Elektronische Rechnungen finden in der deutschen Unternehmenspraxis einen zunehmenden Zuspruch. Einer Studie von ibi research zufolge, setzten 46 Prozent der Unternehmen im Jahr 2017 bevorzugt auf elektronische Formate. Beim Rechnungsempfang sind es durchschnittlich 53 Prozent. Im Vergleich zu 2015 stellt das eine deutliche Steigerung dar. Damals waren es rund 35 Prozent bzw. 40 Prozent. Nach Angaben dieser Studien lehnten von den Nichtnutzern nur drei von zehn den elektronischen Rechnungsversand komplett ab. Dies mag nicht zuletzt an dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 liegen, welches die gesetzlichen Vorgaben zum Thema E-Rechnung deutlich vereinfacht hat. Eine qualifizierte digitale Signatur für das Versenden von E-Invoices ist seitdem nicht mehr notwendig.
Was sind eigentlich elektronische Rechnungen?
Bei der Rechnungsabwicklung in elektronischer Form werden Rechnungen auf elektronischem Weg empfangen und versendet. Die Dateiformate der Rechnungen können dabei sehr unterschiedlich sein. Sie reichen von strukturierten Daten wie EDI (Electronic Data Interchange) und XML (EXtensible Markup Language) über unstrukturierte Ausgabeformate TIFF, JPG oder PDF bis hin zu dem hybriden Dateiformat ZUGFeRD. Als konkrete Vorgabe für das Dateiformat von elektronischen Rechnungen wurde im Juni 2017 die europäische Norm 16931 veröffentlicht. Frankreich und Deutschland haben mit dem internationalen Standard Factur-X / ZUGFeRD 2.0 festgelegt, wie die Übertragung von E-Rechnungen konform in einem Hybridformat erfolgen kann. Bei hybriden Dateiformaten sind die Rechnungen visuell dargestellt und dementsprechend als Bild (PDF) lesbar und zusätzlich zur elektronischen Verarbeitung als strukturierte Daten (XML) vorhanden.
Analoge Rechnungen nagen gehörig am Geldbeutel – ein Rechenbeispiel
Schätzungen der Bundesregierung zufolge, wandern rund 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr von Sender zu Empfänger. Und die meisten davon überwiegend in Papierform. Doch warum? Laut einer Studie der Comarch AG in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) aus dem Jahr 2017, arbeiten zwei Drittel der Unternehmen mit elektronischen Rechnungen. Oft werden die Belege aber noch einmal ausgedruckt, um sie zu bearbeiten und erneut abzuspeichern. Ist das nicht absurd? Diese Arbeitsweise ermöglicht weder eine Transparenz der Rechnungsprozesse noch minimiert sie dabei die Fehleranfälligkeit. Von den Kosten- und Effizienzverlusten einmal ganz zu schweigen.
Deshalb wäre es doch mal interessant zu erfahren, welche Kosteneinsparungen das E-Invoicing tatsächlich mit sich bringt. Die anfallenden Kosten eines papiergebundenen Rechnungsein- und -ausgangsprozesses lassen sich allerdings nicht allgemein feststellen. Durch die individuellen Arbeitsabläufe der Unternehmen sind die Kosten schwer zu entziffern. Der Billentis-Report aus dem Jahr 2014 hat sich einmal an eine Aufschlüsselung der Prozesskosten gewagt. Für eine analoge Ausgangsrechnung belaufen sich die Kosten auf 11,10 Euro; bei dem digitalen Pendant jedoch nur auf 4,50 Euro. Somit entsteht eine Differenz von 6,60 Euro und 59 Prozent. Die Kosten der Eingangsrechnungen fallen insgesamt ein wenig höher aus. Das Empfangen, Erfassen, Prüfen und Zahlen einer Rechnung in Papierform beläuft sich auf geschätzte 17,60 Euro und 6,40 Euro auf elektronischem Wege. In diesem Fall entsteht eine Differenz von 11,20 Euro, was einem prozentualen Anteil von 64 Prozent entspricht.
Natürlich ist das Rechnungsaufkommen bei jedem Unternehmen unterschiedlich. Dennoch möchten wir Ihnen ein kleines (Rechen-)beispiel geben:
Unser mittelständisches Beispielunternehmen schreibt monatlich rund 250 Rechnungen und erhält knapp 200 davon. Die Differenz der Kosten zwischen analogen und digitalen Rechnungen ist schon beachtlich:
Ausgangsrechnungen: 250 * 6,60 Euro = 1.650 Euro
Eingangsrechnungen: 200 * 11,20 Euro = 2.240 Euro
Bei 250 ausgehenden E-Rechnungen kann sich unser Beispielunternehmen über monatliche Einsparungen in Höhe von 1.650 Euro freuen. Bei den Eingangsrechnungen sind es sogar 2.240 Euro.
Doch weshalb sind elektronische Rechnungen per E-Mail weiterhin eine gute Alternative?
Neben den Kosteneinsparungen gibt es viele weitere, unschlagbare Vorzüge, die für den Einsatz von elektronischen Rechnungen sprechen. Grundsätzlich sind E-Rechnungen sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger profitabel.
Für den Rechnungssteller sind u. a. folgende Vorteile nennenswert:
- Geringere Kosten für den Versand von analogen Rechnungen (z. B. Porto, Papier, Toner, Ordner) und deren Folgekosten
- Deutliche Zeitersparnisse, da Druck, Kuvertieren und der Gang zur Post entfallen
- Einsparung von kostbarer Lagerfläche, da Rechnung nicht mehr analog abgelegt werden
- Schnelle und direkte Übermittlung von Informationen
- Schneller Zugriff auf digital abgelegte Rechnungen
- Die höhere Liquidität kann für die Begleichung von Eingangsrechnungen und ggf. Skontoabzug verwendet werden
Der Rechnungsempfänger kann sich u. a. über folgende Vorzüge freuen:
- Kosteneinsparungen für Papier wegen des Wegfalls von Kopien
- Raschere Übermittlung von Informationen
- Kürzere Durchlaufzeiten durch schnellere Freigabeprozesse
- Einhaltung von Skontofristen wegen zeitnaher Rechnungsübersendung
- Wegfall von Archivierungskosten
- Einfache und schnelle Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
Was sollten Sie bei dem Versenden einer E-Rechnung unbedingt beachten?
Damit der elektronische Rechnungsempfang und -versand per E-Mail sicher und gesetzeskonform von Statten läuft, gilt es einige wichtige Punkte zu beachten. Paragraf 14 UstG (Umsatzsteuergesetz) liefert alle wichtigen Antworten:
E-Rechnungen unterliegen denselben Anforderungen wie ihr analoges Pendant und müssen Folgendes enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung bzw. Umfang und Art
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung und dessen Zahlungsziel
- Entgelt und Steuersätze, ggf. vereinbarte Entgeltminderung
Elektronischen Rechnungen muss zugestimmt werden (§ 14 I UstG)
Der Empfänger muss dem Versand zustimmen. Das kann im Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger geschehen oder konkludent, also stillschweigend. Doch wie die Zustimmung konkret aussehen soll, ist vom Gesetzgeber nicht geregelt. Oft steht in den AGB der Unternehmen, dass sie ihre Rechnung auf digitalem Weg übermitteln und, dass der Kunde diesem Übermittlungsweg unmittelbar nach Zugang der digitalen Rechnung widersprechen muss. Andernfalls gilt die Rechnung in dieser übermittelten Form als zugestellt.
Die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit elektronischer Rechnungen muss gewährleistet sein (§ 14 III UstG)
Eine Rechnung gilt dann als echt, wenn die Rechnung inhaltlich richtig und die Identität des Rechnungsstellers sichergestellt werden kann. Die Unversehrtheit der Rechnung ist dann gewährleistet, wenn sie sich auf dem Übermittlungsweg nicht ändert. Lesbar ist eine elektronische Rechnung dann, wenn ein Mensch den Inhalt der Rechnung erfassen und verstehen kann.
E-Rechnungen müssen revisionssicher und elektronisch archiviert werden (9.2 Elektronische Aufbewahrung GoBD)
Eingehende Rechnungen müssen also vor einer Revision (Abänderung) geschützt werden. Also manipulationssicher im Sinne der Compilance. Durch das Inkrafttreten der GoBD wurde hierfür eine deutsche Gesetzesgrundlage geschaffen. Außerdem müssen Rechnungen in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Geht eine Rechnung per E-Mail ein, ist es nicht zulässig, sie ausgedruckt zu archivieren.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt, wie auch bei analogen Rechnungen, 10 Jahre (§ 14b I UstG)
Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wurde die Rechnung bspw. Am 14.08.2019 erstellt, beginnt die Frist am 31.12.2019 und ist bis zum 31.12.2029 aufzubewahren.
Finden diese 5 magischen Punkte bei Ihrem Rechnungsversand und -empfang per E-Mail Gehör, wird die Arbeit mit elektronischen Rechnungen Ihnen nicht nur viel Zeit, sondern auch viele Kosten und Mühen ersparen. Hinzu kommt, dass die Europäische Kommission plant, bis 2020 elektronische Rechnungen zum europäischen Standard zu erklären.
Sie möchten Ihre E-Rechnungen zukünftig nicht nur schnell, sicher und GoBD-konform ablegen und archivieren, sondern vollständig digital verarbeiten? Dann sprechen Sie mit unserem AMAGNO Sales Team über die Vorteile, Funktionsweise und interessante Lösungen. Melden Sie sich einfach telefonisch unter: Tel. +49 (0)441 309 123 45 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an: sales (at) amagno.de. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
