Kennen Sie das? Eine Rechnung geht per Post oder E-Mail ein, wird weitergeleitet, landet in einem Postfach, und bleibt dort erst einmal liegen. Zwei Wochen später fragt jemand nach, wo das Dokument eigentlich steckt, und niemand kann so richtig antworten. Skontofristen sind da meistens schon verstrichen.
In den meisten Unternehmen ist die Reaktion auf solche Probleme immer dieselbe: ein IT-Projekt aufsetzen, einen Dienstleister beauftragen, ein Lastenheft schreiben und dann Monate warten, bis sich überhaupt etwas ändert. Bei Amagno geht das anders. Wer einen Prozess kennt, kann ihn auch selbst abbilden, ganz ohne Programmierung, ohne Workflow-Designer und ohne den Umweg über die IT-Abteilung.
Warum die Fachabteilung der bessere Prozessbauer ist
Prozesse gehören zu den wertvollsten Dingen, die ein Unternehmen besitzt, auch wenn sie selten so genannt werden. Trotzdem laufen sie in der Praxis oft ziemlich chaotisch: Papier wandert von Schreibtisch zu Schreibtisch, Zuständigkeiten sind unklar, und eine verlässliche Übersicht über den Status gibt es meistens nicht.
Amagno dreht das Prinzip um. Nicht die IT gibt vor, wie ein Ablauf aussehen muss, sondern die Regel kommt aus der Fachabteilung selbst, von den Mitarbeitenden, die den Prozess tagtäglich leben. Da Amagno dabei mit dem vertrauten Prinzip von Ordnern arbeitet, fühlt sich der Einstieg auch für Anwendende ohne technisches Vorwissen schnell vertraut an.
Wie das in der Praxis aussieht
Ein Workflow in Amagno ist kein Diagramm voller Pfeile und Bedingungen, sondern setzt sich aus ein paar einfachen Bausteinen zusammen.
Statt Code zu schreiben, kommen Stempel zum Einsatz. Über sie lässt sich festlegen, wer für einen Schritt zuständig ist, welche Daten erfasst werden müssen, bis wann etwas erledigt sein soll, und was passiert, wenn eine Aufgabe liegen bleibt.
Werte aus einem Dokument müssen nicht mühsam abgetippt werden, sie lassen sich einfach in der Vorschau anklicken, und Amagno übernimmt sie. Passt etwas nicht zusammen, etwa weil zwei Dokumente widersprüchliche Angaben enthalten, gleicht das System das automatisch ab.
Auch komplexere Abläufe sind kein Problem: mehrere Freigabeschritte hintereinander, Prüfungen, die parallel laufen, oder Prozesse, die über mehrere Abteilungen gehen. Am Ende steht die automatische Ablage: Das Dokument landet dort, wo es hingehört, und die relevanten Daten werden gleich mit verteilt.
Und weil das alles browserbasiert läuft, spielt es keine Rolle, ob die Arbeit gerade im Büro oder unterwegs stattfindet.
Ändert sich später etwas am Prozess, muss niemand extern beauftragt werden. Der Workflow lässt sich einfach selbst anpassen. Eine kurze Schulung reicht in der Regel aus, externe Hilfe gibt es nur, wenn sie ausdrücklich gewünscht wird.
Flexibel, aber trotzdem sauber
Ein Einwand kommt an dieser Stelle oft: Wenn Fachabteilungen ihre Prozesse selbst bauen, leidet dann nicht die Rechtssicherheit? Bei Amagno nicht. DSGVO, GoBD und relevante ISO-Normen sind fest in der Plattform verankert, unabhängig davon, wer den Workflow gestaltet hat. Zwischen „schnell selbst gemacht“ und „sauber dokumentiert“ muss also gar nicht entschieden werden.
Was das für Amagno-Kunden konkret bedeutet
Ein paar Beispiele zeigen, wie viel das in der Praxis ausmacht. Der Zoo Leipzig hat seinen Rechnungsfreigabeprozess digitalisiert und dadurch den Verwaltungsaufwand um etwa die Hälfte gesenkt. Bei Müller Landtechnik läuft die Rechnungsprüfung heute 80 bis 90 Prozent schneller als früher, ganz nebenbei wird auch noch jede Menge Papier gespart. FYNCH-HATTON hat durch den eigenen Workflow keine Skontofrist mehr verpasst und dadurch jährlich einen fünfstelligen Betrag eingespart, bei einer Bearbeitungszeit von maximal 48 Stunden pro Rechnung. Und bei Ledlenser wird vor allem geschätzt, dass sich der Workflow jederzeit selbst umbauen lässt, ohne auf jemanden warten zu müssen.
Für wen sich das lohnt
Nicht jedes Unternehmen braucht dieselbe Flexibilität. Besonders interessant wird No-Code aber für alle, die ihre Prozesse regelmäßig anpassen müssen, die lieber diese Woche als in einem halben Jahr ein Ergebnis sehen wollen, und die trotzdem nicht auf Compliance verzichten können.
Am Ende zählt: selbst gemacht heißt auch selbst verstanden
Die größte Hürde bei der Digitalisierung von Prozessen ist meistens nicht die Technik, sondern die Abhängigkeit von anderen: von der IT, von externen Dienstleistern, von Wartezeiten. No-Code nimmt diese Abhängigkeit weg. Mit Amagno bauen Fachabteilungen ihre Workflows selbst, passen sie an, wenn sich etwas ändert, und bleiben dabei rechtlich auf der sicheren Seite. Am Ende steht nicht irgendein Prozess, sondern genau der, den das Unternehmen tatsächlich braucht.
Vorausgesetzt, der eigene Prozess ist vorher über die beteiligten Abteilungen hinweg genau bekannt. Wer wann etwas prüft, freigibt oder weiterleitet, das muss allen Beteiligten klar sein, bevor der Workflow entsteht, nicht erst währenddessen. Ist dieses Wissen einmal zusammengetragen, geht der Rest erstaunlich schnell: In der Regel lässt sich ein Workflow in Amagno dann innerhalb weniger Stunden einrichten.
Wer selbst ausprobieren möchte, wie schnell ein eigener Workflow entsteht:
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