Dokumentenmanagement- (DMS) und Enterprise-Content-Management- (ECM) Lösungen sind im Jahr 2025 für Unternehmen unverzichtbar, um Datenchaos und Papierberge zu beseitigen, intransparente analoge Prozesse durch digitale Workflows zu ersetzen und die oft zeitintensive Dokumentensuche erheblich zu vereinfachen.
Der wachsende rechtliche Druck, insbesondere durch GoBD und DSGVO, und die damit verbundenen unternehmerischen Risiken steigern die Nachfrage nach leistungsfähigen ECM- und DMS-Lösungen. Für die meisten Unternehmen stellt sich daher nicht mehr die Frage des „Ob“, sondern primär des „Wie“: Soll die Lösung cloudbasiert, im eigenen Unternehmen (On Premises) oder in einem kombinierten Ansatz (Hybrid) betrieben werden?
Laut dem Bericht von Grand View Research nutzten im Jahr 2024 über 67 % der Unternehmen weltweit cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS), was den klaren Trend zur digitalen, skalierbaren Informationsverwaltung unterstreicht. Besonders in Branchen mit hohem Datenaufkommen wie dem Gesundheitswesen, das 2024 einen Marktanteil von 23 % hielt, setzt sich die Cloud durch. On Premise-Lösungen bleiben hingegen vor allem in sicherheitssensiblen Bereichen wie der Finanzbranche relevant.
Als Anbieter mit Expertise in allen drei Betriebsmodellen, On Premise, Hybrid und Cloud, bieten wir Ihnen im Folgenden eine detaillierte Gegenüberstellung der relevanten Vor- und Nachteile. Dies soll Ihnen eine solide Grundlage für Ihre strategische Entscheidung liefern.
Das Wichtigste in Kürze: Welches DMS/ECM-Betriebsmodell passt zu Ihnen im Jahr 2025?
- Cloud-Lösungen (SaaS): Ideal für Unternehmen, die schnelle Einsatzbereitschaft, hohe Skalierbarkeit (auch für KI-Dienste), transparente Kosten und minimalen eigenen IT-Aufwand priorisieren und dem Cloud-Anbieter bei Sicherheit und Datenmanagement vertrauen.
- On Premise-Lösungen (Eigene Server): Geeignet für Organisationen mit höchsten Anforderungen an Kontrolle über Daten und Systeme, tiefgreifende individuelle Anpassungen, sehr spezifische Compliance-Vorgaben oder wenn Daten zwingend im eigenen Rechenzentrum bleiben müssen; erfordert eigene IT-Expertise und Investitionsbereitschaft.
- Hybrid-Modelle (Mischformen): Ein pragmatischer Mittelweg für Firmen, die kritische Kernsysteme und sensible Daten intern kontrollieren, aber gleichzeitig die Flexibilität und spezialisierte Dienste der Cloud (z. B. für Backup, Langzeitarchivierung, KI-Analysen) nutzen möchten.
Einsatzbereitschaft und Inbetriebnahme
Wie schnell steht eine betriebsbereite Lösung als On Premise oder Cloud zur Verfügung?
| On Premise | Cloud |
| Die Bereitstellung einer On Premise-Lösung erfordert typischerweise mehrere Wochen bis Monate. Sie bedingt eine umfangreiche Planung und Realisierung der notwendigen Infrastruktur (Server, Software, Lizenzen, Backup- und Sicherheitskonzepte) durch Kund:innen oder IT-Partner. | Eine Cloud-Lösung ist in der Regel bereits kurz nach Vertragsabschluss, oft innerhalb weniger Tage, einsatzbereit. Die Verantwortung für die Bereitstellung und Wartung der zugrundeliegenden Infrastruktur liegt vollständig beim Cloud-Anbieter, was die initialen Planungsaufwände für Kund:innen minimiert. |
Systemerreichbarkeit und Verfügbarkeit
Welche Zuverlässigkeit bieten die Betriebsmodelle hinsichtlich des Systemzugriffs?
| On Premise | Cloud |
| Im Unternehmensnetzwerk betriebene On Premise-Lösungen ermöglichen potenziell die höchste Performance und konstante Datenverfügbarkeit, da die Anwender nicht direkt von der Qualität öffentlicher Internetverbindungen abhängig sind. Geplante Wartungsfenster können von Kund:innen präzise gesteuert werden. | Professionelle Cloud-Anbieter sichern 2025 sehr hohe Verfügbarkeiten durch Service Level Agreements (SLAs) zu, oft über 99,95%. Die tatsächliche Performance für den Endanwender hängt jedoch von der Leistungsfähigkeit der unternehmenseigenen Internetanbindung ab. Für eine optimale Cloud-Nutzung sind performante Breitbandanschlüsse meist eine Grundvoraussetzung. |
Hardware, Software, Lizenzen
Welche technischen und lizenzrechtlichen Aspekte sind zu berücksichtigen?
| On Premise | Cloud |
| Kund:innen müssen eigene, adäquat dimensionierte und idealerweise redundante Serversysteme sowie Speicherlösungen beschaffen und betreiben. Hinzu kommen Lizenzen für Betriebssysteme, Datenbanken, Backup-Software und diverse Sicherheitstools. Die Hardware und Software erfordern ein kontinuierliches Management von Updates, Patches und Supportzyklen. | Der Cloud-Anbieter ist vollständig für die Bereitstellung, Wartung und Modernisierung der gesamten IT-Infrastruktur verantwortlich. Diese Kosten sind in den periodischen Nutzungsgebühren enthalten. Das Management von Lizenzen für die Basisinfrastruktur entfällt somit für Kund:innen. |
Systemadministration, Wartung und Support
Welcher administrative Aufwand ist mit den jeweiligen Betriebsmodellen verbunden?
| On Premise | Cloud |
| Der eigenverantwortliche Betrieb der Serverinfrastruktur erfordert qualifiziertes Fachpersonal (intern oder extern) für Installation, Konfiguration, laufende Wartung, Updates, Systemmonitoring und Sicherheit. Diese verursachen signifikant laufende Personalkosten. Der Vorteil liegt in der vollen Kontrolle und der Möglichkeit, unternehmensspezifische Administrations- und Sicherheitsstandards umzusetzen. | Cloud-Anbieter stellen spezialisiertes Personal zur Gewährleistung von Systemstabilität, Sicherheit und Verfügbarkeit bereit; die Kosten hierfür sind in den Nutzungsgebühren inkludiert. Der administrative Aufwand auf Kundenseite reduziert sich erheblich. Kund:innen nutzen dabei eine vom Anbieter optimierte und standardisierte Systemkonfiguration mit geringerem direktem Zugriff auf die Tiefeneinstellungen. |
Speicherplatzmanagement und Skalierbarkeit (insb. für KI-Daten)
Wie flexibel lässt sich der Speicherbedarf, auch im Kontext datenintensiver KI-Anwendungen, anpassen?
| On Premise | Cloud |
| Speichererweiterungen sind durch den Zukauf von Hardwarekomponenten realisierbar, oft mit gut kalkulierbaren Grenzkosten. Bei sehr großen Datenmengen oder speicherintensiven KI-Modellen (z. B. für Training und Datenhaltung) ist eine präzise, vorausschauende Kapazitätsplanung erforderlich. Die Nutzung von Hybrid-Cloud-Storage für Archivdaten kann hier eine sinnvolle Ergänzung darstellen. | Cloud-Lösungen zeichnen sich durch eine nahezu unbegrenzte und oft sofort verfügbare Skalierbarkeit von Speicherplatz und Rechenleistung aus. Dies ist ein signifikanter Vorteil für datenintensive KI-Anwendungen oder bei stark schwankendem Bedarf. Die Kosten skalieren direkt mit der tatsächlichen Nutzung und müssen im Budget berücksichtigt werden. |
Datensicherheit, Zugriffskontrolle und Datenhoheit (Stand 2025)
Wie wird die Sicherheit der Unternehmensdaten gewährleistet und wer behält die Kontrolle?
| On Premise | Cloud |
Unternehmen behalten die volle Kontrolle über den physischen Zugriff auf die Systeme und die Ausgestaltung der Sicherheitsarchitektur. Die Implementierung, Überwachung und kontinuierliche Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Firewalls, Zero-Trust-Konzepte, Endpoint Security) liegen in ihrer Verantwortung und erfordern erhebliche interne oder externe Expertise und Investitionen. Die Daten verbleiben im eigenen Rechenzentrum, was für bestimmte Branchen oder Anwendungen (z. B. sensible KI-Trainingsdaten) von kritischer Bedeutung sein kann. | Führende Cloud-Anbieter bieten 2025 hochentwickelte, mehrstufige Sicherheitskonzepte und verfügen über anerkannte Compliance-Zertifizierungen (z. B. ISO 27001, C5 des BSI für Deutschland). Entscheidende Aspekte sind hierbei garantierte Serverstandorte (idealerweise EU/EWR zur Einhaltung der DSGVO), durchgehende Verschlüsselung (Datenübertragung und -speicherung) sowie klare vertragliche Regelungen zur Datenhoheit. Obwohl das Risiko auf den Provider übergeht, ist ein grundlegendes Vertrauen in dessen Sicherheitskompetenz notwendig. Aktuelle Informationen zu Cloud-Sicherheitsstandards und -zertifizierungen veröffentlicht beispielsweise das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Tipp für die Praxis: Fragen Sie Cloud-Anbieter gezielt nach anerkannten Zertifikaten (z. B. ISO 27001, C5 des BSI) und verlangen Sie eine vertragliche Zusicherung über den genauen Serverstandort (idealerweise Deutschland oder EU). |
Rechtliche Konformität und Compliance (DSGVO, GoBD etc.)
Wie stellen die Betriebsmodelle die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sicher?
| On Premise | Cloud |
| Das Unternehmen trägt die vollumfängliche Verantwortung für die Einhaltung aller relevanten rechtlichen Normen durch die korrekte Konfiguration des Systems und die Gestaltung der internen Prozesse. Softwarezertifikate des DMS-Anbieters können hierbei unterstützend wirken, entbinden das Unternehmen jedoch nicht von der Pflicht zur Erstellung einer detaillierten Verfahrensdokumentation und der regelmäßigen Überprüfung der Compliance. | Cloud-Anbieter adressieren viele Standard-Compliance-Anforderungen (wie DSGVO, ISO-Normen) durch zertifizierte Plattformen und entsprechende Vertragswerke (Auftragsverarbeitungsverträge). Der Kunde muss jedoch sorgfältig prüfen, ob die angebotenen Standards seinen spezifischen Bedürfnissen genügen und bleibt letztendlich für die rechtskonforme Nutzung der Daten und Prozesse verantwortlich. Die Erstellung einer unternehmensspezifischen Verfahrensdokumentation ist auch hier unerlässlich. Die Wahl des Serverstandorts ist ein kritischer Faktor. |
Integrationsfähigkeit und API-Anbindungen
Wie gut lässt sich das DMS/ECM in die bestehende IT-Landschaft und mit Drittanwendungen integrieren?
| On Premise | Cloud |
| On Premise Installationen bieten maximale Flexibilität für tiefgreifende und individuelle Integrationen mit anderen Inhouse-Systemen. Dies ist besonders vorteilhaft bei komplexen Schnittstellen zu spezialisierten oder älteren Fachanwendungen (Legacy-Systemen) und erfordert oft spezifisches Entwicklungs-Know-how im Unternehmen. | Moderne Cloud-DMS/ECM-Plattformen stellen in der Regel eine breite Palette an standardisierten Konnektoren für gängige Business-Anwendungen (ERP, CRM etc.) zur Verfügung. Darüber hinaus ermöglichen leistungsfähige, offene Programmierschnittstellen (APIs, z. B. RESTful APIs) individuelle Anbindungen und die Entwicklung eigener Applikationen, die mit der Cloud-Lösung interagieren. |
Gesamtkostenanalyse (TCO) und Nachhaltigkeitsaspekte (Green IT)
Welche Kosten entstehen über den gesamten Lebenszyklus (Betrachtungszeitraum mind. fünf bis zehn Jahre) und welche Rolle spielt die ökologische Nachhaltigkeit (Green IT)?
| On Premise | Cloud |
Relevante Kostenfaktoren sind: Initiale Investitionen in Hardware (Server, Storage, Netzwerk) und deren regelmäßige Erneuerung; Lizenzkosten für Basis-Software (Betriebssysteme, Datenbanken) und die DMS/ECM-Software selbst, inklusive laufender Wartungs- und Supportverträge; Personalkosten für Systemadministration, Wartung, Schulung und Support; Infrastrukturkosten (Stromversorgung, Kühlung); Kosten für Sicherheitstechnologien und regelmäßige Compliance-Audits. Der Energieverbrauch der eigenen Serverinfrastruktur kann einen signifikanten Kosten- und Umweltfaktor darstellen. | Relevante Kostenfaktoren sind: Periodische, nutzungsabhängige Gebühren (meist pro Anwender und/oder Datenvolumen); eventuelle einmalige Kosten für Setup, Datenmigration oder spezifische Konfigurationen; Kosten für optionale Zusatzmodule, erweiterte Support-Level oder erhöhten Traffic; Dienstleistungen, beispielsweise für die Erstellung der Verfahrensdokumentation. Große, moderne Cloud-Rechenzentren können durch optimierte Auslastung, fortschrittliche Kühltechniken und den Einsatz erneuerbarer Energien oft eine bessere Energieeffizienz pro verarbeiteter Informationseinheit erreichen als viele dezentrale On Premise-Installationen. Dies kann ein positiver Aspekt im Rahmen einer Green-IT-Strategie sein. |
Hinweis zur Kostenentscheidung:
Die Total Cost of Ownership (TCO) ist ein wichtiger, aber nicht der alleinige Entscheidungsfaktor. Strategische Unternehmensziele, benötigte Flexibilität und Skalierbarkeit (insbesondere im Kontext von KI), Sicherheitsanforderungen und zunehmend auch Nachhaltigkeitsüberlegungen sollten 2025 maßgeblich in die Wahl des Betriebsmodells einfließen.
Mehr Infos zu den DMS Kosten finden Sie hier.
Fazit: Das optimale Betriebsmodell für 2025 bestimmen: Cloud, On Premise oder Hybrid?
Die Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse mittels ECM/DMS ist 2025 keine Option mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit. Die Wahl des passenden Betriebsmodells ist dabei von entscheidender Bedeutung.
- Cloud-Lösungen (SaaS): Sind 2025 häufig die bevorzugte Option für Unternehmen, die Wert auf schnelle Implementierung, maximale Flexibilität, hohe Skalierbarkeit (auch für KI-gestützte Dienste) und transparente, nutzungsbasierte Kosten legen, bei gleichzeitig minimiertem internen Administrationsaufwand. Sie profitieren von den hohen Sicherheits- und Innovationsstandards spezialisierter Anbieter. Eine stabile Internetanbindung und das Vertrauen in den Provider hinsichtlich Datensicherheit und -souveränität sind Voraussetzungen.
- On Premise-Lösungen: Behalten ihre Relevanz für Organisationen mit höchsten Anforderungen an Kontrolle und individuelle Anpassbarkeit, sehr spezifischen regulatorischen Vorgaben (z. B. bestimmte kritische Infrastrukturen) oder bei unzureichender Internetverfügbarkeit. Sie erfordern signifikante Investitionen in interne IT-Ressourcen und -Expertise.
- Hybrid-Modelle: Etablieren sich 2025 immer stärker als pragmatischer und oft optimaler Mittelweg. Sie ermöglichen die Kombination der Kontrollvorteile von On Premise-Systemen für kritische Kerndaten oder -anwendungen mit der Agilität und den spezialisierten Diensten (z. B. KI-Analysen, Cloud-Backup, Langzeitarchivierung) der Cloud.
Die für Ihr Unternehmen beste Wahl hängt von einer sorgfältigen Analyse Ihrer spezifischen Anforderungen, Ihrer langfristigen IT-Strategie (z. B. Cloud-first, Hybrid-Ansatz), der Unternehmensgröße und -kultur, Ihrer Innovationsbereitschaft (insbesondere für die Nutzung von KI) sowie Ihren Nachhaltigkeitszielen ab.
Die passende Lösung für Ihr Betriebsmodell
Wir bei Amagno verstehen, dass die Wahl des richtigen Modells von Ihren individuellen Zielen und Anforderungen abhängt. Aus diesem Grund bieten wir Ihnen die volle Flexibilität und haben für jedes Szenario die passende, hochsichere Lösung parat:
- Unsere Amagno Business Cloud ist die ideale Wahl für Unternehmen, die Wert auf schnelle Einsatzbereitschaft, maximale Skalierbarkeit und transparente, planbare Kosten legen, ohne sich um die eigene IT-Infrastruktur kümmern zu müssen.
- Für Unternehmen, bei denen interne Richtlinien, spezielle Compliance-Vorgaben oder die Anbindung von Altsystemen den Betrieb im eigenen Rechenzentrum zwingend erfordern, ist unsere On Premise-Version die souveräne Lösung. Sie bietet die direkte, physische Kontrolle über die Hardware und ermöglicht Anpassungen auf Ebene der IT-Infrastruktur, die gezielt für solche Szenarien ausgelegt sind.
Gerne beraten wir Sie persönlich, um das für Ihre spezifischen Anforderungen optimale Modell zu finden.
