E-Mail Import aktivieren für Gruppen in AMAGNO

Wir erklären, wie Sie den E-Mail Import aktivieren, so dass Sie alle oder nur einzelne E-Mails aus Ihrem Postfach in das Dokumentenmanagementsystem von AMAGNO importieren können. So sparen Sie sich eine umständliche Ablage oder gar das Ausdrucken und Archivieren der E-Mails und deren Anhänge. Letzteres ist sehr problematisch, denn geschäftsrelevante Kommunikation muss in der Form archiviert werden, in der sie ins Unternehmen gelangt. Eine E-Mail auszudrucken und analog zu archivieren ist daher nicht zulässig. Für die Revisionssicherheit muss die E-Mail selbst archiviert werden, samt Anhang.

Vorausetzungen um E-Mail Import zu aktivieren

E-Mail Import aktivierenDamit Sie überhaupt E-Mails importieren und den E-Mail Import aktivieren können, müssen Sie über Ihr Profil die Registerkarte „E-Mail Einstellungen“ ausfüllen (ggf. sind einige/alle Angaben bereits von Ihrem Server Administrator eingetragen worden).

IMAP-Server: Tragen Sie den Namen oder die IP Nummer Ihres IMAP Servers ein, z.B: „imap.meinefirma.de“. Falls es sich um ein Exchange-Konto handelt, tragen Sie den Rechnernamen als Hostname ein.

IMAP-Port: Tragen Sie die Verbindungsnummer (Port) zum IMAP Server ein. In der Regel wird die Portnummer 143 (unverschlüsselt) bzw. 993 (verschlüsselt) für IMAP verwendet.

IMAP-Sicherheit: Tragen Sie die für die Anmeldung am E-Mail Server verwendete Verschlüsselung ein.

IMAP-Benutzername: Tragen Sie Ihren IMAP Benutzernamen (E-Mail Adresse) ein, die für den E-Mail Import verwendet werden soll. Diese kann von Ihrem AMAGNO Anmeldenamen abweichen. Falls es sich um ein Exchange-Konto handelt, ist der Benutzername evtl. „Domäne\Benutzername“ bzw. „Benutzername@Domäne“.
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Dokumentenarchivierung aktivieren und einstellen

Um die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten, kann im Dokumentenmanagementystem von AMAGNO die elektronische Dokumentenarchivierung aktiviert werden. Die Archivierung sichert Ihre Dokumente gegen eine ungewollte Löschung, schützt Ihr Unternehmen vor Manipulationen und protokolliert Änderungen für eine Prüfung.

Dokumentenarchivierung beim Erstellen einer Gruppe aktivieren

Dokumentenarchivierung einstellenBeim neuen Erstellen einer Gruppe in AMAGNO können Sie wählen, ob eine Archivierung der abgelegten Dokumente erfolgen und wie dies geschehen soll. Folgende Möglichkeiten stehen dabei zur Auswahl:

1. Nur durch Stempel

Dokumente zu archivieren ist nur über einen digitalen Stempel möglich und nur bestimmten Anwendern vorbehalten.

2. Manuell

Jeder Bearbeiter darf Dokumente archivieren und selbstständig den Zeitraum der Aufbewahrung festlegen.

3. Automatisch

Alle Dokumente werden archiviert. Der Zeitraum wird gruppenweit über die Archiveinstellungen festgelegt. Weiterlesen »

Revisionssicherheit nicht nur durch Software erreichbar

Revisionssicherheit im UnternehmenViele Unternehmen gehen beim sogenannten  rechtssicheren Scannen von Dokumenten im ersten Schritt davon aus, dass eine „zertifizierte“ Software ihnen alle Arbeit und Probleme abnimmt.

Dies ist allerdings ein großer Trugschluss. Unternehmen vernachlässigen so einen großen Teil der Anforderungen, die an eine revisionssichere Dokumentenverarbeitung gestellt werden. Allgemeingültige Zertifikate für Hard- oder Software, die zeitgleich eine Revisionssicherheit gewährleisten, gibt es jedoch nicht. Die kritischen Komponenten, die oft außer Acht gelassen werden, sind der Prozess bzw. die Sicherheit des Gesamtverfahrens und der Schutz vor Veränderung und Verfälschung (§ 239 und §257 HGB).

Unternehmenseigene Prozesse müssen im Fokus stehen

Prozesse im Unternehmen im FokusHierbei stehen Überlegungen über die unternehmenseigenen Prozesse im Fokus. Diese sollten vor dem Einsatz einer Software genau geprüft werden und, so notwendig, im Sinne der Anforderungen an eine Revisionssicherheit angepasst werden. Immer wieder stellen wir in Projekten fest, dass gerade die Prozesse, die Organisation oder sonstige Unternehmensstrukturen diesen Anforderungen nicht standhalten. Dabei geht es weniger um die niedergeschriebenen, sondern vielmehr um die gelebten Prozesse. Konkret bedeutet dies, dass beispielsweise Rechte und Berechtigungen nicht eindeutig und transparent definiert sind, oder Nichtberechtigte an Informationen und Dokumente gelangen und diese eventuell verändern oder gar löschen können. Genau diese Berechtigungskonzepte und Prozesse gilt es im Sinne der Revisionssicherheit detailiert abzubilden, zu dokumentieren und einzuhalten. Revisionssicherheit bedeutet zudem, im Fall der Veränderungen von Informationen und Dokumenten eindeutig nachvollziehen zu können, wer genau diese vorgenommen hat. Wie effizient und robust dieser Prozess ist, zeigt sich in vielen Fällen dann, wenn Probleme auftreten und Geschäftspartner Auskunft über bestimmte Sachverhalte verlangen. Viele Unternehmen fallen dann in eine Art „Panik-Modus“, versuchen mit großem internen Aufwand Informationen zusammenzutragen sowie zu prüfen, ob diese Informationen dem „letzten“ Stand entsprechen. Weiterlesen »