Der Weg zur optimalen Workflow Optimierung

Ineffiziente Arbeitsabläufe sind einer der größten Produktivitätskiller in Unternehmen. Eine viel zitierte Analyse von McKinsey zeigt, dass Mitarbeitende oft bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit durch unklare Prozesse, die Suche nach Informationen und manuelle Routineaufgaben verlieren. Die gezielte Workflow-Optimierung löst dieses Problem, indem sie Abläufe standardisiert, digitalisiert und automatisiert.

In diesem Artikel wollen wir Ihnen daher ganz praxisnah zeigen, was den entscheidenden Unterschied zwischen Prozessen und Workflows ausmacht, mit welcher klaren Methode Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und wie moderne Software-Tools Ihnen dabei helfen, die Effizienz im gesamten Unternehmen nachhaltig zu steigern.

Was ist der Unterschied zwischen Prozess und Workflow?

Um Arbeitsabläufe zu optimieren, muss man die Begriffe „Prozess“ und „Workflow“ klar trennen.

• Ein Geschäftsprozess beschreibt das WAS: Welche Arbeitsschritte sind in welcher Reihenfolge erforderlich, um ein bestimmtes unternehmerisches Ziel zu erreichen (z. B. die Bearbeitung einer eingehenden Rechnung).
• Ein Workflow beschreibt das WIE: Wie wird dieser Prozess konkret ausgeführt? Er ist die (oft automatisierte) Abwicklung des Prozesses, bei der Dokumente, Informationen und Aufgaben zur richtigen Zeit an die richtigen Personen oder Systeme weitergeleitet werden.

Auf den Punkt: Der Workflow ist die praktische Umsetzung und Automatisierung eines theoretisch definierten Prozesses. Die Optimierung setzt bei beiden an.

Warum kann Workflow-Optimierung den Unternehmenserfolg steigern?

Die Optimierung von Workflows liefert direkte und messbare Ergebnisse, die über eine reine Zeitersparnis hinausgehen.

• Mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit: Durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten (z. B. Freigabeanfragen, Datenübertragungen) werden Fachkräfte von monotonen Aufgaben entlastet und können ihre Expertise für wichtigere Aufgaben nutzen.
• Weniger Kosten durch Fehlerreduktion: Standardisierte und systemgeführte Workflows minimieren menschliche Fehler, die durch vergessene Schritte oder falsche Informationen entstehen. Das spart Kosten für Nacharbeit und Korrekturen.
• Schnellere Reaktionsfähigkeit: Optimierte Prozesse ermöglichen es dem Unternehmen, schneller auf Kundenanfragen oder Marktveränderungen zu reagieren, da interne Abläufe reibungslos und ohne Verzögerungen funktionieren.
• Bessere Entscheidungsgrundlagen: Digitale Workflows erzeugen Daten. Diese Daten können analysiert werden, um Engpässe zu identifizieren und Prozesse kontinuierlich datengestützt zu verbessern.

Wie optimiert man Workflows? Die 4-Schritte-Methode

Eine erfolgreiche Workflow-Optimierung folgt einem strukturierten, zyklischen Vorgehen.

1. Analyse (Ist-Aufnahme): Nehmen Sie einen konkreten, wiederkehrenden Arbeitsablauf unter die Lupe. Dokumentieren Sie jeden einzelnen Schritt, die beteiligten Personen und die benötigte Zeit. Identifizieren Sie Schwachstellen: Wo gibt es manuelle Übergaben, unnötige Schleifen oder lange Wartezeiten?
2. Design (Soll-Konzept): Gestalten Sie den Prozess neu und zwar so, wie er idealerweise aussehen sollte. Eliminieren Sie unnötige Schritte, definieren Sie klare Regeln für Entscheidungen und legen Sie fest, welche Aufgaben automatisiert werden können. Professionell werden solche Prozesse oft in einer standardisierten Notation wie BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) visualisiert.
3. Automatisierung (Tool-Einsatz): Implementieren Sie den neu designten Workflow mit einem geeigneten digitalen Werkzeug, z. B. einem Dokumentenmanagementsystem mit integrierter Workflow-Engine. Bilden Sie den Ablauf technisch ab und weisen Sie Rollen und Aufgaben zu.
4. Messung & Anpassung (KVP): Überwachen Sie die Performance des neuen Workflows. Messen Sie die Durchlaufzeiten und vergleichen Sie sie mit dem alten Prozess. Nutzen Sie das Feedback der Anwender und die gewonnenen Daten, um den Workflow kontinuierlich weiter zu verbessern (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

Welche Rolle spielen digitale Tools wie Amagno?

Die technische Umsetzung der Workflow-Optimierung (Schritt 3) erfolgt heute über digitale Plattformen. Eine charmante und hochintegrierte Lösung ohne Modulchaos bietet beispielsweise unser Dokumentenmanagementsystem Amagno.

Als Cloudlösung genutzt, werden keine eigenen Hardware-Ressourcen für die Speicherung von Daten benötigt. Stattdessen kann von überall flexibel auf Daten und Prozesse zugegriffen werden, wobei die Daten sicher in Deutschland verbleiben. Innerhalb von Amagno lassen sich dokumentenbasierte Workflows wie die Rechnungsprüfung oder das Vertragsmanagement direkt abbilden und automatisieren. Die integrierte KI unterstützt dabei, Informationen aus Dokumenten zu verstehen und Prozesse intelligent zu steuern.

Was sind die typischen Herausforderungen bei der Workflow-Optimierung? 

Die Optimierung von Arbeitsabläufen bringt auch Herausforderungen mit sich, für die es aber Lösungen gibt.

• Herausforderung: Widerstand im Team.
  • Lösung: Transparente Kommunikation und aktive Einbindung der Mitarbeitenden von Anfang an. Zeigen Sie die konkreten Vorteile für den Einzelnen (z. B. weniger lästige Routineaufgaben) und schulen Sie den Umgang mit neuen Tools gründlich.
• Herausforderung: Komplexe oder unklare Prozesse.
  • Lösung: Starten Sie klein (siehe 4-Schritte-Methode). Optimieren Sie nicht alles auf einmal, sondern wählen Sie einen überschaubaren Prozess, um einen schnellen Erfolg zu erzielen.
• Herausforderung: Technische Integration.
  • Lösung: Wählen Sie ein modernes System mit offenen Schnittstellen (APIs), das sich gut in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügt und Datensilos vermeidet.

Praxisbeispiel: Wie wir die Rechnungsbearbeitung bei Müller Landtechnik optimiert haben

Ein Kunde, bei dem wir die im Artikel beschriebene Methode erfolgreich umgesetzt haben, ist die Müller Landtechnik GmbH & Co. KG. 

Herausforderung:

Es bestand die zentrale Herausforderung in der unübersichtlichen Dokumentenablage und den papierbasierten, zeitaufwendigen Workflows. Besonders im Bereich der Buchhaltung führten manuelle Prozesse zu Verzögerungen, Fehlerquellen und einem hohen Verwaltungsaufwand. Die Dokumentensuche war mühsam, und es fehlte an einem einheitlichen System zur strukturierten Ablage.

Umsetzung:

Wir haben gemeinsam mit Müller Landtechnik unser digitales Dokumentenmanagementsystem eingeführt, um die bestehenden Prozesse grundlegend zu modernisieren. Im Fokus standen die vollständige Digitalisierung der Eingangsrechnungs- und Freigabeprozesse sowie die automatische Verschlagwortung von Dokumenten. Durch individuelle Workflows konnten wir die Bearbeitungsschritte digital abbilden und automatisieren. Schulungen und eine saubere Datenmigration sorgten für eine reibungslose Umsetzung.

Ergebnis:

Die Umstellung auf digitale Workflows hat sich für Müller Landtechnik spürbar ausgezahlt. Die Mitarbeitenden finden Dokumente nun in Sekunden statt in Minuten, und die Rechnungsverarbeitung läuft automatisiert und nachvollziehbar. Die gesamte Verwaltung ist deutlich strukturierter, transparenter und effizienter geworden. Auch in Stoßzeiten bleibt die Bearbeitung stabil und verlässlich. Die digitale Ablage ermöglicht standortübergreifendes Arbeiten und bildet die Grundlage für weitere Optimierungen.

Mehr zur Case Study finden Sie hier 

Fazit

Workflow-Optimierung ist kein einmaliges IT-Projekt, sondern eine kontinuierliche unternehmerische Aufgabe. Jeder Prozess, den Sie heute effizienter gestalten, setzt wertvolle Ressourcen für die wertschöpfenden Aufgaben von morgen frei und stärkt Ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig.

Warten Sie nicht auf die perfekte, unternehmensweite Strategie. Der entscheidende erste Schritt ist oft der kleinste: Identifizieren Sie einen einzelnen, spürbar ineffizienten Arbeitsablauf, der Ihr Team täglich bremst. Machen Sie dessen Optimierung mit einem modernen Tool zu Ihrem nächsten erfolgreichen Projekt. Dieser erste Erfolg beweist den Mehrwert, schafft Akzeptanz im Team und ist der wichtigste Impuls für eine durchgehend digitale und effiziente Organisation.