Elektronisches Archiv wird zur Pflicht. Hohe Strafen drohen!

Ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. Die Übergangsfrist endet zum 31. Dezember 2016.

Nahezu jedes Unternehmen wickelt Geschäftsprozesse in digitaler Form ab. Das beginnt schon bei dem Erhalt einer Rechnung per E-Mail. Gerne wird hier die empfangene Rechnung ausgedruckt und in Papierform archiviert. Das ist ab dem 1. Januar 2017 nicht mehr zulässig.

Archivieren in Papierform oder in Dateiablage nicht mehr zulässig!

Alle elektronischen Geschäftsdokumente müssen zukünftig auch im elektronischen Original archiviert werden. Es reicht jedoch nicht aus, steuerrechtliche Dokumente in eine Dateiablage oder ein Netzlaufwerk zu kopieren, da so eine Manipulation nicht ausgeschlossen werden kann. Die Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen, jederzeit verfügbar sowie manuell und maschinell lesbar sein. Und das während der gesamten Aufbewahrungsdauer.

Elektronisches Archiv für Papierdokumente erlaubt.

Um es den Unternehmen einfacher zu machen, ist es jedoch erlaubt, eingehende analoge Geschäftsdokumente zu digitalisieren und anschließend zu archivieren. Dies bedeutet, eine eingehende Papierrechnung darf eingescannt und dann in elektronischer Form archiviert werden. Dies macht insofern Sinn, da so ein analoger Prozess für die Papierrechnung abgeschafft und die Papierrechnung dem digitalen Rechnungworkflow zugeführt werden kann.

Wer bereits eine entsprechende Lösung, wie z.B. eine Archivierungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem mit integrierter Archivierung einsetzt muss dann lediglich überprüfen, ob eine Revisionssicherheit nach aktueller GoBD gegeben ist. Hier kann Ihr Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder eine Unternehmensberatung weiterhelfen.

Wer sich bisher auf Ausdrucken und Abheften verlassen hat, hat jedoch akuten Handlungsbedarf und sollte dringend handeln! Im Falle einer Überprüfung durch das Finanzamt und der Nichteinhaltung von umsatzsteuerlichen Archivierungspflichten können Bußgelder von bis zu 5000 Euro drohen.

AMAGNO Dokumentenmanagement als Grundlage für rechtskonformes elektronisches Archiv.

Die Verantwortung bei der Einhaltung der GoBD liegt immer beim jeweiligen Unternehmen. Allein durch den Einsatz einer Software, wie zum Beispiel eines Dokumentenmanagements, ist ein Unternehmen nicht automatisch revisionssicher. Es geht viel mehr darum, jedes Unternehmen und deren Geschäftsprozesse individuell zu betrachten. Das AMAGNO Dokumentenmanagement unterstützt Unternehmen als Dokumentenmanagementsystem und bietet quasi das Werkzeug zum Erlangen der Revisionssicherheit. Branchenunabhängig und ohne Modulchaos bietet AMAGNO softwareseitig eine sehr gute Grundlage für eine rechtskonforme und sichere Ablage mit automatischer, elektronischer Archivierung.

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