Die Digitalisierung hat längst ihren Siegeszug in nahezu alle Bereiche des Geschäftslebens angetreten und verändert unaufhaltsam die Art und Weise, wie wir arbeiten und kommunizieren. Der Rechnungseingang bildet hierbei keine Ausnahme. Doch wie können Firmen sicherstellen, dass sie bei der papierlosen Bearbeitung ihrer Rechnungen auch alle rechtlichen Vorgaben erfüllen? Immerhin birgt die schnelle und effiziente Übermittlung der digitalen Dokumente auch gewisse Risiken. In diesem Artikel werfen wir einen Blick hinter die Kulissen des digitalen Rechnungseingangs und zeigen Ihnen, welche gesetzlichen Anforderungen Sie unbedingt beachten sollten, um auf der sicheren Seite zu sein.
Was gilt es bei der rechtssicheren Umsetzung des digitalen Rechnungseingangs zu beachten?
Seit 2011 sind elektronische Rechnungen in Deutschland rechtlich anerkannt und erfreuen sich einer zunehmenden Verbreitung. Doch Vorsicht: Nicht jede elektronische Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. So muss die digitale Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie beispielsweise die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, den Rechnungsempfänger und -aussteller sowie eine genaue Leistungsbeschreibung. Auch die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein. Doch keine Sorge: Es gibt Softwarelösungen und Dienstleister, die Unternehmen bei der Umsetzung ihres digitalen Rechnungseingangs unterstützen und sicherstellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen. Trotzdem sollten Unternehmen auch bei digitalen Rechnungen stets auf formelle Anforderungen und Zahlungspflicht achten, um auf der sicheren Seite zu sein. Mit der richtigen Unterstützung können Unternehmen den digitalen Rechnungseingang jedoch effizient und rechtssicher gestalteten.
Die Vorteile der elektronischen Signatur: Schneller, sicherer, smarter
Unternehmen können elektronische Signaturen einsetzen, um die Echtheit und Unversehrtheit ihrer elektronischen Rechnungen zu gewährleisten und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Sie bestätigen, dass die Rechnung vom Aussteller stammt und dass sie seit ihrer Erstellung unverändert geblieben ist. Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, die sich in ihrer rechtlichen Verbindlichkeit unterscheiden. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist dabei die höchste Form der elektronischen Signatur, die die höchste Sicherheit und Verbindlichkeit bietet. Sie entspricht in ihrer Rechtsverbindlichkeit der handschriftlichen Unterschrift und kommt daher beispielsweise bei Vertragsabschlüssen oder Steuererklärungen zum Einsatz.
Dabei ist die elektronische Signatur ein wahres Wunderwerk. Denn sie bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der herkömmlichen Papierrechnung. Zum einen ermöglicht sie ex officio, den Prozess des Rechnungsversands zu beschleunigen und zu vereinfachen. Anstatt die Rechnung auszudrucken, zu unterschreiben, zu kuvertieren und per Post zu versenden, erfolgt die Rechnungssignatur mit nur wenigen Klicks digital und wird anschließend automatisch versandt. Dadurch entfallen lästige Wartezeiten und umständliche manuelle Prozesse, was Zeit und Kosten spart. Auch die Archivierung und Nachverfolgung von Rechnungen lässt sich mithilfe einer elektronischen Signatur erleichtern, da alle relevanten Daten elektronisch erfasst und somit jederzeit abrufbar sind.
Zudem spart eine elektronische Signatur Papier und Platz, da sie keine physische Unterschrift erfordert. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht nur umweltfreundlicher agieren können, sondern auch Kosten für Papier, Drucker und Lagerung einsparen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherheit: Elektronische Signaturen gewährleisten die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung. Dadurch können elektronische Signaturen dazu beitragen, die Sicherheit von elektronischen Transaktionen zu erhöhen und Betrug zu verhindern.
Archivierung von elektronischen Rechnungen: Effizienzsteigerung incoming
Unternehmen müssen ihre elektronischen Rechnungen genauso wie Papierrechnungen archivieren. Dabei gilt es, die Rechnungen als digitale Datei in ihrem Originalformat aufzubewahren. Außerdem müssen sie sicherstellen, dass die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit der Rechnungen über den gesamten Archivierungszeitraum gewährleistet ist. Eine zertifizierte Archivierungslösung kann bspw. Unternehmen bei der Aufbewahrung ihrer Dokumente unterstützen.
Die Archivierung elektronischer Rechnungen ist ein wichtiger Aspekt bei der Umstellung auf eine digitale Rechnungsstellung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie gesetzliche Anforderungen erfüllen und im Falle einer Prüfung jederzeit Zugriff auf alle relevanten Dokumente haben. Dabei sollte unter anderem berücksichtigt werden, dass die Aufbewahrungsfrist für elektronische Rechnungen in der Regel zehn Jahre beträgt. Je nach Land und Branche kann die Frist jedoch variieren.
Doch die Archivierung von elektronischen Rechnungen bietet allerdings auch einige Vorteile im Vergleich zur Archivierung von Papierrechnungen. So lassen sich elektronische Rechnungen einfacher und effizienter archivieren, da sie keinen physischen Platz benötigen und einfach gespeichert werden können. Zudem können Unternehmen die Archivierung von elektronischen Rechnungen automatisieren, was Zeit und Kosten sparen kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich elektronische Rechnungen schnell und einfach wiederfinden lassen, da sie in digitaler Form vorliegen und über entsprechende Suchfunktionen leicht auffindbar sind.
Die Bedeutung von Datensicherheit
Beim digitalen Rechnungseingang werden personenbezogene Daten verarbeitet. Daher müssen die rechtlichen Bestimmungen des Datenschutzes eingehalten werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten nur für den vorgesehenen Zweck genutzt werden und dass sie gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Zudem müssen Betroffene über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden.
Weiterhin ist es wichtig, dass Unternehmen sicherstellen, dass sie die personenbezogenen Daten in elektronischen Rechnungen nur so lange aufbewahren, wie es für den vorgesehenen Zweck notwendig ist. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist müssen sie die Daten sicher löschen oder vernichten.
Es empfiehlt sich auch, eine klare Datenschutzrichtlinie zu implementieren, die die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen regelt. Diese Richtlinie sollte auch die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter des Unternehmens in Bezug auf den Datenschutz und die Sicherheit personenbezogener Daten klar definieren.
Alles in allem müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie beim Versand und Empfang elektronischer Rechnungen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten. Dazu gehört insbesondere die korrekte Verarbeitung, Speicherung und Löschung personenbezogener Daten sowie die Information der Betroffenen über die Verarbeitung ihrer Daten.
Fazit
Die Umsetzung des digitalen Rechnungseingangs bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, birgt jedoch auch für viele Unternehmen rechtliche Herausforderungen. Doch mit den richtigen Maßnahmen können Sie sicherstellen, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen, Kosten sparen, Ihre Arbeitsprozesse optimieren und Wettbewerbsfähigkeit stärken. Um die rechtlichen Herausforderungen zu bewältigen und von den Vorteilen des digitalen Rechnungseingangs zu profitieren, sollten Unternehmen in eine entsprechende Technologie investieren und sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Rechnungen geschult sind. Auch die Zusammenarbeit mit erfahrenen Dienstleistern oder Beratern kann helfen, die Umstellung auf den digitalen Rechnungseingang erfolgreich zu gestalten.
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