Digitale Rechnungsfreigabe Software – Schneller zur Buchung & Zahlung

Bei 80 % der Unternehmen dauert der Weg vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Bearbeitung länger als 14 Tage, wenn er manuell abläuft. Das zeigt der SAPinsider-Benchmark „Automating AP Invoice Management“.

Digitale Freigabelösungen verkürzen diese Zeit oft auf wenige Tage und reduzieren gleichzeitig den Bearbeitungsaufwand sowie das Fehlerrisiko spürbar. Statt Umlaufmappen oder E-Mail-Schleifen laufen klar definierte Aufgaben automatisch an die zuständigen Mitarbeitenden, Prüfregeln greifen zuverlässig und jede Entscheidung bleibt revisionssicher im Protokoll.

Sie möchten wissen, wie dies 2025 mit E-Rechnungspflicht, XRechnung und ZUGFeRD zusammenpasst und welche Funktionen eine moderne Rechnungsfreigabe-Software wirklich bieten sollte? In diesem Ratgeber finden Sie eine kompakte, praxisnahe Übersicht.

Was ist digitale Rechnungsfreigabe?

Die digitale Rechnungsfreigabe bezeichnet den komplett elektronischen Genehmigungsprozess einer Rechnung, vom Eingang über die Prüfung bis zur finalen Freigabe. Alle Schritte laufen in einer zentralen Software, statt über Papiermappen oder E-Mails aus verschiedenen Postfächern.

Im Kern umfasst sie:

• Automatisierte Erfassung: Eingehende Rechnungen, ob als E-Rechnung, PDF oder gescanntes Papierdokument, werden automatisch erkannt, ausgelesen und im System erfasst.
• Regelbasierte Prüfung: Vordefinierte Prüfregeln gleichen Beträge, Bestellnummern oder Kostenstellen automatisch mit ERP- und Bestelldaten ab.
• Digitale Freigabeschritte: Die Rechnung wird elektronisch an die zuständigen Mitarbeitenden zur Genehmigung weitergeleitet, mit klaren Zuständigkeiten und transparenten Fristen.

Der entscheidende Vorteil ist, dass alle Aktionen revisionssicher protokolliert werden, was die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen erleichtert und jederzeit einen lückenlosen Überblick über den Bearbeitungsstand schafft.

Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsfreigabe?

Kurz gesagt bringt der Umstieg auf elektronische Freigabeprozesse gleich mehrere handfeste Vorteile:

• Sie machen den Bearbeitungsstatus jeder Rechnung jederzeit sichtbar,
• beschleunigen den gesamten Ablauf durch automatische Erfassung und Prüfungen
• vermeiden fehlerhafte oder doppelte Buchungen und
• senken Kosten durch den Wegfall unnötiger Arbeitsschritte.

Darüber hinaus entfällt das Hin- und Herschicken von Dokumenten per E-Mail oder in Papierform. Unklare Zuständigkeiten und verzögerte Entscheidungen gehören der Vergangenheit an, da Aufgaben automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden.

Eine effiziente Freigabesoftware zeigt mit einem Blick, wer gerade an der Rechnung arbeitet und wie weit der Prozess fortgeschritten ist. Das sorgt für mehr Tempo, Sicherheit und Transparenz im gesamten Rechnungsworkflow.

Gesetzliche Anforderungen 2025 und ihre Bedeutung für die Rechnungsfreigabe

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Das bedeutet: Eingehende Rechnungen liegen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vor, in der Regel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Für den Rechnungsfreigabeprozess hat das entscheidende Konsequenzen:

• Automatisierung wird einfacher: Da E-Rechnungen standardisierte Datenfelder enthalten, lassen sich Prüfungen (z. B. Abgleich von Bestellnummern, Beträgen, Lieferdaten) vollständig automatisiert in der Freigabesoftware durchführen.
• Schnellere Durchlaufzeiten: Ohne manuelles Abtippen oder OCR-Erkennung können Rechnungen direkt in den digitalen Workflow eingespeist werden.
• Rechtssichere Archivierung: Der revisionssichere Nachweis jeder Freigabeentscheidung wird durch digitale Protokollierung in Verbindung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Formaten erleichtert.

Die Übergangsfristen für die Ausstellung von E-Rechnungen (bis Ende 2026 bzw. 2027 für kleinere Unternehmen) sollten Sie nutzen, um den gesamten Prozess, vom Rechnungseingang bis zur finalen Freigabe, auf eine digitale, gesetzeskonforme Basis umzustellen.

Wie kann Amagno Sie bei der elektronischen Rechnungsfreigabe unterstützen?

Mit Amagno können Sie Ihre Eingangsrechnungen schnell, transparent und ohne Umwege verarbeiten und dabei Fristen mühelos einhalten. Der folgende Beispiel-Workflow zeigt, wie ein digitaler Rechnungsfreigabeprozess in Amagno aussehen kann.

1. Rechnungseingang
   Geht eine Rechnung beispielsweise über Ihr mit Amagno verknüpftes E-Mail-Postfach ein, wird sie automatisch im Bereich „Rechnungseingang“ Ihrer Aufgabenliste angezeigt.
2. Posteingangsstempel setzen
   Der zuständige Sachbearbeiter bringt einen Posteingangsstempel auf dem Dokument an. Dadurch wird die Rechnung automatisch in den nächsten Schritt, die Prüfung, überführt.
3. Sachliche und rechnerische Prüfung
   In der Prüfung werden zwei Stempel aufgebracht: einer für die sachliche Prüfung (Inhalt, Bestellung, Lieferung) und einer für die rechnerische Prüfung (Beträge, Summen, Steuersätze). Beide Prüfungen müssen erfolgreich abgeschlossen sein, bevor die Rechnung weitergeleitet wird.
4. Freigabe durch Abteilungsleitung oder Geschäftsführung
   Je nach hinterlegten Freigaberegeln gelangt die Rechnung nun zur Abteilungsleitung oder, ab einer definierten Rechnungssumme, direkt zur Geschäftsführung.
5. Buchung und Zahlungsanstoß
   Nach der Freigabe geht die Rechnung zurück an die Buchhaltung. Dort werden zusätzliche Buchungsdaten wie Betrag, Soll- und Haben-Konten ergänzt. Über Schnittstellen, z. B. zu DATEV, können diese Daten direkt ins Buchungssystem übertragen werden. Auch die Zahlung kann unmittelbar über eine angebundene Online-Banking-Schnittstelle angestoßen werden.
6. Revisionssichere Archivierung
   Nach Abschluss des Workflows archiviert Amagno die Rechnung automatisch revisionssicher für 14 Jahre. Alle Prüf- und Freigabeschritte bleiben lückenlos dokumentiert.

Wie funktioniert die digitale Rechnungsfreigabe in der Praxis? Case Study von LEDLenser

Die LEDLenser GmbH & Co. KG mit Sitz in Solingen zählt zu den weltweit führenden Herstellern portabler LED-Lichtprodukte. Das 1993 gegründete Unternehmen vertreibt Taschen-, Stab- und Kopflampen, Campinglaternen und Arbeitsleuchten über eigene Gesellschaften und Distributoren in aller Welt. Rund 130 Mitarbeitende am Hauptsitz und weitere internationale Teams arbeiten täglich daran, Kunden bestmöglich mit innovativen Lichtlösungen zu versorgen.

Anforderungen

Vor der Einführung der Amagno Business Cloud verfügte LEDLenser weder über ein Dokumentenmanagement- noch ein Enterprise-Content-Management-System. Rechnungen wurden per Post oder E-Mail empfangen und manuell geprüft, was den Prozess unstrukturiert, zeitaufwendig und schwer nachvollziehbar machte. Als wachstumsorientiertes, Private-Equity-geführtes Unternehmen suchte LEDLenser eine Lösung, die:

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Rechnungsprozess bringt
• manuelle Arbeitsschritte reduziert und die Bearbeitung beschleunigt
• ein flexibles Workflow-Management bietet, das sich an komplexe Organisationsstrukturen anpasst

Umsetzung

Nach einer Evaluierung verschiedener Systeme entschied sich LEDLenser für die Amagno Business Cloud. Ausschlaggebend war die Möglichkeit, Workflows jederzeit eigenständig anzupassen. Die Kern-Workflows wurden gemeinsam mit Amagno konzipiert, die Umsetzung übernahm LEDLenser größtenteils selbst. Während der Implementierungsphase reagierte Amagno flexibel auf interne Änderungen in Prozessen und Hierarchien. Rund 100 Mitarbeitende arbeiten heute regelmäßig mit dem System, unterstützt durch gezielte Schulungen und eine umfassende Projektdokumentation.

Ergebnis

Sechs Gesellschaften in Deutschland, Frankreich und Dänemark nutzen mittlerweile Amagno für den kompletten Eingangsrechnungs-Workflow und die revisionssichere Archivierung. Die Cloud-Lösung ermöglicht internationalen Zugriff, erhöht die Transparenz und spart Zeit durch zentrale Ablage und klar definierte Freigabeprozesse. Dank der hohen Flexibilität lassen sich Workflows jederzeit anpassen, was zu einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitenden führt. Zukünftig soll auch das Vertragswesen vollständig in Amagno integriert und eine ERP-Anbindung an Microsoft Dynamics AX umgesetzt werden.

=> Mehr über die Ledlenser GmbH Fallstudie erfahren. 

Fazit

Seit dem 1. Januar 2025 bilden E-Rechnungen den Standard im B2B-Bereich. Damit steigt die Bedeutung klar strukturierter, digital unterstützter Freigabeprozesse. Eine Rechnungsfreigabe-Software wie Amagno zeigt, wie sich dieser Ablauf durch Automatisierung und zentrale Dokumentenverarbeitung effizient und transparent gestalten lässt.

Wer interne Prozesse darauf abstimmt, profitiert von kürzeren Durchlaufzeiten, verlässlichen Prüfschritten und einer lückenlosen Dokumentation, unabhängig davon, ob wenige oder viele Rechnungen im Unternehmen anfallen.

Damit wird die elektronische Rechnungsfreigabe zu einem festen, gut integrierten Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs.