum Erfolg führen. Machen Sie von Anfang an deutlich, dass es hier nicht um Jobabbau geht, sondern darum, die tägliche Arbeit für alle zu erleichtern und das Unternehmen als Ganzes effizienter zu machen. Betonen Sie auch, dass die Einführung ein Prozess ist, der sich entwickelt und nicht von heute auf morgen abgeschlossen ist. 

Schritt 2: Warum erst mal zurückblicken? Ihre aktuellen Prozesse und Schmerzpunkte verstehen.

Eine ehrliche Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Arbeitsweise mit Dokumenten ist die Basis für alles Weitere. Nur wenn Sie genau wissen, wo es derzeit hakt oder ineffizient läuft, können Sie später gezielt nach Lösungen suchen und den Nutzen eines DMS voll ausschöpfen. 

Fragen Sie sich: Wo verlieren wir am meisten Zeit bei der Dokumentensuche? Welche Prozesse sind unnötig kompliziert oder papierlastig? Gibt es viele verschiedene Versionen von Dokumenten, und keiner weiß, welche die Aktuelle ist? Werden vielleicht sogar teure Büroflächen für Aktenarchive blockiert, die man anders nutzen könnte? Tragen Sie all diese Erkenntnisse zusammen. 

Setzen Sie sich dann, ganz wichtig, mit Ihren Kollegen aus den verschiedenen Bereichen zusammen. Gemeinsam können Sie so am besten herausarbeiten, was das neue System leisten muss und welche konkreten Verbesserungen Sie sich davon versprechen.

Schritt 3: Was soll das DMS können? Ihre Anforderungen klar auf den Punkt bringen.

Jetzt geht es darum, Ihre Erwartungen an das DMS ganz konkret zu formulieren. Denn je genauer Sie wissen, was Sie brauchen, desto zielsicherer können Sie später das passende System und den richtigen Anbieter auswählen. 

Überlegen Sie gemeinsam: 

Kernfunktionen: Soll das DMS vor allem als sicheres digitales Archiv dienen oder wollen Sie auch komplexe Arbeitsabläufe darüber abbilden und automatisieren?

KI-Anforderungen: Welche Rolle soll Künstliche Intelligenz spielen? Benötigen Sie z. B. eine intelligente, semantische Suche (die versteht, was Sie meinen, nicht nur nach Stichworten sucht), automatische Verschlagwortung durch KI, Unterstützung bei der Extraktion von Daten aus Dokumenten (z. B. Rechnungsdaten, Vertragsdetails) oder sogar KI-basierte Vorschläge zur Workflow-Optimierung?

Cloud-Strategie & Sicherheit: Ist eine Cloud-Lösung (Public, Private, Hybrid) strategisch wichtig, oder bevorzugen Sie eine Installation im eigenen Rechenzentrum (On Premise)? Welche spezifischen Sicherheitsanforderungen (Verschlüsselung, Zugriffsmanagement, Datenhoheit, DSGVO-Konformität auch beim Einsatz von KI) müssen unbedingt erfüllt sein?

Integration: Muss das DMS mit anderen wichtigen Systemen (ERP, CRM, Buchhaltung) nahtlos zusammenarbeiten können? Auch hier gilt: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter:innen aktiv ein. Ihre Erfahrungen aus der täglichen Praxis sind Gold wert, um wirklich funktionierende und akzeptierte Lösungen zu entwickeln.

Schritt 4: Wer bietet was? Den passenden DMS-Anbieter für Ihre Bedürfnisse finden.

Der DMS-Markt ist groß, und es gibt viele verschiedene Anbieter und Systeme. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um die Lösung zu finden, die wirklich zu den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passt. Achten Sie dabei nicht nur auf den Funktionsumfang, sondern auch darauf, dass die Software für Ihre Mitarbeiter:innen einfach und intuitiv zu bedienen ist. Denn was nützt das tollste System mit unzähligen Features, wenn die tägliche Arbeit damit als kompliziert und umständlich empfunden wird? Die Akzeptanz im Team steht und fällt mit der Benutzerfreundlichkeit. Verschaffen Sie sich zunächst einen groben Überblick über den Markt.

Wählen Sie dann eine kleine Auswahl, vielleicht Ihre Top 3, an Anbietern aus, die für Sie infrage kommen. Sprechen Sie direkt mit diesen Anbietern, schildern Sie Ihre Situation und Ihre Wünsche. Fragen Sie gezielt nach den KI-Funktionen und der Roadmap des Anbieters in diesem Bereich. Wie transparent ist der Anbieter bezüglich der eingesetzten Algorithmen und der Datenverarbeitung für KI-Zwecke? Klären Sie auch, wie der Anbieter Datensicherheit, Datenschutz und Compliance insbesondere bei Cloud-Lösungen und internationalen Datentransfers gewährleistet. Prüfen Sie Referenzen und fragen Sie nach Fallstudien von Unternehmen ähnlicher Größe oder Branche. 

Viele bieten auch individuelle Präsentationen, Testzugänge oder Workshops an, in denen Sie gemeinsam herausfinden können, ob die Chemie stimmt und die Lösung passt. Nutzen Sie diese Möglichkeiten unbedingt!

Schritt 5: Wie kommt das DMS ins Haus? Die Einführung sorgfältig planen und umsetzen.

Eine gut geplante und strukturierte Einführung ist der Schlüssel dafür, dass Ihr DMS-Projekt ein Erfolg wird und Sie später auch wirklich alle Vorteile des Systems nutzen können.

Dieser Prozess gliedert sich meist in mehrere Phasen:

1. Anforderungen verfeinern: Jetzt geht es ins Detail: Welche Dokumentarten müssen genau verwaltet werden? Welche Funktionen sind absolut unverzichtbar (z. B. Versionierung, genaue Zugriffskontrolle, Workflow-Steuerung)? Muss das DMS mit anderen wichtigen Programmen in Ihrem Unternehmen (z. B. Buchhaltung, ERP) kommunizieren können?
2. Finale Systementscheidung: Auf Basis dieser detaillierten Anforderungen treffen Sie die endgültige Wahl für ein DMS.
3. Technische Vorbereitung: Klären Sie die technischen Voraussetzungen: Brauchen Sie neue Server oder mehr Speicherplatz, oder setzen Sie auf eine Cloud-Lösung? Dann folgen Installation und Konfiguration der Software.
4. Datenübernahme (Migration): Ihre bestehenden Dokumente, ob schon digital oder noch auf Papier, müssen nun ins neue System. Das bedeutet oft: Papierdokumente scannen und digitalisieren, alle Dokumente importieren, sinnvoll kategorisieren und mit Schlagwörtern (Tags) versehen, damit später alles gut auffindbar ist.
5. System anpassen (Customizing): Jetzt wird das DMS an die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst. Dazu gehört das Einrichten von Benutzerrollen und Zugriffsrechten, das Modellieren Ihrer Arbeitsabläufe (Workflows) und eventuell auch Anpassungen an der Benutzeroberfläche.
6. Mitarbeiter:innen schulen: Damit alle das neue System effektiv nutzen können, sind gute Schulungen unerlässlich. Das können Workshops sein, Online-Kurse oder auch verständliche Anleitungen und Handbücher. Ziel ist, dass jeder die Funktionen versteht und gerne mit dem DMS arbeitet.
7. Testbetrieb (Pilotphase): Bevor das DMS unternehmensweit ausgerollt wird, sollten Sie es in einer ausgewählten Abteilung oder mit einer kleinen Nutzergruppe ausgiebig testen. So können Sie Kinderkrankheiten entdecken und beheben oder noch Verbesserungspotenzial aufdecken.
8. Unternehmensweiter Start (Rollout): Wenn in der Pilotphase alles rund lief, kann das DMS im gesamten Unternehmen eingeführt werden. Wichtig ist auch hier eine gute Kommunikation und Begleitung der Mitarbeiter:innen.
9. Laufender Betrieb und Optimierung: Auch nach der Einführung ist es wichtig, das System regelmäßig zu warten, Updates einzuspielen und die Nutzung im Auge zu behalten. So stellen Sie sicher, dass alles reibungslos funktioniert und Sie das DMS bei Bedarf weiter anpassen und optimieren können.

Schritt 6: Und wie geht’s dann weiter? Anwender befähigen und Abläufe meistern

Nachdem das DMS technisch eingeführt ist, beginnt die eigentliche Arbeit damit im Tagesgeschäft. Durch Schulungen und die fortlaufende Unterstützung durch Ihre internen Key-User oder externen Experten werden Ihre Mitarbeiter:innen immer sicherer im Umgang mit der neuen Software. 

Sie werden schnell merken: Die tägliche Nutzung des Systems hilft dabei, die eigenen Arbeitsabläufe Schritt für Schritt zu optimieren und genau an die Bedürfnisse Ihres Teams und Ihres Unternehmens anzupassen. 

Papierstapel, unübersichtliche E-Mail-Postfächer voller Anhänge und die ewige Suche nach der richtigen Dokumentversion gehören dann immer mehr der Vergangenheit an. Viele moderne DMS-Systeme setzen übrigens auf intelligente Suchfunktionen und flexible Verschlagwortung (Tagging) statt auf starre Ordnerstrukturen. Das macht das Finden von Informationen oft viel einfacher und schneller.

Für wen lohnt sich der Umstieg auf ein DMS besonders?

Ein DMS ist im Grunde für jedes Unternehmen eine Überlegung wert, das seine Dokumentenverwaltung professionalisieren und seine internen Abläufe effizienter gestalten möchte. Besonders große Vorteile ergeben sich oft für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), aber natürlich auch für Großunternehmen sowie für all jene Branchen, die spezielle gesetzliche Anforderungen an die Dokumentation und Archivierung erfüllen müssen. 

Denken Sie zum Beispiel an Kanzleien, Arztpraxen, Steuerberater oder Unternehmen im Finanzsektor. 

Nochmal auf den Punkt gebracht: Ihre Checkliste für eine gelungene DMS-Einführung:

1. Entscheidung treffen & Team mitnehmen: Die bewusste Entscheidung für ein DMS fällen und das gesamte Team von Anfang an informieren und einbinden.
2. Ist-Analyse durchführen: Bestehende Prozesse, Dokumentenmengen und Schwachstellen genau verstehen.
3. Ziele & Anforderungen definieren: Klar festlegen, was das DMS leisten soll, inklusive technischer und funktionaler (z. B. KI-) Anforderungen.
4. Anbieter & System auswählen: Den passenden DMS-Anbieter und die richtige Softwarelösung sorgfältig evaluieren und auswählen.
5. Implementierung planen & umsetzen: Das DMS schrittweise und strukturiert im Unternehmen einführen – von der technischen Einrichtung bis zur Datenmigration.
6. Arbeiten & Workflows anpassen: Das System im Alltag nutzen, Mitarbeiter:innen kontinuierlich schulen und die Arbeitsabläufe fortlaufend optimieren.

Fazit: Warum sich der Aufwand für ein DMS wirklich auszahlt

Ja, die Einführung eines DMS ist ein Projekt, das Zeit und Engagement erfordert, keine Frage. Aber es ist eine Investition, die sich in vielerlei Hinsicht bezahlt macht: durch spürbar mehr Effizienz im Arbeitsalltag, durch eine höhere Sicherheit Ihrer wertvollen Unternehmensdaten und durch eine deutlich verbesserte Zusammenarbeit im gesamten Team. 

Damit sich dieser Nutzen voll entfalten kann, ist eine sorgfältige Planung und eine saubere Umsetzung, die typische Fallstricke vermeidet, entscheidend. Sehen Sie die Einführung eines DMS als eine Chance, Ihr Unternehmen mit modernen Werkzeugen, einschließlich KI-Potenzialen und flexiblen Cloud-Optionen, zukunftsfähig aufzustellen!