Digitaler Rechnungseingang – Zukunft der Buchhaltung

„Zeit ist Geld“ – das wusste schon Benjamin Franklin im Jahr 1748. Und auch heute ist dieser Satz aktueller denn je: Je effizienter Prozesse ablaufen und je weniger Fehler passieren, desto produktiver und kostensparender arbeitet ein Unternehmen. Genau hier setzt die Digitalisierung an: Sie bietet die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu automatisieren, Daten zentral verfügbar zu machen und Entscheidungen auf einer soliden Informationsbasis zu treffen.

Dass die digitale Transformation jedoch oft an der Umsetzung scheitert, zeigt auch die KPMG-Studie “Digitalisierung im Rechnungswesen 2024/2025”: Nur etwa 47 % der befragten Unternehmen verfügen über eine fest etablierte Digitalstrategie, obwohl die Notwendigkeit erkannt wird.

Dabei gibt es längst Softwarelösungen, die Abläufe im Rechnungseingang deutlich beschleunigen, Fehlerquoten senken und für mehr Transparenz sorgen. Eine der wichtigsten Entwicklungen in diesem Bereich ist der digitale Rechnungseingang. Doch was verbirgt sich dahinter und welche konkreten Vorteile bringt es für Unternehmen?

Welche Probleme bringen altmodische Prozesse mit sich?

Wer weiterhin auf Papierrechnungen oder rein manuelle Prozesse setzt, nimmt spürbare Nachteile in Kauf. Der Zugriff ist unflexibel – unterwegs oder im Homeoffice lassen sich Belege nur schwer einsehen. Verzögerungen entstehen, weil Dokumente physisch von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern müssen.

Auch das Fehlerrisiko steigt: Beträge werden per Hand übertragen, Unterlagen können verloren gehen oder doppelt erfasst werden. Zudem wächst die Gefahr, Skontofristen zu verpassen oder Mahngebühren zu riskieren.

Hinzu kommt die gesetzliche Archivierungspflicht: Rechnungen müssen jahrelang im Originalformat lesbar und unverändert aufbewahrt werden. Bei Papier braucht das enorme Lagerfläche, bei digitalen Belegen eine zertifizierte Archivierungslösung. Ohne klare Prozesse und digitale Unterstützung kostet das unnötig Zeit, bindet Ressourcen und erschwert die Arbeit der Buchhaltung.

Was sind die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs?

Ein digitaler Rechnungseingang ist weit mehr als der Verzicht auf Papier und Porto, er beschleunigt Abläufe, senkt Fehlerquoten und schafft messbaren Mehrwert:

• Bearbeitungszeiten werden drastisch verkürzt: Laut einer Studie von Ardent Partners dauert die manuelle Verarbeitung einer Rechnung rund 10 Tage bei Kosten von über 9 $. Durch Automatisierung sinkt die Bearbeitungszeit um etwa 73 % und die Kosten um 80 %.
• Hohe Automatisierung und Effizienz: Systeme mit intelligenter Texterkennung (IDR/RPA) extrahieren Rechnungsdaten automatisch ohne manuelles Erstellen von Templates und sparen damit Zeit und potenzielle Fehlerquellen.
• Alle Rechnungen zentral verfügbar: Ein digitales Zentralarchiv sorgt dafür, dass alle Belege sofort auffindbar sind, egal ob im Büro oder mobil. Das beschleunigt Rückfragen, Freigaben und Analysen.
• Prozesssicherheit durch automatische Freigaben: Regelbasierte Workflows leiten Rechnungen sofort weiter an die richtige Person zur richtigen Zeit, wodurch Durchlaufzeiten deutlich sinken.
• Fristen, Mahnungen & Skonti im Griff: Digitale Systeme überwachen Zahlungsziele automatisch, erinnern an offene Posten und helfen so, Mahngebühren zu vermeiden und Skonti zu sichern.
• Entlastung in Zeiten des Fachkräftemangels: Die Automatisierung reduziert die Abhängigkeit von Personal. Prozesse bleiben durch Updates stets gesetzeskonform, auch bei Gesetzesänderungen.

Damit wird der digitale Rechnungseingang zu einem echten Wettbewerbsvorteil, vor allem in Zeiten steigender Anforderungen.

Wie funktioniert der digitale Eingangsrechnungs­prozess?

Beim digitalen Rechnungseingang werden Rechnungen nicht mehr manuell verarbeitet, sondern direkt digital empfangen, zum Beispiel per E-Mail im PDF-Format. Um möglichst viele Belege digital zu bearbeiten, können auch analoge Rechnungen eingescannt und digitalisiert werden. Das lohnt sich vor allem, wenn der gesamte Rechnungseingangsprozess digital abläuft.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann dabei helfen. Es erfasst eingehende Rechnungen automatisch, speichert sie revisionssicher ab und integriert sie direkt in den Freigabe-Workflow. So lassen sich Prüfschritte, Genehmigungen und Archivierung nahtlos miteinander verbinden, während Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Prozessgeschwindigkeit deutlich steigen.

Wie ist der Ablauf in der Regel?

1. Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen über elektronische Kommunikationswege in digitaler Form. Meistens als PDF-Dokument, das an einer E-Mail hängt.
2. Die elektronische Eingangsrechnung wird in das Dokumentenmanagementsystem integriert und dem Dokument wird ein Schlagwort zugeordnet.
3. Die Rechnung wird auf elektronischem Wege in digitaler Form an die Stellen versandt, die eine Freigabe erteilen müssen. Bei mehreren Stellen kann dies parallel erfolgen.
4. Die Freigabedaten werden elektronisch mit dem Dokument verknüpft und elektronisch an die Kreditorenbuchhaltung übermittelt. Eine Prüfung durch die Buchhaltung findet nicht statt, da die Daten bereits bei der Erfassung anhand hinterlegter Regeln geprüft wurden.
5. Die Rechnungsinformationen werden mit der Rechnung verbunden. Das kann aufgrund von Schlagworten mit starker IT-Unterstützung geschehen. Software, mit deren Hilfe Inhalte von PDF-Dokumenten automatisch erkannt werden (z. B. Absender, Artikel, Mengen, Preise) werden immer leistungsfähiger und preiswerter.
6. Die Rechnung wird verbucht. Auch hier können die digital vorliegenden Informationen zu einem Buchungsjournal verarbeitet und dem Kreditorenbuchhalter vorgeschlagen werden.

In diesem digitalen Prozess entfallen vor allem die analogen Transportwege zwischen der Buchhaltung und den freigebenden Stellen. Ein zusätzlicher Nutzen ergibt sich, wenn die Schlagworte aus dem DMS zur Unterstützung der Buchungsarbeit genutzt werden können.

Fallstudie von einem unserer Kunden, der bereits auf den digitalen Rechnungseingang setzt! 

Die Schlotter GmbH & Co. KG ist seit über 150 Jahren Ansprechpartner für Land- und Gartentechnik. Neben dem Verkauf von Landmaschinen und Geräten steht bei dem 32-köpfigen Unternehmen außerdem ein umfassender Service der Maschinen im Fokus ihrer Arbeit.

Anforderungen

Da das Unternehmen vermehrt Rechnungen in digitaler Form erhielt, bestand das Hauptziel der Firma Schlotter in der Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen, ohne für die weiteren Prozesse unzählige Duplikate zu erzeugen und sie nochmals ausdrucken zu müssen. Dieser Workflow sollte mittels digitaler Stempel, Notizmöglichkeiten und Verschlagwortung von Begriffen optimiert werden.

Auch der Informationsaustausch zwischen Abteilungen in unterschiedlichen Gebäudekomplexen bedeutete durch die Einhaltung der „typischen“ Hierarchieebenen eine deutliche Verzögerung dieses Workflows. Darauffolgende Prozesse führten eine weitere Verzögerung mit sich, was durch die fehlende Transparenz das Versäumen von Fristen mit sich brachte.

Umsetzung

2016 startete die Schlotter GmbH & Co. KG zunächst in der Buchhaltung mit fünf Nutzerlizenzen und wurde anschließend nach erfolgreicher Testphase auf alle Abteilungen des Unternehmens ausgeweitet. Mit zunehmender Akzeptanz der Mitarbeitenden freuen sich nun alle Beteiligten über die Arbeitserleichterung, den Mehrnutzen und die gewünschte Prioritätenverlagerung durch Amagno.

Bei ihrem aufwendigen Rechnungs-Workflow arbeitet Schlotter Land- und Gartentechnik mit unterschiedlichen Stempeln und Magneten, um so die Transparenz zu ermöglichen und die internen Geschäftsprozesse zu beschleunigen.

Amagno punktet

Mit vielen namhaften Dokumentenmanagement-Lösungen hat sich das Unternehmen vor der Einführung vertraut gemacht. Besonders in Hinblick auf die Stempel und Magnete konnte Amagno schlussendlich bei der Schlotter GmbH & Co.KG punkten. Mittlerweile passt sich nicht nur das DMS an die Prozesse an, sondern auch die Prozesse an das digitale Management der Firma. Nicht zuletzt durch die Umsetzung der gewünschten Features hat das Unternehmen deutlich gewonnen.

=> Mehr über die Schlotter GmbH & Co. KG Fallstudie erfahren. 

Fazit

Der digitale Rechnungseingang beschleunigt Abläufe, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz in der Buchhaltung. Mit dem Einsatz von KI werden diese Prozesse künftig noch smarter, etwa durch automatische Prüfungen, Betrugserkennung und intelligente Auswertungen. Unternehmen, die jetzt auf digitale Lösungen setzen, schaffen damit die Basis für eine noch effizientere und zukunftssichere Rechnungsverarbeitung.