Spätestens seit 2025 ist die digitale Rechnungsarchivierung für die meisten Unternehmen keine Option mehr, sondern eine betriebliche Notwendigkeit. Grund dafür ist die geltende E-Rechnungspflicht, die den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen im B2B-Handel vorschreibt. Dies rückt die Frage in den Mittelpunkt, wie Rechnungen nicht nur digital, sondern auch gesetzeskonform, insbesondere nach den GoBD, aufbewahrt werden müssen, um bei einer Betriebsprüfung rechtssicher zu sein.
Dieser Leitfaden führt Sie praxisnah durch alle relevanten Aspekte. Er erklärt die gesetzlichen Grundlagen, die spezifischen GoBD-Anforderungen an die digitale Archivierung und zeigt, wie ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) Sie dabei unterstützt, alle Anforderungen sicher und effizient zu erfüllen.
Das Wichtigste in Kürze: Rechnungen in 2025 digital aufbewahren
- Die aktuelle Lage: Durch die E-Rechnungspflicht ist ein systematischer, digitaler Prozess für den Rechnungseingang und dessen Archivierung für B2B-Unternehmen unerlässlich geworden.
- Die Grundregeln: Je nach Format gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (elektronisch) oder 10 Jahren (Papier). Elektronisch empfangene Rechnungen müssen zwingend im digitalen Originalformat aufbewahrt werden.
- Die GoBD-Anforderungen: Digitale Rechnungen müssen unveränderbar (revisionssicher), lückenlos, jederzeit lesbar, maschinell auswertbar und schnell auffindbar sein.
- Die Lösung: Ein GoBD-konformes DMS wie Amagno automatisiert die Erfüllung dieser Anforderungen, sorgt für eine sichere Archivierung und optimiert den gesamten Rechnungsprozess.
Gesetzliche Grundlagen: Was Sie zur Aufbewahrung von Rechnungen wissen müssen
Die Basis für die Rechnungsaufbewahrung bilden das Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) und die Abgabenordnung. Daraus leiten sich folgende Kernpflichten ab:
- Aufbewahrungspflicht für alle Rechnungen: Sie sind verpflichtet, Kopien aller von Ihnen ausgestellten Rechnungen sowie alle erhaltenen Eingangsrechnungen aufzubewahren.
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (8 und 10 Jahre): Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hängen vom Format der Rechnung ab und wurden zuletzt durch das Wachstumschancengesetz angepasst:
- 10 Jahre gilt weiterhin für alle Rechnungen, die Sie in Papierform erhalten oder ausgestellt haben.
- 8 Jahre beträgt die Frist für alle elektronischen Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD, PDF).
Die Frist beginnt in beiden Fällen erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Beispiel: Eine Papierrechnung vom 15. Mai 2025 muss bis zum 31. Dezember 2035 archiviert werden. Eine elektronische Rechnung vom selben Datum hingegen nur bis zum 31. Dezember 2033.
- Aufbewahrung im Originalformat (jetzt der Standard): Eine der wichtigsten Regeln, die durch die E-Rechnungspflicht zur zentralen Norm für B2B-Rechnungen geworden ist, lautet: Das Format, in dem Sie eine Rechnung erhalten, ist das Format, in dem sie aufbewahrt werden muss. Eine elektronisch erhaltene Rechnung (z. B. als XRechnung oder ZUGFeRD-Datei) muss also zwingend im digitalen Originalformat archiviert werden. Ein Ausdruck auf Papier und das Löschen der Originaldatei ist nicht zulässig und erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen.
- E-Mails als Beleg: Enthält eine E-Mail neben dem Rechnungsanhang weitere geschäftsrelevante Informationen (z. B. Vertragsdetails, Preisabsprachen), so gilt die gesamte E-Mail als Teil des Belegs und muss ebenfalls GoBD-konform archiviert werden.
E-Rechnungspflicht
Worauf Sie achten und was Sie vermeiden sollten
Rechnungen digital aufbewahren: Das sind die Vorteile!
Die Umstellung auf eine digitale Rechnungsarchivierung ist mehr als nur die Erfüllung einer Pflicht. Sie bringt Ihrem Unternehmen konkrete und spürbare Vorteile:
- Reduzierung von physischem Speicherplatz und Kosten: Digitale Archive ersetzen Aktenschränke und Lagerräume. Sie sparen Miet- und Bewirtschaftungskosten für physische Archive, die über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erheblich sein können.
- Sekundenschneller Zugriff auf alle Belege: Statt langwieriger manueller Suche in Aktenordnern finden Sie oder ein Prüfer jede benötigte Rechnung über eine einfache Suchfunktion in Sekundenschnelle. Das beschleunigt interne Prozesse und Betriebsprüfungen enorm.
- Erhöhte Sicherheit und Datenschutz: Digitale Archive, besonders in professionellen DMS-Lösungen, bieten ein höheres Maß an Sicherheit als ein Aktenschrank. Geregelte Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Schutz vor Verlust (z. B. durch Feuer oder Wasser) sind Standard.
- Standortunabhängiger Zugriff: Mitarbeiter:innen mit den entsprechenden Berechtigungen können von überall auf die Rechnungen zugreifen. Dies ist ein entscheidender Vorteil für mobiles Arbeiten, Homeoffice und Unternehmen mit mehreren Standorten.
Die GoBD-Anforderungen: So archivieren Sie digital und rechtssicher
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) konkretisieren die Anforderungen an digitale Belege. Um GoBD-konform zu sein, muss Ihre digitale Rechnungsarchivierung folgende Kriterien erfüllen:
- Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit): Einmal archiviert, darf eine Rechnung nicht mehr unbemerkt verändert werden können. Notwendige Korrekturen müssen als neue Version gespeichert werden, wobei der Änderungsvorgang lückenlos protokolliert wird.
- Vollständigkeit und Ordnung: Alle Rechnungen müssen lückenlos erfasst und in einer geordneten Struktur abgelegt werden, die eine einfache Prüfung ermöglicht.
- Verfügbarkeit und Lesbarkeit: Die Dokumente müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar und lesbar sein.
- Maschinelle Auswertbarkeit und schnelle Auffindbarkeit: Ein Betriebsprüfer muss die Möglichkeit haben, innerhalb einer angemessenen Zeit auf alle digitalen Belege zuzugreifen und diese digital durchsuchen und filtern zu können.
- Schutz vor Verlust und Manipulation: Sie müssen durch technische Maßnahmen sicherstellen, dass Ihr digitales Archiv vor Datenverlust und dem Zugriff Unbefugter geschützt ist.
Detaillierte Informationen zu den GoBD stellt das Bundesfinanzministerium zur Verfügung.
Wie ein DMS die GoBD-konforme Archivierung sicherstellt
Die manuelle Erfüllung aller GoBD-Anforderungen ist aufwendig und birgt hohe Risiken. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ist die Standardlösung, um diesen Prozess zu automatisieren und rechtssicher zu gestalten.
- Automatisierte Revisionssicherheit: Ein GoBD-konformes DMS speichert Dokumente automatisch in einem unveränderbaren Archiv. Jede Version und jede Änderung wird dabei protokolliert.
- Zentrale und sichere Ablage: Anstatt Rechnungen auf verschiedenen Laufwerken oder in E-Mail-Postfächern zu verteilen, werden alle Belege an einem einzigen zentralen und gesicherten Ort abgelegt.
- Intelligente Suchfunktionen: Dank automatischer Texterkennung (OCR) und Indexierung können Sie oder ein Prüfer jede Rechnung in Sekundenschnelle über eine Volltextsuche finden.
- Geregeltes Zugriffsmanagement: Sie legen präzise fest, welche Mitarbeiter:innen welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder freigeben dürfen, um den Datenschutz zu gewährleisten.
- Optimierte Prozesse: Über die reine Archivierung hinaus kann ein DMS den gesamten Rechnungsfreigabe-Workflow digitalisieren, was die Bearbeitungszeiten drastisch verkürzt.
Ein System wie Amagno ist darauf ausgelegt, diese Anforderungen standardmäßig zu erfüllen. Als Cloudlösung genutzt, sorgt es automatisch für eine sichere, GoBD-konforme Archivierung in zertifizierten deutschen Rechenzentren und ermöglicht den flexiblen, ortsunabhängigen Zugriff. Die integrierte KI unterstützt zudem bei der automatischen Erfassung und Verschlagwortung von Rechnungsdaten, was den manuellen Aufwand weiter reduziert.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Müssen Rechnungen in Papierform aufbewahrt werden?
Nein, eine rein digitale Aufbewahrung ist erlaubt. Entscheidend ist, wie Sie die Rechnung erhalten haben:
- Elektronische Rechnungen (z. B. PDF per E-Mail) müssen digital und unveränderbar archiviert werden. Ausdrucken und abheften reicht nicht.
- Papierrechnungen dürfen Sie einscannen und danach vernichten. Voraussetzung ist, dass der Scan-Prozess die Regeln der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) erfüllt und in einer Verfahrensdokumentation festgehalten wird.
Kurz gesagt: Die Aufbewahrungspflicht besteht, aber nicht zwingend in Papierform. Ein GoBD-konformes, digitales Archiv ist für alle Unternehmensformen die moderne und zulässige Lösung.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Unternehmen gilt in Deutschland grundsätzlich eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Die genaue Dauer hängt seit 2024 davon ab, wie die Rechnung empfangen wurde:
- 8 Jahre für Rechnungen, die Sie elektronisch (z. B. als PDF) erhalten oder versendet haben.
- 10 Jahre für Rechnungen, die Sie in Papierform erhalten oder erstellt haben.
Diese Fristen sind im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) festgelegt. Die Verkürzung auf 8 Jahre für elektronische Belege ist Teil des neuen Wachstumschancengesetzes und gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Wichtig: Die Frist beginnt immer erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.
Beispiel: Eine Papierrechnung vom 15. März 2025 muss bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden. Eine elektronische Rechnung vom selben Datum muss bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden.
Sonderfall für Privatpersonen: Privatpersonen müssen Handwerkerrechnungen und andere Rechnungen für Leistungen rund um ein Grundstück (z. B. Bau, Renovierung, Gartenarbeiten) 2 Jahre aufbewahren.
Darf ich Papierrechnungen nach dem Scannen vernichten?
Ja, wenn der Scan-Prozess in einer Verfahrensdokumentation klar geregelt ist und die Lesbarkeit und Vollständigkeit sichergestellt sind.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide sind Formate für E-Rechnungen. XRechnung ist ein reiner Datensatz (XML), während ZUGFeRD eine Hybridform ist: ein PDF mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten.
Muss ich jede E-Mail mit einer Rechnung archivieren?
Nur wenn die E-Mail selbst geschäftsrelevante Informationen enthält, die nicht auf der Rechnung stehen. Eine reine Begleit-E-Mail ohne Zusatzinfos muss nicht zwingend archiviert werden.
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