Workflow Management System: So nutzen Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung

Ineffiziente, langsame und fehleranfällige Arbeitsabläufe kosten Ihr Unternehmen täglich Zeit und Geld. Laut einer Analyse des Marktforschungsunternehmens IDC verbringen Mitarbeitende rund 30 % ihrer Arbeitszeit allein mit der Suche nach internen Informationen.

Ein modernes Workflow-Management-System löst dieses Problem, indem es Ihre Geschäftsprozesse digitalisiert, automatisiert und transparent steuert.

Doch wie lassen sich komplexe Geschäftsprozesse für alle Beteiligten optimal abbilden und steuern? Und wie können moderne Workflow-Management-Tools bestmöglich in den Unternehmensalltag integriert werden? Unser Leitfaden liefert Ihnen die Antworten und zeigt, wie Sie Ihre Workflows zukunftsfähig gestalten.

Was ist ein Workflow-Management-System?

Ein Workflow-Management-System (WMS) ist eine Software, die wiederkehrende Geschäftsprozesse digital abbildet und deren Ausführung automatisiert. Statt als separate Insellösung ist diese Funktionalität heute oft ein integraler Bestandteil umfassender Plattformen, insbesondere von modernen Dokumentenmanagementsystemen (DMS).

Ein solches integriertes System fungiert als intelligente Schaltzentrale für alle dokumentenbasierten Prozesse. Es verteilt Aufgaben nach vordefinierten Regeln an die richtigen Mitarbeitenden und interagiert nahtlos mit anderen angebundenen Systemen wie ERP- oder CRM-Lösungen. 

Moderne Systeme nutzen dafür oft Künstliche Intelligenz, um Dokumente automatisch zu verstehen und Prozesse intelligent zu steuern sowie Low-Code-Plattformen, mit denen Anwendende ihre Abläufe auch ohne Programmierkenntnisse einfach selbst anpassen können.

Was bringt ein Workflow-Management-System? Die 4 wichtigsten Ergebnisse für Ihr Unternehmen

Anstatt abstrakter Vorteile, hier die konkreten, messbaren Ergebnisse der Einführung eines Workflow-Management-Systems.

Ergebnis	Praktische Auswirkung für Ihr Unternehmen
1. Kürzere Durchlaufzeiten	Manuelle Übergaben, E-Mail-Pingpong und Nachfragen entfallen. Prozesse wie Rechnungsprüfungen oder Freigaben werden um bis zu 70 % beschleunigt.
2. Deutlich weniger Fehler	Standardisierte, geführte Abläufe verhindern vergessene Aufgaben, falsche Zuständigkeiten oder die Verwendung veralteter Informationen. Die Fehlerquote sinkt signifikant.
3. Vollständige Transparenz	Sie sehen jederzeit in Echtzeit, wo ein Vorgang steht, wer aktuell verantwortlich ist und wo es Engpässe gibt. Das ermöglicht eine proaktive Steuerung statt reaktivem Suchen.
4. Nachweisbare Compliance	Jeder Prozessschritt wird lückenlos protokolliert. Das schafft eine revisionssichere Dokumentation für interne Audits oder die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. GoBD).

Wie sieht das in der Praxis aus? Beispiel aus der Rechnungsbearbeitung

Vielleicht kennen Sie das Problem: Rechnungen gehen per E-Mail oder Post ein, werden manuell verteilt und bleiben oft tagelang in Postfächern unbearbeitet liegen. Niemand weiß genau, wo sich eine Rechnung gerade befindet. Die Prüfung und Freigabe durch verschiedene Abteilungen dauert Wochen, was dazu führt, dass wertvolle Skontofristen ungenutzt verstreichen.

Die Lösung: Ein Workflow-Management-System digitalisiert und beschleunigt den gesamten Ablauf:

1. Zentrale Erfassung: Alle Rechnungen, egal ob als PDF oder Scan, werden im System erfasst. Eine integrierte KI liest dabei automatisch alle relevanten Daten wie Kreditor, Rechnungsnummer, Betrag und Datum aus.
2. Automatischer Abgleich: Das WMS prüft die ausgelesenen Daten sofort mit der Bestellung oder dem Lieferschein im ERP-System ab.
3. Digitale Freigabe: Bei Übereinstimmung leitet das System die Rechnung automatisch an den richtigen Kostenstellenverantwortlichen zur digitalen Prüfung und Freigabe weiter. Bei Fristüberschreitung kann eine automatische Erinnerung oder Eskalation erfolgen.
4. Sichere Buchung & Archivierung: Nach der Freigabe werden die Buchungsdaten direkt an die Buchhaltungssoftware übergeben und die Rechnung wird revisionssicher und schnell auffindbar archiviert.

Das Ergebnis: Der Prozess der Rechnungsbearbeitung wird von Tagen oder Wochen auf wenige Minuten verkürzt. Skontofristen werden zuverlässig eingehalten, was direkt Geld spart. Der gesamte Vorgang ist jederzeit transparent und lückenlos nachvollziehbar.

Wie fange ich an? Die ersten 4 Schritte zur erfolgreichen Einführung

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, gezielt und klein anzufangen, anstatt alles auf einmal zu wollen.

1. Den richtigen Prozess auswählen: Starten Sie nicht mit dem kompliziertesten Prozess im Unternehmen. Wählen Sie stattdessen einen klar definierten Arbeitsablauf, der häufig durchlaufen wird und dessen Ineffizienz viele Mitarbeitende spüren (z. B. Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen, Bestellfreigaben).
2. Ablauf visualisieren: Skizzieren Sie den ausgewählten Prozess auf einem Whiteboard oder mit einem einfachen Tool. Wer ist beteiligt? Welche Schritte sind nötig? Welche Entscheidungen werden getroffen? Dies ist Ihr Soll-Konzept.
3. Anforderungen ableiten: Leiten Sie aus Ihrer Skizze die konkreten Anforderungen an ein Workflow-Management-System ab. Definieren Sie, was für diesen einen Prozess unverzichtbar ist.
4. Anbieter gezielt vergleichen: Gehen Sie mit Ihrer klaren Anforderungsliste auf die Suche nach passenden Anbietern. Bitten Sie um eine Demo, die exakt Ihren skizzierten Prozess abbildet, anstatt einer allgemeinen Produktpräsentation.

Praxisbeispiel Zoo Leipzig: Digitale Steuerung statt Zettelwirtschaft

Zu den Kunden, bei denen wir die im Artikel beschriebene Methode erfolgreich umgesetzt haben, gehört der Zoo Leipzig.

Herausforderung:

Beim Zoo Leipzig war die Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit hohem Aufwand verbunden. Der Prozess lief manuell, war fehleranfällig und erforderte viel Abstimmung zwischen den Abteilungen. Besonders problematisch war der mangelnde Überblick über Freigabeschritte und Zuständigkeiten, ein typisches Problem bei fehlender Workflow-Steuerung.

Umsetzung:

Wir haben gemeinsam mit dem Zoo Leipzig unser Dokumentenmanagementsystem eingeführt, um die Grundlage für ein funktionierendes Workflow-Management zu schaffen. Im Zentrum stand die Automatisierung des Rechnungsfreigabeprozesses: Eingehende Belege werden digital erfasst, automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet und revisionssicher archiviert. Die Prozesse lassen sich standortübergreifend und direkt im Browser steuern.

Ergebnis:

Durch die digitale Abbildung der Freigabeprozesse konnte der Zoo Leipzig den Verwaltungsaufwand um rund 50 Prozent reduzieren. Der gesamte Ablauf ist heute strukturierter, schneller und nachvollziehbar. Verantwortliche haben jederzeit den Überblick über den Status einzelner Rechnungen. Das Beispiel zeigt, wie ein modernes Dokumentenmanagementsystem ein effektives Workflow-Management ermöglichen kann, ohne Insellösungen oder manuelle Zwischenschritte.

Mehr zur Case Study finden Sie hier 

Prozesse mit der Amagno Business Cloud steuern

Die theoretischen Anforderungen an ein modernes Workflow-Management-System lassen sich mit einer konkreten Lösung wie unserer Amagno Business Cloud in der Praxis umsetzen. 

• Digitale Geschäftsprozesse für alle Abteilungen: Amagno ermöglicht die Digitalisierung von Prozessen in Bereichen wie der Rechnungs- und Vertragsverwaltung oder der Personalakte. Ziel ist es, Probleme wie verlorene Dokumente, lange Bearbeitungszeiten oder verpasste Fristen zu beseitigen.
• Automatisierte Datenerkennung und Ablage: Das System kann Daten aus Dokumenten automatisiert erfassen und für die Ablage und nachfolgende Prozesse nutzen. Die integrierte KI-Technologie unterstützt dabei, nahezu alle Daten innerhalb von Dokumenten automatisch zu erkennen.
• Flexible, benutzergesteuerte Workflows: Eine Stärke von Amagno ist, dass Anwendende viele Geschäftsprozesse individuell und flexibel selbst erstellen und verwalten können, ohne dafür externe Aufträge vergeben zu müssen.
• Intelligenter Informationszugriff durch KI: Statt einer reinen Stichwortsuche ermöglicht die Amagno KI-Technologie einen konversationellen Umgang mit den Unternehmensdaten. Mitarbeitende können Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten konkrete Antworten, was die Informationsbeschaffung erheblich beschleunigt.
• Nahtlose Integration: Amagno bietet standardisierte Schnittstellen und eine offene RESTful-API zur Anbindung an führende ERP- und CRM-Systeme sowie andere Fachanwendungen, um einen durchgängigen Informationsfluss zu gewährleisten.

Mit Amagno setzen Sie auf eine Lösung, die etabliertes Dokumentenmanagement mit flexibler Workflow-Automatisierung und modernen KI-Funktionen kombiniert, um die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern.