Alte Dokumente und Akten scannen und archivieren. Was kostet das?

Eigentlich wäre folgende Frage besser: Alte Ordner und Akten scannen und archivieren. Was spart das an Kosten ein? Aber der Reihe nach.

Unternehmen müssen Geschäftsdokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, Angebote oder Belege, zehn Jahre lang aufbewahren. Schon bei kleineren mittelständischen Unternehmen kommen mit den Jahren enorme Papiermengen zusammen. Die gilt es sicher für zehn Jahre zu archivieren. Entweder geschieht das in einem gesonderten Raum oder in Aktenschränken direkt an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter. Oft kommen derart große Papiermengen zusammen, dass nur die jüngeren Akten in Ordnern im Büro aufbewahrt werden können. Ältere Dokumente werden dann gesondert gelagert.

Die Kosten für ein analoges Archiv für alte Akten und Dokumente.

Kosten für ein ArchivIn erster Linie denkt man bei den Kosten für die Archivierung an Miet- und Nebenkosten für Räumlichkeiten, um dort die alten Akten und Dokumente aufzubewahren. Diese Kosten sind auch nicht zu vernachlässigen, schwanken jedoch je nach Region und Unternehmen. Werden eigene nicht benötigte Lagerhallen oder Räume genutzt, fallen nur sehr geringe Kosten an. Hat ein Unternehmen einen angemieteten Sitz im städtischen Umfeld, können die Kosten für die benötigte Fläche schnell einen beachtlichen Umfang erreichen.

Ein gerne vernachlässigter aber oftmals wesentlich schwerwiegenderer Kostenfaktor der Archivierung ist die geringe Auskunftsfähigkeit des Unternehmens. Bei Rückfragen zu Vorgängen müssen die Mitarbeiter in schlecht durchsuchbaren Netzlaufwerken oder eben sogar in Unmengen von Aktenordnern die entsprechende Information suchen und hoffentlich auch finden. Das Zusammentragen von verschiedenen InformationenZeitverschwendung bei Suche nach Dokumenten aus verschiedenen Bereichen (Einkauf, Fachabteilung, Buchhaltung etc.) raubt dem einzelnen Mitarbeiter enorm Zeit. Und hält sogar im Zweifelsfall noch weitere Kollegen von Ihren Kernaufgaben ab.

Laut einer aktuellen Studie verschwendet jeder Mitarbeiter rund 20 Minuten täglich mit der Suche nach Dokumenten. Bei Kosten von 60 Euro je Arbeitsstunde (Lohnkosten, Arbeitsplatzkosten etc.) kommen da schnell horrende Summen zusammen. In einem mittelständischen Unternehmen mit 10 Mitarbeitern in der Verwaltung ergibt sich folgendes Rechenbeispiel: Weiterlesen »

5 Dinge, die der Mittelstand für die Digitalisierung 2017 anpacken muss

Die meisten guten Neujahrsvorsätze dürften sich inzwischen schon wieder in Luft aufgelöst haben. Wir haben hier dennoch fünf gute Vorsätze für das Jahr 2017 aufgeschrieben. Ein wenig spät zwar, aber wir können es auch einen verfrühten Frühjahrsputz nennen.

1. Endlich das veraltete und unbrauchbare Netzlaufwerk ablösen.

Überflüssige Suchen in NetzlaufwerkenDokumente sind zwar in digitaler Form in einem Netzlaufwerk verfügbar, jedoch völlig ineffektiv. Mitarbeiter verschwenden täglich bis zu 30 Minuten Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten, selbst wenn der Speicherort grundsätzlich bekannt ist. Entweder ist das Dokument dennoch nicht dort abgelegt oder in verschiedenen Versionen, so dass erst manuell geprüft werden muss, welche Version die gerade aktuellste ist.

Da jeder Mitarbeiter eine andere Sicht auf einen Vorgang hat, bauen sich oft parallele Ablagestrukturen auf. Das verursacht Wildwuchs, Chaos und viele Redundanzen auf dem Netzlaufwerk. Entsprechend hoch sind die Kosten für Speicherplatz und BackUp-Lösungen und entsprechend hoch ist auch die Gefahr von Verwechslungen verschiedener Versionen. Weiterlesen »

Digitalisierung des Mittelstand: Es fängt in der Verwaltung an.

Digitalisierung des MittelstandIm Zusammenhang mit der Digitalisierung des Mittelstands wird auch oft von Industrie 4.0 gesprochen. Als Visualisierung wird dann gern ein Bild einer großen Fertigungsstraße mit modern anmutenden Industrierobotern verwendet. Klar, dass sich hier eine Vielzahl von mittelständischen Unternehmen gar nicht angesprochen fühlt. Dabei beinhaltet die Digitalisierung besonders für kleine und mittlere Unternehmen enorme Chancen, kosteneffizienter wirtschaften zu können. Das hat in erster Linie aber nicht unbedingt etwas mit vernetzten und automatisierten Produktionsstraßen und dazugehörigen Robotern zu tun. Auch wenn es, zugegeben, viel beeindruckender aussieht als beispielsweise eine eingescannte Rechnung. Jedoch kann ein erster Schritt für mittelständische Unternehmen in die Digitalisierung viel einfacher als der große Rundumschlag in der Fertigung sein. Muss es sogar!

Die Digitalisierung des Mittelstand fängt in der Verwaltung an.

Die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen sollte in der Verwaltung starten. Denn die Digitalisierung beginnt in den Köpfen der Entscheider und muss von der Geschäftsführung getragen und getrieben werden. Laut einer aktuellen Studie müssen 30% des Managements interne Widerstände überwinden. In den Fachabteilungen ist der Widerstand in der Regel am größten.

Unserer Erfahrung nach hat es sich daher sehr bewährt, zu Beginn erste Geschäftsprozesse in der Verwaltung zu digitalisieren. Im Zweifelsfall sogar nur einen einzelnen Prozess. Aller Anfang ist bekanntlich schwer und um anfängliche Widerstände schnell ausräumen zu können, ist es durchaus empfehlenswert, zunächst kleinere Schritte zu machen. Die so gewonnenen Erfahrungen und eventuell aus diesen resultierende Verbesserungen können beim Ausbau neuer Technologien dann einbezogen werden.
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Digitalisierung im Mittelstand funktioniert nur mit Akzeptanz

Digitalisierung im Mittelstand

Digitalisierung ist für viele Menschen immer noch sehr weit weg. Gerne wird versucht mit teils abstrakten Vergleichen die Veränderungen für den Leser oder Zuhörer bildlicher und damit leichter verständlicher darzustellen. Auch wir bei AMAGNO verwenden einen Vergleich mit der industriellen Revolution, um zu zeigen, dass momentan wirklich große Veränderungen im Gange sind. Gerne werden in unseren Präsentationen die bisher analogen, auf Papier basierenden Geschäftsprozesse mit einem Pferdewagen und die neuen digitalen Workflows mit der Fortbewegung in einem Auto verglichen. Klingt komisch, funktioniert aber ganz gut.

Zum Klassiker ist inzwischen auch folgende Beschreibung geworden: „Die Digitalisierung ist ein Zug und dieser fährt bald ab.“

Daran gefallen mir persönlich zwei Dinge nicht:

1. Es wird suggeriert, dass es einen Zeitpunkt gibt über den hinaus jeder, der nicht auf den Zug der Digitalisierung aufgesprungen ist, scheitern wird. Mit Druck und Zwang hat bisher selten etwas nachhaltig funktioniert und man schafft auch keine überzeugende Akzeptanz. Auch nicht bei Entscheidern in einem Unternehmen

2. In der ganzen Darstellung werden die Mitarbeiter in der Regel komplett außen vorgelassen. Wie erfolgreich eine neue Technologie im Unternehmen wird, hängt immer auch von der erreichten Akzeptanz bei den Mitarbeitern ab.

5 Tipps um die Akzeptanz für die Digitalisierung bei Mitarbeitern zu erhöhen

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ECM mit Dokumentwiedererkennung auf der CeBIT 2016

AMAGNO galt 2015 als eines der am schnellst wachsenden Digitalunternehmen in Deutschland. Der Grund des rasanten Wachstums ist die gleichnamige Softwarelösung aus dem Bereich des Enterprise Content Managements (ECM) und Dokumentenmanagements (DMS). Unternehmen überführen innerhalb weniger Tage die bisherigen Arbeitsweisen mit Dateien, Papierbelegen und Emails sowie bislang zeitaufwendige Geschäftsvorgänge auf den digitalen Arbeitsplatz. AMAGNO präsentiert dazu vom 14. – 18.03. auf der CeBIT 2016 (Halle 3 | B17) die neuste Produktgeneration mit der Dokumentenwiedererkennung und dynamischen Aktenstrukturen.

Mittelstand darf Tipping-Point der Digitalisierung nicht verpassen

„Der digitale Wandel, insbesondere im Umgang mit Dateien, Belegen, Emails und Geschäftsvorgängen, ist vergleichbar mit der Industrialisierung im 18 Jahrhundert. Der Sprung vom Pferd zum Auto. Unternehmer, die diesen Wandel nicht rechtzeitig erkennen oder ignorieren, also ihren Tipping-Point verpassen, gefährden die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Mit AMAGNO geben wir den Unternehmen ein schnell einsetzbares, rechtlich sicheres und für die Mitarbeiter einfach erlernbares Produkt. Unser Ziel ist es, den Umstieg auf die Digitalisierung zeitlich verlustarm zu ermöglichen, um die alltägliche Arbeit des Unternehmens und damit seinen aktuellen Erfolg nicht zu bremsen.“, so Jens Büscher, CEO AMAGNO. Weiterlesen »