Wie Technologie die Verarbeitung von Rechnungen erleichtert

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Der berühmte englische Dichter und Schriftsteller William Shakespeare bringt es auf den Punkt: „Das Geld ist rund und rollt von einem zu dem anderen. Es will nicht in meinem Beutel bleiben.“ Ausgaben lassen sich also nicht vermeiden. Ebenso sind Einnahmen ein willkommener Gegenspieler.

Für viele Unternehmen ist die Verarbeitung von Rechnungen und anderen Dokumenten zu einem wesentlichen Bestandteil ihrer täglichen Geschäftstätigkeit geworden. Je größer das Unternehmen, desto mehr Rechnungen gilt es zu bearbeiten und zu verwalten. Die manuelle Verarbeitung von Papierdokumenten kostet jedoch einiges an Zeit, Nerven und ist überdies mächtig fehleranfällig. Entscheiden sich Unternehmen, diesen Prozess zu automatisieren, beschleunigen sie nicht nur ihren Verarbeitungsprozess, sondern können auch ihre Kosten senken und Fehler minimieren.

Digitaler Rechnungsworkflow: Wie alles beginnt

Die elektronische Erfassung von Rechnungen beginnt in der Regel mit der Umwandlung der physischen Dokumente in ein digitales Format. Hierbei können Scanner oder spezielle Softwarelösungen eingesetzt werden, um die Daten der Rechnungen in ein digitales Format zu konvertieren. Hierbei können beispielsweise PDF- oder XML-Dateien entstehen.

Um die erfassten Daten weiterverarbeiten zu können, müssen sie strukturiert werden. Hierbei kommen verschiedene Technologien zum Einsatz, darunter OCR-Systeme (Optical Character Recognition). OCR-Systeme ermöglichen es, Texte aus eingescannten Dokumenten automatisch auszulesen und in ein strukturiertes Format umzuwandeln. Die Technologie kann auch mit Machine-Learning-Methoden kombiniert werden, um die Erkennungsrate zu erhöhen.

Eine weitere Möglichkeit, um die Verarbeitung von Rechnungen zu automatisieren, ist die Verwendung von Robotic Process Automation (RPA). RPA-Technologie ermöglicht es, bestimmte Aufgaben automatisch auszuführen, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist. Hierbei können beispielsweise automatische Buchungen von Rechnungen oder Zahlungen durchgeführt werden.

Auch mithilfe von Cloud-Technologie lässt sich die Effizienz bei der Verarbeitung von Rechnungen erhöhen. Durch die Speicherung von Rechnungsdaten in der Cloud können sie von jedem Ort aus abgerufen werden, was die Zusammenarbeit und den Zugriff auf Informationen erleichtert.

Klassifizierung, Prüfung, Buchung: Einfach, schnell, automatisch

Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Verarbeitung von Rechnungen ist die automatische Klassifizierung. Hierbei wird die Rechnung automatisch in verschiedene Kategorien eingeordnet, wie beispielsweise nach Lieferanten, Kostenstellen oder Art der Leistung. Auch hierbei kommen Machine-Learning-Methoden zum Einsatz, um die Genauigkeit der Klassifizierung zu erhöhen.

Sobald die Rechnungsdaten erfasst und strukturiert wurden, müssen sie weiterverarbeitet werden. Eine automatische Prüfung auf formale Richtigkeit der Daten wird durchgeführt, um beispielsweise Angaben wie Datum, Betrag oder Steuer-ID auf ihre Korrektheit hin zu prüfen. Sollten Unstimmigkeiten festgestellt werden, wird die Rechnung an einen Sachbearbeiter weitergeleitet.

Nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten in ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) übertragen und in der Regel automatisch verbucht. Hierbei kann es sich beispielsweise um SAP oder Microsoft Dynamics handeln. Die Archivierung der Rechnungsdaten erfolgt in der Regel automatisiert. Die Daten müssen jedoch in einer bestimmten Form archiviert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Digitale Rechnungsverarbeitung: Ein Kompagnon der Extraklasse

Rechnungen und Dokumente sind ein notwendiger Bestandteil des Geschäftslebens, aber die manuelle Verarbeitung kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Zum Glück gibt es Technologie, die Unternehmen dabei unterstützt, den Prozess zu automatisieren und zu vereinfachen. Von der Umwandlung von Papierdokumenten in ein digitales Format bis hin zur Verwendung von OCR-Systemen, Machine-Learning-Methoden, RPA-Technologie und Cloud-Speicherung gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Effizienz der Rechnungsverarbeitung zu verbessern. Automatische Klassifizierung, Prüfung und Buchung von Rechnungen kann ebenfalls schnell und einfach automatisiert werden. Unternehmen, die auf digitale Rechnungsverarbeitung umsteigen, können nicht nur ihre Kosten senken, sondern auch Fehler minimieren und wertvolle Zeit sparen.

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