E-Invoicing – Alles, was man wissen muss

Ein Blick auf die (mittlerweile in vielen Unternehmen standardisierten) Abläufe rund um den Versand von Rechnungen und die Rechnungsstellung im Allgemeinen zeigt, dass sich hier im Laufe der Zeit viel verändert hat. Ein Thema, an dem heute so gut wie niemand mehr vorbeikommt, ist die E-Rechnung. Diese wird ab dem 01.01.2025 zwischen Unternehmen verpflichtend. Die gute Nachricht ist, dass elektronische Rechnungen viele Vorteile bieten. Umso wichtiger ist es, sich schon jetzt mit der elektronischen Rechnungsstellung auseinanderzusetzen.

Was versteht man unter Electronic Invoicing?

Elektronische Rechnungen werden im allgemeinen Sprachgebrauch oft als „E-Rechnungen“ bezeichnet. Hier finden der Austausch der entsprechenden Dokumente und der dazugehörige Verarbeitungsprozess auf elektronischem Wege statt. Als charakteristisch gilt dementsprechend, dass elektronische Rechnungen dafür sorgen, dass alle Arbeitsschritte – vom Versand bis zur Verarbeitung der Rechnung – automatisiert stattfinden und hohen Sicherheitsstandards entsprechen.

Elektronische Rechnungen setzen sich ausschließlich aus elektronischen Daten zusammen. Um diese lesen zu können, braucht es einschlägige Tools.

Die Unterschiede zwischen Rechnungen, wie sie heute noch von vielen Unternehmen ausgestellt werden und der elektronischen Rechnungsstellung zeigen sich vor allem im Zusammenhang mit einem direkten Vergleich gut. Bisher dürfen für die Rechnungsstellung alle Formate genutzt werden, die in einer Datei vorliegen. Sie können sich hier zum Beispiel für pdf Rechnungen, X-Rechnungen oder ZUGFeRD entscheiden. 

In Zukunft wird für elektronische Rechnungen jedoch EN 16931 als Standard gelten. Dann bildet ein strukturierter Satz aus Daten die Grundlage für die jeweiligen Dokumente. Formate, die in diesem Zusammenhang immer noch genutzt werden können, sind unter anderem ZUGFeRD und die X-Rechnung. Rechnungen, die ab 2028 abseits der oben erwähnten Norm erstellt werden, sind nicht mehr gültig. (Bitte beachten: Für angepasste EDI Formate existieren Ausnahmen.)

Warum das alles? Oder: Warum kommt die E Invoicing Pflicht?

Hierbei handelt es sich um eine berechtigte Frage. Immerhin sind Umstellungen in jedem Unternehmen mit viel Aufwand verbunden,… oder doch nicht? Fest steht, dass moderne E-Invoicing Lösungen durchaus das Potenzial in sich tragen, den Rechnungsaustausch im B2B Bereich zu vereinfachen und letztendlich auch die Grundlage für Kosteneinsparungen schaffen können. Aber welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung eigentlich genau? Die folgenden Abschnitte setzen sich mit einigen der überzeugendsten Argumente auseinander.

Vorteil Nr. 1: Weniger Fehler

Aufgrund der Tatsache, dass die E-Rechnung auf Automatisierung und Digitalisierung setzt, ist es oft möglich, das Risiko rund um mögliche Fehler im Rechnungsprozess zu reduzieren. Auf diese Weise stellt es dann wiederum kein Problem dar, sowohl Zeit als auch Geld zu sparen. 

Der Umstand, dass die entsprechenden Daten rein elektronisch übertragen werden, beugt eventuellen Zahlendrehern und anderen Ungenauigkeiten vor. „Ganz nebenbei“ profitieren die Nutzer zudem von einer gesteigerten Transparenz. Die Details einzelner Abläufe rund um Rechnungsverarbeitung und Co. lassen sich auf diese Weise besser (und mit wenigen Klicks) nachvollziehen. Hierbei handelt es sich um einen Vorteil, der natürlich auch im Rahmen einer Betriebsprüfung überzeugt.

Vorteil Nr. 2: Eine merkliche Zeitersparnis

Die Ausführung der Aufgaben, die mit dem klassischen Rechnungseingang verbunden sind, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Immerhin müssen alle Rechnungen erfasst und weiter bearbeitet werden. Elektronische Rechnungen liegen hingegen in einem Format vor, das die Basis für eine automatische Erfassung schafft. Die Mitarbeiter der Buchhaltung können sich dementsprechend auf andere Bereiche fokussieren.

Vorteil Nr. 3: Mit einem Klick zu den passenden Informationen

Im Zusammenhang mit Rechnungsdaten können selbstverständlich immer wieder Rückfragen auftauchen. Besonders praktisch ist es hierbei, wenn die passende Technologie vorhanden ist, um diese schnell zu beantworten. Während mit Hinblick auf Papierrechnungen auf der Suche nach Antworten immer noch Ordner gewälzt werden müssen, ist es bei elektronischen Rechnungen möglich, einschlägige Suchanfragen zu starten und die gewünschten Ergebnisse innerhalb weniger Sekunden zu erhalten.

Informationen schnell abrufen zu können, ist jedoch noch mit einem weiteren Vorteil verbunden. Wenn Sie die Daten aus elektronischen Rechnungen in Echtzeit abrufen können, haben Sie die Möglichkeit, entsprechend schnell zu reagieren… und im Idealfall Liquiditätsengpässen vorzubeugen.

Vorteil Nr. 4: Rechtssicher (mit der passenden Software)

Zugegeben: Hierbei handelt es sich weniger um einen Vorteil als um eine Tatsache: Wer die Vorschriften rund um die E Invoicing Pflicht befolgt und hierfür die passende Software nutzt, bewegt sich natürlich auch rechtlich im sicheren Rahmen. Wichtig ist es, sich für ein Tool zu entscheiden, das eine revisionssichere und lückenlose Dokumentation ermöglicht. Die Lösung von amagno bietet Ihnen in diesem Zusammenhang viele Vorteile und hilft Ihnen dabei, Ihrer Pflicht als Unternehmen rund um das Thema E Invoicing auf möglichst unkomplizierte Weise nachzukommen.

Vorteil Nr. 5: Elektronische Rechnungen schonen die Umwelt

Wer sich ein wenig genauer mit den Bergen an Papier auseinandersetzt, die bei der Ausstellung klassischer Rechnungen anfallen, erkennt schnell, wie viele Ressourcen hier genutzt werden. Abgesehen davon braucht es unter anderem viel Lagerfläche, um den Vorschriften rund um die Aufbewahrung der Rechnungen zu erfüllen.

Unternehmen, die die Umwelt schonen und gleichzeitig Kosten sparen möchten, dürften sich über die Möglichkeiten, die ihnen die Digitalisierung bietet, freuen. Anstatt alles abzuheften, können elektronische Rechnungen (bei Bedarf mit E Mail Text) über die einschlägigen Tools abgespeichert und immer wieder abgerufen werden. Abgesehen davon schont es natürlich auch das Budget, wenn Sie die Rechnungen, die Sie erhalten (oder versenden) nicht immer ausdrucken müssen.

Worauf sollten Unternehmen bei der Umsetzung der E Invoicing Pflicht achten?

Unternehmen, die Ihrer kommenden E-Invoicing-Pflicht schon jetzt nachkommen möchten, benötigen hierfür ein passendes Tool. amagno erfüllt in diesem Zusammenhang hohe Ansprüche. Hier können Sie sich unter anderem zwischen den Formaten ZUGFeRD und X-Rechnung entscheiden. Besonders praktisch: Wer X-Rechnung nutzt, profitiert von einer integrierten Lesbarkeit der Daten und einer entsprechend einfachen Kontrolle.

Im Idealfall sollte die Integration rund um die Rechnungsstellung von E-Invoices natürlich so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen.

Gleichzeitig ist es natürlich wichtig, alle Mitarbeiter, die im Unternehmensalltag mit elektronischen Rechnungen zu tun haben werden, früh mit ins Boot zu holen, zu schulen und auf die entsprechenden Notwendigkeiten hinzuweisen. Somit steht einem klaren Schnitt und einer unkomplizierten Einführung aller Details, die in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung wichtig werden, nichts mehr im Wege.

Schritt für Schritt: Wie führt man E-Invoicing in Unternehmen ein?

Grundsätzlich ist es nicht schwer, von der (bisher noch) klassischen Rechnungsstellung zur elektronischen Rechnungsstellung zu wechseln. Obwohl es hierbei selbstverständlich so gut wie immer individuelle Details zu berücksichtigen gilt, hilft die folgende Schritt für Schritt Anleitung ganz sicher weiter:

1. Beginnen Sie schon jetzt damit, Ihren Lieferanten die Option E-Invoices anzubieten. Gleichzeitig sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr E-Mail-Postfach dazu in der Lage ist, jede eintreffende elektronische Rechnung für die entsprechenden digitalen Abläufe vorzubereiten und gesetzeskonform abzuspeichern.
2. Führen Sie ein DMS System in Ihrem Unternehmen ein. Dieses hilft Ihnen dabei, alle rechtlichen Vorgaben, die seitens der Finanzverwaltung gestellt werden, zu erfüllen. Die Lösung von amagno stellt sicher, dass Sie alle Abläufe, die mit Ihren Ein- und Ausgangsrechnungen in Verbindung stehen, auf übersichtliche, transparente Weise abbilden können.
3. Hierbei handelt es sich um ein Detail, das mit Hinblick auf eine konforme Rechnungsstellung übrigens jetzt schon gilt, allerdings von vielen Unternehmen vergessen wird: Richten Sie eine Verfahrensdokumentation ein, um es – zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung – unbeteiligten Dritten zu ermöglichen, sich schnell einen Überblick zu verschaffen.
4. Überprüfen Sie alle Details rund um Ihre elektronische Rechnungserstellung noch einmal abschließend. Damit Sie allen Vorgaben rund um die E-Rechnungspflicht in vollem Umfang nachkommen, sollten Sie nach der Aktualisierung Ihrer Rechnungsstellung noch einmal überprüfen, ob Ihre Vorgehensweise auch tatsächlich den Vorgaben der EN 16931 entspricht. Mit der Software von amagno sind Sie hier auf der sicheren Seite – auch mit Hinblick auf das Thema Steuern.

So verschickt man eine elektronische Rechnung

Auch, wenn mit Hinblick auf den E-Invoicing Prozess zahlreiche Vorgaben festgesetzt wurden: Bei manchen Details der Umsetzung herrscht (noch?) etwas mehr Flexibilität. So gibt es unter anderem in Bezug auf das Versenden und den Empfang der elektronischen Rechnungen noch keine konkreten Vorgaben. Bekannt ist aber bereits, dass eine sichere E Mail als Trainsportmedium anerkannt ist.

Wichtig ist natürlich, dass die jeweilige Rechnung in einem Format vorliegen sollte, das unveränderlich ist. Eine klassische pdf-Datei reicht hier dann nicht mehr aus. Aktuell ist davon auszugehen, dass die Vorgaben rund um die Prozesse, die die Rechnungen zum Adressaten bringen, in den kommenden Jahren noch weiter ausgearbeitet werden. Bis dahin (und eventuell auch danach) reicht es aus, eine Rechnung über eine sichere (!) E-Mail zu verschicken.

Parallel dazu dürften einschlägige Portale und Plattformen dafür sorgen, dass der Rechnungseingang in Zukunft so unkompliziert wie möglich wird. Schon jetzt gibt es verschiedene Lösungen, die dazu in der Lage sind, die verschiedenen Formate aufzulösen, leserlich zu machen und zu anderen wichtigen Schnittstellen, zum Beispiel aus dem Bereich der Buchhaltung, weiterzuleiten. 

Mit Hinblick auf moderne Lösungen, die sich problemlos in bestehende Systeme integrieren lassen, wird sich hier in Zukunft sicherlich noch einiges ergeben. Und in etlichen einschlägigen Bereichen dürfte die Automatisierung eine wichtige Rolle spielen.

Diese Fristen gilt es, in Bezug auf elektronische Rechnungen zu beachten

Wenn Sie sich mit dem Thema E-Invoicing auseinandersetzen, kommen Sie auch an dem Thema Fristen nicht vorbei. Aber welche Vorgaben gelten hier eigentlich ab wann? Und welche Unternehmen sind betroffen?

Papierrechnungen sind noch bis Ende 2026 erlaubt. Ab dem 01.01.2027 sind sogenannte „sonstige Rechnungen“, die nicht den Vorgaben der EN 16931 entsprechen, für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz höher als 800.000 EUR gelegen hat, untersagt. Ab dem 01.01.2028 müssen Sie im B2B Bereich komplett auf E Invoices umsteigen.

Pflichtangaben auf der E Rechnung: Welche E Invoicing Vorschriften gelten?

Alle Vorgaben, die Sie in Bezug auf die Rechnungsstellung und die Rechnungsdaten zum Thema E-Invoicing (oder Rechnungsstellung im Allgemeinen) beachten müssen, wurden über den §14 UStG festgelegt und können auch hier eingesehen werden. Grundsätzlich gilt jedoch, dass mit Hinblick auf E-Invoices dieselben Pflichtangaben wie für klassische Papierrechnungen gelten.

So müssen die fertigen E-Invoices unter anderem Rechnungsangaben zu:

• Angaben zum Rechnungsaussteller und -empfänger
• der fortlaufenden Rechnungsnummer und ggf. einer Leitweg-Identifikationsnummer
• dem Fälligkeitsdatum der Rechnung
• detaillierten Zahlungsbedingungen
• der Bankverbindung des Rechnungsausstellers
• der Mailadresse des Rechnungsstellers

enthalten. Die entsprechenden Vorgaben gelten übergreifend für alle Bundesländer und sind dementsprechend deutschlandweit festgelegt. Somit ist es vollkommen unerheblich, ob die Rechnungsbearbeitung zum Beispiel in Rheinland-Pfalz oder in einer anderen Region stattfindet. Die geltende Richtlinie und die einzelnen Prozessschritte rund um die Rechnungsstellung sind immer gleich.

Fazit

Unternehmen können gut beraten sein, sich schon jetzt in Bezug auf die E-Rechnungspflicht zu erkundigen – auch, wenn eigentlich noch genug Zeit zur Umstellung bleibt. Immerhin gilt es nicht nur, die festgeschriebenen Fristen zu beachten, sondern auch, sich mit den einzelnen Details rund um Themen, wie zum Beispiel Rechnungsverarbeitung, XML Format und ERP-System zu informieren. Die gute Nachricht ist jedoch, dass viele Unternehmen, die die entsprechende Technologie anbieten, bereits vorgearbeitet haben und es ihren Kunden somit erleichtern, auch in Zukunft ihrer Pflicht rund um die Rechnungsstellung nachzukommen.

Und obwohl es natürlich ein wenig Zeit braucht, um die einzelnen Prozesse einzuführen, so dass sie der Norm entsprechen, gilt es, im Hinterkopf zu behalten, dass elektronische Rechnungen natürlich nicht von den Verwaltungen eingeführt wurden, um Unternehmen zu ärgern. 

Vielmehr soll die elektronische Rechnungsstellung in Zukunft dafür sorgen, dass Abläufe – auch gerade in der EU – in Zukunft weiter vereinfacht und vereinheitlicht werden. Und genau hiervon profitieren am Ende nicht nur Lieferanten, sondern alle Akteure des B2B Geschäfts.

Amagno bietet Ihnen mit der Amagno Business Cloud eine praktische Lösung, die Ihnen dabei hilft, E-Invoices so einfach wie möglich in Ihrem Rechnungsprozess zu implementieren. Somit nimmt die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung nicht mehr Zeit als nötig in Anspruch.