KÖHN & PLAMBECK GMBH & CO. KG

Anwenderbericht

LOGO KP CMYK 300x37 - Köhn & Plambeck GmbH & Co. KG

Branche
Energiewirtschaft

Standort
Oldenburg (D)

System
AMAGNO On Premise

Einsatzbereiche
Buchhaltung
Personalwesen
Einkauf
Verkauf
Geschäftsleitung
Archiv

Dokumentarten
Ein- und Ausgangsrechnungen
Personalakten
Kundenakten
Vertragsmanagement
Archivierung

Schnittstellen
eigene Schnittstellen

Die Köhn & Plambeck GmbH und Co. KG ist kompetenter Lieferant von hochwertigem Heizöl und erstklassigen Kraftstoffen. Als autorisierter Partner für Heizöl, Energie und Tanktechnik, beliefert das Oldenburger Unternehmen seit vielen Jahrzehnten Privathaushalte und gewerbliche Endverbraucher, Industrie-, Kommunal- und Gewerbebetriebe sowie die Landwirtschaft mit Diesel und Schmierstoffen.

Datensicherheit ist im heutigen digitalen Zeitalter unerlässlich und das A und O für Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten. Das erkannte auch das norddeutsche Mineralölunternehmen Köhn & Plambeck und entschied sich deshalb, im Januar 2018 mit einem digitalen Dokumentenmanagement ins neue Jahr zu starten. AMAGNO sollte die Prozesse verschlanken, Transparenz erhöhen und Revisionssicherheit gewähren.

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Köhn & Plambeck GmbH & CO. KG

Branche Energiewirtschaft
Standort Oldenburg (D)
System AMAGNO On Premise
Einsatzbereiche Buchhaltung
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Dokumentarten Ein- und Ausgangsrechungen
Personalakten
Kundenakten
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Schnittstellen eigene Schnittstellen

KÖHN & PLAMBECK

Anwenderbericht

Die Köhn & Plambeck GmbH und Co. KG ist kompetenter Lieferant von hochwertigem Heizöl und erstklassigen Kraftstoffen. Als autorisierter Partner für Heizöl, Energie und Tanktechnik, beliefert das Oldenburger Unternehmen seit vielen Jahrzehnten Privathaushalte und gewerbliche Endverbraucher, Industrie-, Kommunal- und Gewerbebetriebe sowie die Landwirtschaft mit Diesel und Schmierstoffen.

Datensicherheit ist im heutigen digitalen Zeitalter unerlässlich und das A und O für Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten. Das erkannte auch das norddeutsche Mineralölunternehmen Köhn & Plambeck und entschied sich deshalb, im Januar 2018 mit einem digitalen Dokumentenmanagement ins neue Jahr zu starten. AMAGNO sollte die Prozesse verschlanken, Transparenz erhöhen und Revisionssicherheit gewähren.

„Durch den Einsatz von AMAGNO können sich unsere Mitarbeiter wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren. Die administrativen Aufgaben, wie Kopieren und Wegheften, konnten reduziert werden. Die einfache Handhabe von AMAGNO hat uns alle überzeugt.“

David Plambeck 150x150 - Köhn & Plambeck GmbH & Co. KG

David Plambeck, Geschäftsführer

ANFORDERUNGEN

Für Köhn & Plambeck gab es mehrere Gründe, sich für ein DMS zu entscheiden: „Bei der Suche nach einem passenden digitalen Dokumentenmanagement war uns besonders wichtig, dass das neue System den gesetzlichen Anforderungen der Archivierung entspricht, um zukünftig digital rechtskonform arbeiten zu können“, erklärt IT-Projektleiter Florian Liesenfeld. „Hinzu kam, dass wir durch die Expansion unseres Unternehmens neue Standorte erschlossen haben. Mit einem DMS wollten wir den Mitarbeitern transparentes Arbeiten und Homeoffice ermöglichen.“

Auf dem Weg zu einer geeigneten Software standen bei dem Mineralölunternehmen eine ganze Reihe Kriterien auf der Agenda. Doch ganz oben auf dem Anforderungskatalog von Köhn & Plambeck reihten sich Begrifflichkeiten wie „Revisionssicherheit“, „GoBD-Konformität“, „relevante Zertifizierungen“ und „Benutzerfreundlichkeit“.

Um ein umfassendes Bild über die unterschiedlichen Systeme zu erhalten, tauschte sich die Köhn & Plambeck GmbH GmbH & Co. KG mit lokalen Referenzunternehmen über ihre DMS-Lösungen aus und erhielt so einen ersten Überblick über die eingesetzten Dokumentenmanagementsysteme. „AMAGNO fiel uns direkt positiv ins Auge“, erinnert sich der IT-Projektleiter. „Uns begeisterte die gelungene Produktpräsentation und die Vielzahl an Möglichkeiten, die AMAGNO bietet. Deshalb war unsere Entscheidung schnell gefällt: AMAGNO wird ab 2018 unser neues DMS.“

UMSETZUNG

Im Januar 2018 begann Köhn & Plambeck mit der modularen und sukzessiven Abbildung ihrer Prozesse und Workflows in AMAGNO. Was mit der Rechnungseingangsprüfung seinen Anfang nahm, weitete sich auf die gesamte Buchhaltung, das Vertragsmanagement, die Kundenakten und das Rechnungsausgangsarchiv aus.

„Aktuell arbeiten wir an der hybriden Abbildung unserer Personalakten“, verrät Liesenfeld. Damit nicht jeder Mitarbeiter Ablagen eröffnen und bearbeiten kann, hat sich das Unternehmen für den Einsatz restriktiver Zugriffsrechte entschieden: „Die Wünsche der Kollegen werden gesammelt und anschließend von den Administrations-Benutzern umgesetzt.“

Zukünftig plant das Mineralölunternehmen, ihr Bewerbermanagement mit AMAGNO abzubilden. „Mithilfe einer Schnittstelle auf der Homepage können die Bewerberdaten dann mittels API direkt als Merkmale an AMAGNO übergeben werden“, erklärt der IT-Projektleiter. Die digitale Abbildung von Schadensformularen und -meldungen sowie ein Workflow für elektronische Krankmeldungen sind außerdem für die Zukunft im Gespräch.

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„Wir haben uns deshalb für die modulare und sukzessive Abbildung unserer Prozesse und Workflows in AMAGNO entschieden, um alle Beteiligten gleichermaßen zu integrieren und unseren täglichen Betrieb weiterhin aufrechthalten zu können“, erklärt Herr Liesenfeld. Die früher noch sehr papierbasierte und zeitintensive Rechnungseingangsprüfung wird nun mit wenigen Schritten auf digitalem Weg erledigt – vom Eingang, über die Prüfung, zur Freigabe und abschließenden Buchung.

Um allen Mitarbeitern den Einstieg in ihre neue Dokumentenmanagement Software zu erleichtern, hatten Florian Liesenfeld und sein Team eine clevere Idee: „Die Einführung des Rechnungseingangsprozess wurde in 3 Teile untergliedert: Zunächst war es nur eine Art Freigabemappe zwischen Buchhaltung und Geschäftsleitung. Dann kamen die sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe durch die Mitarbeiter hinzu. Abschließend wurde dann die Buchhaltung angeschlossen.“

Zukünftig ist für Köhn & Plambeck außerdem die Abbildung einer Anlagenbuchhaltung und Verfahrensdokumentation mit AMAGNO denkbar. „Das digitale Arbeiten ermöglicht dann auch Dritten, wie der Wirtschaftsprüfung, auf relevante Daten und Dokumente zugreifen zu können – schnell, unkompliziert und ohne viel Aufwand“, überlegt Köhn & Plambecks IT-Projektleiter.

AMAGNO PUNKTET

„An AMAGNO gefällt uns besonders, dass es keine Insellösung ist, für die immer neue Module erworben werden müssen. Durch die Flexibilität des Systems können wir nahezu alle Prozesse und Workflows unseres Unternehmens selbstständig abbilden“, so Köhn & Plambecks IT-Projektleiter. Die ansprechende Benutzeroberfläche und intuitive Bedienung erleichtern dem Mineralöllieferanten zudem die tägliche Arbeit.

Außerdem erfreut sich das Unternehmen über den direkten Draht zu AMAGNO: „Wir schätzen den lokalen und persönlichen Kontakt zu dem AMAGNO-Team. Bei Fragen oder Problemen rufen wir entweder an oder vereinbaren einen Termin. Den unpersönlichen Hotline-Kontakt gibt es bei AMAGNO nicht.“

Mit AMAGNO hat sich nicht nur die Auskunftsfreudigkeit von Köhn & Plambeck erhöht, sondern außerdem die Wiederauffindbarkeit ihrer Dokumente: „Seit wir mit AMAGNO arbeiten, weiß jeder, wo sich der Beleg bzw. die Rechnung gerade befindet, welche Prozesse bereits durchlaufen sind und welche noch ausstehen.“

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