10 Vorteile der elektronischen Ablage von Dokumenten

Kaum zu glauben, aber sogar im Jahr 2017 gibt es noch immer Unternehmen, die auf eine klassische Papierablage setzen. Klassisch muss nicht automatisch schlecht sein und Unternehmen müssen nicht jedem neuen Trend direkt hinterherlaufen. Dennoch diskutieren wir oft über den Sinn und Zweck der Digitalisierung von Unternehmen. Und eben auch über die Vorteile der elektronischen Ablage von Dokumenten.

In Wahrheit ist das aber wie mit dem Internet. Und dem Mobiltelefon. Die Digitalisierung geht nicht wieder weg, sondern hat sich durchgesetzt! Daran mögen viele Unternehmen mit vollen Auftragsbücher nicht glauben, aber es ist dringend geboten sich mit dem Thema der elektronischen Ablage auseinanderzusetzen. Nicht zuletzt aufgrund des Endes der Übergangsfrist in Sachen GoBD. Wir schrieben darüber.

10 Vorteile der elektronischen Ablage von Dokumenten

Die Vorteile einer elektronischen Ablage liegen eigentlich klar auf der Hand. Und man muss vor diesem Teil der Digitalisierung auch keine Bedenken haben. In unserem Kundenstamm hat die älteste Anwenderin die 80 Jahre schon längst überschritten. In Wahrheit ändert sich auch nicht viel. Sie können weiter Stempel, Post-It und Schwärzungen auf Ihre Dokumenten aufbringen.

1. Alle Dokumente sind jederzeit auffindbar.

Vergessen Sie Ihr dreidimensionales Koordinatensystem für die Papierablage auf Ihrem Schreibtisch. Mit einer elektronischen Ablage sind Dokumente jederzeit wieder auffindbar. Dank Volltexterkennung ist es dabei unerheblich, wo das Dokument abgelegt oder wie es benannt ist. Entscheidend ist, was in dem Dokument steht. So können Sie das richtige Dokument in Millionen von Dokumenten innerhalb von wenigen Sekunden finden.

2. Die elektronische Ablage erledigt sich fast wie von selbst.

Mit einer elektronischen Ablage von Dokumenten erledigt sich die Ablage fast wie von selbst. Neue Dokumente können einfach per Drag & Drop, via Dokumentenscanner, E-Mail oder Schnittstelle importiert werden. Direkt nach dem Import analysiert das Dokumentenmanagement per Volltexterkennung den Inhalt und ordnet das Dokument den Regeln entsprechend in der Ablage ein. Die Regeln, wie und wo ein entsprechendes Dokument abzulegen ist, können Sie frei bestimmen. Ein Angebot für das Projekt XY kann so unter dem Kunden, dem Projekt selbst und dem Einkauf verfügbar sein. Dabei wird das Dokument jedoch nicht dreimal, sondern nur einmal im Original abgelegt. Das vermeidet Redundanzen.

3. Die elektronische Archivierung von Dokumenten erfolgt automatisch.

Sie können sich den Weg in das alte Papierarchiv im Keller zukünftig sparen. Neue Dokumente können, je nach rechtlicher Anforderung, automatisch für den jeweils erforderlichen Zeitraum archiviert werden. Das ist ab 2017 besonders wichtig geworden, denn zum 31.12.2016 lief die GoBD-Übergangfrist aus. Damit sind nun alle Unternehmen verpflichtet, elektronische und steuerrechtlich relevante Dokumente auch elektronisch zu archivieren. Zum Beispiel dürfen nun Rechnungen, die per E-Mail ins Unternehmen gelangen, nicht mehr ausgedruckt und in Papierform archiviert werden.

4. Die alten Aktenschränke können aus dem Büro verschwinden.

Stoßen Sie beim Zurückrollen mit dem Bürostuhl auch immer noch gegen alte, hässliche Aktenschränke? Oder bekommen regelmäßig einen Niesanfall, wenn Sie für die Suche nach alten Vorgängen Ihre Nase in verstaubte Akten stecken müssen? Dagegen kann man etwas tun! Digitalisieren Sie Ihren kompletten alten Aktenbestand. Das können Sie selbst mit einem Dokumentenscanner machen oder Sie beauftragen einen Scandienstleister. Das Archiv ist anschließend komplett durchsuchbar. In Sekunden finden Sie alte Vorgänge. Und vor allem verschwinden die alten Aktenschränke aus den Büros. Stellen Sie sich einmal vor, was Sie mit dem neu gewonnenen Platz anstellen können!

5. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall ist die Vertretung immer geregelt.

Durch eine elektronische Ablage gehören zeitraubende Umlaufmappen, z.B. mit Bestellungen für Büromaterial, der Vergangenheit an. Die nötigen Freigaben liegen mit den entsprechenden Dokumenten immer bei dem Kollegen, der diese Freigabe erteilen muss. Wenn dieser mal im Urlaub oder erkrankt ist, greift die Vertreterregelung und die Durchlaufzeit von Prozessen kann trotz Abwesenheit niedrig gehalten werden.

6. Es ist jederzeit nachvollziehbar von wem und wie ein Dokument verändert wurde.

Die nervige Suche nach der gerade aktuellsten Version eines Dokuments gehört mit einem Dokumentenmanagement der Vergangenheit an. Von einem Dokument ist immer die aktuellste Version verfügbar. Vorherige Versionen können direkt miteinander verglichen oder auch wiederhergestellt werden. Durch die Versionierung ist jederzeit nachvollziehbar wer, wann und was an einem Dokument geändert hat. Und natürlich auch, wer gerade ein Dokument bearbeitet. Das ermöglicht eine viel effektivere Zusammenarbeit und verhindert ungewollte, falsche Arbeitsgrundlagen.

7. Auch auf elektronischen Dokumenten können Anmerkungen aufgebracht werden.

Sie lieben es, Dokumente mit Anmerkungen, Post-It oder Textmarkierungen zu versehen? Darauf müssen Sie auch bei einer elektronischen Dokumentenablage nicht verzichten. Auch Textschwärzungen und Textdurchstreichungen sind kein Problem. So können Sie wie gewohnt wichtige Anmerkungen auf jedem beliebigen Dokument aufbringen. Sollten Sie es mit Ihrer Kreativität doch einmal übertreiben, können Anmerkungen jederzeit wieder ausgeblendet werden. Auch lässt sich bei jeder Weitergabe von Dokumenten entscheiden, ob die Anmerkungen auf dem Dokument verbleiben oder entfernt werden sollen.

8. Dank elektronischer Dokumentenablage haben Sie wieder den richtigen Fokus.

Viele kleine alltägliche, aber durch eine digitale Ablage nun überflüssige Aufgaben verschwinden. Das bedeutet für jeden einzelnen Mitarbeiter einen enormen Zeitgewinn. Diese wertvolle Arbeitszeit können Sie in wichtigere Aufgaben investieren und sich somit wieder auf Ihre Kerntätigkeiten fokussieren.

9. Der Steuerberater muss nie mehr auf seine Daten warten.

Durch automatisierte Summenauszüge und jederzeit exportierbare Daten können Sie innerhalb kürzester Zeit vom Steuerberater benötigte Daten extrahieren und an ihn weitergeben. Oder Sie stellen dem Steuerberater einen Zugang zur Verfügung, so dass dieser jederzeit selbst aktiv auf die benötigten Daten zugreifen kann.

10. Dokumente sind an jedem Standort und auch mobil erreichbar.

Statt für jeden Standort ein eigenes Netzlaufwerk und Infrastruktur zu betreiben, kann die elektronische Dokumentenablage einfach zentral in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland erfolgen. Damit werden nicht nur die generelle Datensicherheit erhöht und gleichzeitig die Kosten für die IT-Infrastruktur gesenkt, sondern alle Dokumente sind auch immer, den jeweiligen Rechten entsprechend, an jedem Standort und von unterwegs verfügbar. Es spielt also keine Rolle mehr, ob ein Mitarbeiter im Büro am Schreibtisch, unterwegs beim Kunden oder auch aus dem Homeoffice auf seine Dokumente zugreifen muss. Selbst die Freigabe mittels eines digitalen Stempels über ein Smartphone ist innerhalb von Sekunden erledigt.