Dublettenprüfung in der Buchhaltung – Doppelte Rechnungen vermeiden!

Wussten Sie, dass mittelständische Unternehmen im Jahr tausende Euro an doppelt bezahlte Rechnungen verlieren? Diese Einschätzung scheint im ersten Moment vielleicht recht harmlos, doch stellen Sie sich vor, Sie verlieren rund 300.000 € pro Jahr, weil Rechnungen doppelt im System vorliegen und bezahlt werden – so weit reichen nämlich die höchsten Schätzungen.

Solche Datensätze werden als Dubletten bezeichnet und sind redundant, d. h. mehrfach vorhanden und werden dadurch im schlimmsten Fall mehrfach bezahlt. Wird eine Eingangsrechnung zweimal eingescannt oder wird die Rechnung vom Absender per E-Mail und nochmal als Papier gesendet, liegt eine Dublette vor, wenn diese unter anderen Namen abgespeichert werden. 

Auch bei dem Fehlen einer zentralen E-Mail-Adresse zur Buchhaltung können doppelte Datensätze entstehen, da Rechnungen wild im E-Mail-Verkehr herumfliegen und Ihre Mitarbeiter mit den Rechnungen machen, was sie wollen. Wir erklären Ihnen hier genauer, was Dubletten sind, wie sie entstehen, durch eine Dublettenprüfung vermieden werden können und wie Ihnen unser Dokumentenmanagement System, die Amagno Business Cloud, helfen kann, solche Kosten in Zukunft zu vermeiden.

Was ist eine Dublette?

Eine Dublette ist ein Datensatz, welcher mehrfach, in abweichender Schreibung, in einer Datenbank enthalten ist und somit als redundant gilt. Aufgrund der abweichenden Schreibweisen kann eine Prüfung auf gleiche Inhalte keine Redundanz feststellen.

Im Regelfall entstehen Dubletten, wenn mehrere Mitarbeiter den gleichen Prozessen zugeordnet werden und die gleichen Datensätze in abweichender Schreibung in die für die Prozesse wichtigen Datenbanken eintragen.

Wie kommt es zu Dubletten?

Dubletten kommen ziemlich häufig in Unternehmen vor und sind in der Regel auf fehlende Strukturen zurückzuführen. Damit man Dubletten in Zukunft besser vermeiden kann, ist es wichtig zu wissen, wie diese entstehen. Hierfür gibt es mehrere Gründe:

1. Keine Dokumentation von Eingangsrechnung
   Am häufigsten entstehen Dubletten, wenn Eingangsrechnungen nicht erfasst werden und Ihr Status demnach nicht ermittelt werden kann. Der einfachste Weg, um Dubletten zumindest zu minimieren, ist also die Einführung einer Dokumentation von Eingangsrechnungen.
2. Fehlender zentraler Rechnungseingang
   Es sollte im Unternehmen immer eine zentrale Stelle geben, wo alle Rechnungen eingehen. Hierdurch schaffen Sie eine übersichtliche Struktur für Ihre Rechnungen und vermeiden, dass diese kreuz und quer bei verschiedenen Mitarbeitern landen, diese im Mailaustausch aufgrund unklarer Zuständigkeiten untergehen und der Bearbeitungsstatus komplett aus dem Auge verloren wird.
3. Fehlende Verantwortlichkeiten
   Auch wenn Sie eine zentrale Stelle haben, der die Rechnungen eingehen sollen, kann es bei fehlenden Verantwortlichkeiten zur Verwirrung und Dubletten führen. Mitarbeiter in der Buchhaltung bearbeiten unwissend die gleichen Rechnungen, da sie nicht wissen, welcher Mitarbeiter für welche Kunden verantwortlich ist. Andere Rechnungen bleiben in der Zeit unbearbeitet und ein Fehler schleicht sich ein, der behoben werden muss – Zeit wurde vergeudet und Geld aus dem Fenster geschmissen.

Wie kann man Dubletten vorbeugen?

Einführung eines Rechnungseingangsbuchs

Viele Unternehmen entscheiden sich häufig dafür, ein Rechnungseingangsbuch einzuführen, in dem eingehende Rechnungen nach Empfänger, Datum, Fälligkeit, Summe usw. in eine Excel-Liste eingetragen werden, um Dubletten zu vermeiden. Eine solche Liste ist selbstverständlich besser als gar nichts, bietet jedoch letztendlich keine vollumfängliche Lösung. Probleme, die bei diesem Lösungsansatz auftreten können, sind:

Die Liste muss von Ihren Mitarbeitern dauerhaft aktualisiert und ergänzt werden, wodurch ein hoher Aufwand anfällt.

Es können sich auch hier immer menschliche Fehler einbauen. Beispielsweise können Dubletten weiterhin auftreten, wenn mehrere Mitarbeiter die gleiche Rechnung doppelt hinterlegen und dies nicht erkannt wird. Darüber hinaus können Informationen auch falsch hinterlegt sein, wodurch Zahlungsfreigaben und Rechnungsbegleichungen zu fehlerhaften Überweisungen führen.

Einführung einer zentralen Rechnungsablage
Eine weitere Lösung bietet die Einführung einer zentralen Rechnungsablage, bei der Rechnungen digital erfasst werden und in einem Cloud-System wie Google Drive oder Dropbox abgelegt werden. Dokumente werden somit nicht nur schriftlich wie bei Excel hinterlegt, sondern gleich unter reglementierten Namen abgespeichert. Wollen Sie somit eine Rechnung abspeichern, es wird Ihnen aber gesagt, dass dieser Name bereits im System existiert, wissen Sie, dass diese schon von jemand anderem hochgeladen wurde. Probleme, die hierbei auftreten, sind:

Legen Ihre Mitarbeiter eine Rechnung im falschen Ordner ab, kann die Dublette nicht erkannt werden.

Systeme zur digitalen Rechnungsablage wie Google Drive und Dropbox sind nicht konform nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Was ist eine Dublettenprüfung und warum ist sie wichtig?

Dublettenprüfungen dienen dazu, doppelte Einträge innerhalb Ihrer Datenbanken herauszufiltern und dafür zu sorgen, dass im Idealfall keine Dubletten mehr in Ihren Systemen auffindbar sind.

Dubletten sind vor allem problematisch, da sie zu Fehlern in der Buchhaltung führen können und die Effizienz Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigt. Letztendlich müssen Sie also zur Behebung dieser Fehler eine Dublettenprüfung durchführen, welche entweder manuell durch Ihre Mitarbeiter oder automatisiert anhand eines DMS erfolgen kann.

Der durch die Dubletten verursachte Chaos ist manuell oftmals nur langsam und mühselig zu beheben. Hierdurch werden Ihre Mitarbeiter durch zeitaufwendige Arbeit im Normalfall für andere wichtige Aufgaben blockiert und die Effizienz Ihrer Prozesse gerät ins Stocken. Darüber hinaus können Sie sich nicht mal sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter diese Dublettenprüfung fehlerfrei durchführen – eine solche Kontrollaufgabe ist monoton, fordert die begrenzte Aufmerksamkeitsspanne des Menschen heraus und ist somit anfällig für Flüchtigkeitsfehler. 

Schonen Sie Ihre Mitarbeiter lieber vor der nervenzerreißenden Aufgabe in Excel nach Dubletten zu suchen und investieren Sie in ein DMS, welches die Aufgabe für Sie erledigt.

Wie hilft Ihnen ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie z.B unsere Amagno Business Cloud spielt bei der Dublettenprüfung im Rechnungswesen eine entscheidende Rolle und hilft effektiv, doppelte Rechnungen zu vermeiden. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dateiverwaltungssystemen, die sich hauptsächlich auf Dateinamen verlassen, nutzt ein DMS intelligente Algorithmen zur inhaltlichen Analyse der Dokumente. Das System erkennt und extrahiert relevante Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Fälligkeitsdatum aus den eingehenden Dokumenten.

Sobald diese Daten erfasst sind, vergleicht das DMS sie mit den bereits in der Datenbank gespeicherten Informationen. Stimmen relevante Rechnungsdaten wie die Rechnungsnummer überein, identifiziert das System die Rechnung als potenzielle Dublette. Durch diese automatisierte Prüfung wird das Risiko, dass doppelte Rechnungen übersehen und versehentlich bearbeitet werden, erheblich reduziert. 

Welche weiteren Vorteile hat der Einsatz eines DMS bei der Rechnungsprüfung?

Die Vorteile auf einen Blick:

• Reduzierung von Kosten
  Da Sie es durch eine Dublettenprüfung vermeiden, dass Rechnungen doppelt im System vorliegen, vermeiden Sie es auch diese versehentlich doppelt zu bezahlen. Ebenfalls profitiert Ihre Buchhaltung durch die Einhaltung von Skonti, da die Rechnungsprüfzeiten aufgrund der automatisierte Dublettenprüfung von Dokumenten verkürzt werden.

• Zeitersparnisse
  Durch die Einführung eines DMS muss eine Dublettenprüfung nicht mehr manuell von Ihren Mitarbeitern durchgeführt werden. Demnach entfällt die lästige Suche nach Dubletten, sowie Probleme, die durch doppelt vorhandene Dokumente hervorgerufen werden. Kommt also eine automatisierte Dublettenprüfung ins Spiel, können sich Ihre Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben widmen.

• Rechtskonforme Archivierung
  Mit Dokumentenmanagement Systemen wie der Amagno Business Cloud ermöglichen Sie eine rechtskonforme Archivierung nach den (GoBD). Sie vermeiden es ebenfalls eine Rechnungsnummer und Kreditoren ID doppelt in Ihren Systemen abzuspeichern.

• Bessere Datenqualität
  Wie bereits erwähnt, sorgt ein DMS dafür, dass Dokumente als Dubletten, d. h. mehrfach vorhanden, aufzufinden sind. Tatsächlich findet die Dublettenprüfung bereits vor der Ablage in Ihr DMS statt, da alle Dokumente, die sie abspeichern, identifiziert und bei Bedarf zusammengeführt werden, um umständliches Löschen nach falscher Abspeicherung zu vermeiden.

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  Es gibt nur wenige Mitarbeiter, die es mögen, dauerhaft an monotonen Aufgaben wie der Dublettenprüfung zu sitzen. Entfällt diese Aufgabe, können sich Ihre Mitarbeit spannendere Prozesse und Projekte widmen, bei denen Ihnen nicht dauerhaft die Nerven geraubt werden und langweilig ist.
• Zudem verhindern Sie auch, dass Ihre Mitarbeiter sich im Team zerstreiten, da Sie sich einander beschuldigen, mit der doppelten Eingabe den Fehler gemacht zu haben. Ein zufriedenes Team ist ein produktives Team.

• Keine Probleme mit Zahlungsempfängern
  Nachdem eine Rechnung versehentlich aufgrund einer unentdeckten Dublette zweimal bezahlt wurde, muss ein unangenehmer und aufwendiger Prozess eingeleitet werden, um dieses Geld vom Zahlungsempfänger zurückzufordern. Hierfür muss ebenfalls ein Mitarbeiter zugewiesen werden, was wiederum Zeit und Geld kostet.
  
  Darüber hinaus kann dies auch Beziehungen mit dem Zahlungsempfänger schädigen, was im schlimmsten Fall zum Ende einer Geschäftspartnerschaft führen könnte. Werden Dubletten durch automatisierte Prüfung vermieden, müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen.

Fazit – Dublettenprüfung easy gemacht mit der Amagno Business Cloud

Im Endeffekt ist der beste Weg, um unnötige Kosten und unangenehme Situation zu vermeiden, die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems zur Automatisierung Ihrer Dublettenprüfung. 

Unser System, die Amagno Business Cloud, bietet eine vollumfängliche Lösung für Ihre Mitarbeiter, die Ihre Dokumentenablage vereinfacht und anhand der abgespeicherten Dokumente erkennt, ob Dubletten vorliegen, ohne irgendwelche zeitintensive manuelle Prüfungen durchzuführen. Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, um mehr über unsere Amagno Business Cloud zu erfahren – wir stehen Ihnen gerne zur Seite, um Ineffizienz in Ihren Prozessen durch unsere Expertise in DMS zu beseitigen.