Ob kleines Startup oder etabliertes Großunternehmen: Fast überall sind im Laufe der Zeit schon einmal wichtige Dokumente verloren gegangen, sei es durch Papierchaos oder schwer auffindbare Akten. Wer mehr Struktur in seine Dokumentenverwaltung bringen möchte, setzt zunehmend auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Damit lassen sich digitale Unterlagen zentral speichern, effizient organisieren und jederzeit abrufen.
Diese Entwicklung spiegelt sich auch im Markt wider: Laut der Business Research Company ist der globale DMS-Markt von 8,96 Milliarden USD im Jahr 2024 auf 10,15 Milliarden USD in 2025 angewachsen und soll bis 2029 auf 17,03 Milliarden USD steigen. Das entspricht einem jährlichen Wachstum von rund 13,3 %. Doch so hilfreich ein DMS auch ist: Mit der Einführung sind auch Investitionen verbunden. Wer die Kosten realistisch einschätzt, kann die Implementierung gezielt planen und langfristig profitieren.
Wie setzen sich die Kosten eines DMS zusammen?
Die Kosten für ein DMS hängen maßgeblich davon ab, ob Sie sich für eine Cloud- oder eine On-Premise-Lösung entscheiden. Daher lohnt es sich, sich eingehend mit dem eigenen Bedarf auseinanderzusetzen, um am Ende genau das „DMS-Paket“ zusammenzustellen, das optimal zu den eigenen Erwartungen passt.
Das Dokumentenmanagementsystem als Cloud Lösung
Beim Cloud-DMS zahlen die Nutzenden in der Regel einen festen Betrag pro Monat. Hierbei handelt es sich um die Miete, die für die Inanspruchnahme des Serverplatzes anfällt. Die Kosten sind dann wiederum vor allem von dem benötigten Speicher abhängig. Am Ende entscheidet der eigene Bedarf, welche Lösung die beste darstellt. Wenn Sie sich für einen Anbieter mit einer überzeugenden Skalierbarkeit entscheiden, profitieren Sie von einer überzeugenden Flexibilität, denn: Die Cloud-DMS-Lösungen wachsen dann mit Ihrem Unternehmen mit. Bei der On-Premise-Variante wird das DMS lokal auf den Servern des Unternehmens integriert. Daher entfällt hier die Miete für den Platz auf dem Server. Stattdessen erwerben Sie eine Lizenz für die Software und erhalten damit die vollen Nutzungsrechte. Hierbei gilt es, zu berücksichtigen, dass eine Software dieser Art zunächst standardisiert ist. Das bedeutet: Benötigen Sie individuelle Anpassungen, stehen diese nicht ohne weiteres zur Verfügung, sondern müssen zunächst programmiert werden. Zusätzliche Arbeiten wie diese können das Budget mitunter stark belasten. Hinzu kommt, dass es hier, anders als bei der Cloud-Lösung, keine Wartung und keinen Support vonseiten des Anbieters gibt. Da Sie das DMS gekauft haben, ist es auch Ihre Aufgabe, sich um die Pflege und um das Thema „Sicherheit“ zu kümmern. Hiermit sind ebenfalls Kosten verbunden. Gerade in größeren Unternehmen wird ein Dokumentenmanagementsystem oft von mehreren Mitarbeitenden genutzt. Aber: Nicht alle sollen zwangsläufig dieselben Rechte erhalten. Dabei geht es nicht nur um die reinen Kosten pro Lizenz. Entscheidend ist auch die Art der Rechtevergabe. Viele Anbieter unterscheiden preislich zwischen Lizenzen mit vollen Schreibrechten und solchen, die nur einen Lesezugriff erlauben. Wer das Sparpotenzial, das mit der Einrichtung und Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems verbunden ist, in vollem Umfang ausschöpfen möchte, sollte die Anzahl der hinterlegten Nutzenden und deren Rechte regelmäßig auf Aktualität prüfen. Die Digitalisierung Ihrer Dokumente kostet Geld. Aber was ist eigentlich teurer? On-Premise oder Cloud-DMS-Lösungen?Das Dokumentenmanagementsystem auf On-Premise-Basis
Die Anzahl der Nutzenden
Kostenvergleich: On-Premise vs. Cloud
1. Anfangsinvestition
2. Implementierungsaufwand
3. Betrieb und Wartung
4. Skalierbarkeit und Flexibilität
Kostenaspekt: On-Premise vs. Cloud-Lösung
Der Vergleich zeigt klar: Cloud-DMS bieten meist den kosteneffizienteren, flexibleren und wartungsärmeren Einstieg, besonders für stark wachsende Unternehmen. On-Premise-Lösungen lohnen sich eher bei speziellen Anforderungen und vorhandener IT-Infrastruktur.
Welche Zusatzkosten entstehen bei einem DMS?
Ein wichtiger Punkt, der bei der Planung eines Dokumentenmanagementsystems häufig übersehen wird, sind die zusätzlichen Kosten, die neben den eigentlichen Lizenzgebühren oder Anschaffungskosten im laufenden Betrieb entstehen können. Diese können sich wie folgt zusammensetzen:
Schulungen der Mitarbeitenden
Damit alle Beteiligten optimal mit dem neuen DMS arbeiten können, ist es meist notwendig, Schulungen durchzuführen. Ob es sich hierbei um eine vollständige Einführung oder lediglich um eine Nachschulung handelt, hängt davon ab, wie vertraut die Mitarbeitenden bereits mit vergleichbaren Systemen sind. Umfangreiche Schulungen führen in der Regel zu höheren Kosten, sind aber essentiell für einen reibungslosen Start.
Technischer Support und Wartung
Bei On-Premise-Lösungen ist das Unternehmen selbst für Wartung, Updates und Sicherheit verantwortlich. Das kann mit einem hohen internen Aufwand oder zusätzlichen Kosten für externe IT-Dienstleistungen verbunden sein. Cloud-DMS bieten in der Regel ein integriertes Wartungspaket, dennoch können optionale Service-Level-Erweiterungen oder erweiterter Support zusätzlich kostenpflichtig sein.
Wie könnten die Kosten für ein DMS in der Praxis aussehen?
Wie hoch fallen die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem typischerweise aus? Die folgenden Beispielrechnungen bieten einen groben Orientierungsrahmen, basierend auf branchenüblichen Durchschnittswerten.
Wichtig: Die folgende Beispielkalkulation basiert auf einer Anfrage an die KI ChatGPT. Da etablierte ECM-/DMS-Anbieter ihre Preise in der Regel nicht öffentlich kommunizieren, dient sie lediglich zur Orientierung und repräsentieren nicht die Amagno Lizenzkosten!
Beispielrechnung: Cloud-DMS-Kosten je nach Unternehmensgröße
Beispielrechnung: On-Premise-DMS Kosten je nach Unternehmensgröße
Hinweis: Bei den hier aufgeführten Lizenzkosten handelt es sich um reine Lizenzkosten. Für eine realistische Gesamtkalkulation sollten zusätzliche Betriebskosten einkalkuliert werden, erfahrungsgemäß etwa das Dreifache der Lizenzkosten.
Diese Beispielrechnungen verdeutlichen die unterschiedlichen Kostenstrukturen: Während Cloud-Lösungen durch geringere Anfangsinvestitionen überzeugen, erfordern On-Premise-Systeme ein deutlich höheres Startkapital. Unabhängig vom gewählten Modell stellt sich daher die entscheidende Frage, wann sich diese Investition durch eingesparte Zeit und Kosten bezahlt macht.
Wann rechnet sich die Investition in ein DMS?
Ein DMS wird dann profitabel, wenn die Effizienzgewinne, also eingesparte Zeit und geringere Kosten, die Investitionssumme übersteigen. Besonders mittelständische Unternehmen profitieren häufig schon innerhalb der ersten 6 bis 18 Monate von einem positiven Return on Investment (ROI). Beispielrechnung: Ein Unternehmen spart jährlich durch Wegfall von Papier-, Druck- und Lagerkosten sowie durch Effizienzsteigerung im Dokumentenzugriff rund 12.000 €. Die Gesamtkosten für die Einführung eines Cloud-DMS (inkl. Lizenzen, Schulung, Datenmigration) betragen 8.000 €. Wichtig: Den „Gewinn“ definieren Sie hier komplett selbst. Überlegen Sie sich, was Sie mit Ihrem DMS im Unternehmen erreichen möchten? Mehr Effizienz? Oder vielleicht optimierte Abläufe in der Produktion? Unter „Kosten“ fassen Sie alle Kosten eines DMS zusammen. Vergessen Sie nicht den Aufwand, der im Zuge der regelmäßigen Wartung und der Implementierung anfällt. Mehr zum Thema “ROI eines Dokumentenmanagementsystems” erfahren Sie in diesem Beitrag. Wir bieten unser Dokumentenmanagementsystem in der Cloud sowie bei Bedarf auch als On-Premise-Variante an. Die Preisgestaltung orientiert sich an individuellen Anforderungen wie Nutzeranzahl, Datenvolumen und gewünschten Schnittstellen, etwa zu DATEV oder Microsoft Business One. Über unseren Preiskalkulator können Sie schnell und transparent eine Preisindikation für Ihre spezifische Konfiguration anfordern. Ein DMS kann sowohl für kleine als auch für große Unternehmen eine wichtige Investition werden. Es hilft dabei, die Archivierung mithilfe einer Cloud-Lösung bzw. der passenden Software zu optimieren, Prozesse zu verbessern und somit die Effizienz zu steigern. Lange Suchen nach Papierdokumenten entfallen. Stattdessen stehen alle benötigten Informationen innerhalb weniger Augenblicke zur Verfügung. Wie hoch die Kosten sind, mit denen Sie kalkulieren sollten, wenn Sie die Verwaltung Ihrer Unterlagen digitaler gestalten, ist vor allem von der gewählten Lösung abhängig. Cloud-Lösungen erweisen sich hier oft als günstiger und flexibler. Im Hinblick auf die Tatsache, dass es mit einem DMS möglich ist, Zeit und Geld zu sparen, hohe Sicherheitsstandards zu gewährleisten und den Alltag im Unternehmen komfortabler werden zu lassen, lohnt es sich, mithilfe eines DMS und der digitalen Dokumentenverwaltung einen Schritt näher in Richtung „papierloses Büro“ zu gehen.Was kostet ein DMS bei Amagno?
Fazit
