Digitaler Rechnungsworkflow

für elektronische Rechnungen

Mit dem digitalen Rechnungsworkflow von Amagno können Sie durch eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung enorme Kosten im Unternehmen einsparen. Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung einer Papierrechnung können Sie Kosten von bis zu elf Euro je eingehender Rechnung im Unternehmen einsparen. Am Ende des Rechnungsworkflows wird die elektronische Rechnung einfach an Buchungsprogramme wie DATEV, Sage & Co., übergeben und im Dokumentenmanagement automatisch archiviert.

  • Einfachster Import von analogen & elektronischen Rechnungen
  • Schnelle Durchlaufzeiten für Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Deutliche Reduzierung der Kosten, Ausnutzung von Skonti
  • Sicherheit durch klare Zuständigkeiten und Nachvollziehbarkeit

Tipp: Übrigens können Sie, neben einem Rechnungsworkflow, mit Amagno auch viele weitere Geschäftsprozesse digital abbilden.

Interaktive Dokumente 560x315 - Rechnungsworkflow

Rechnungsworkflow mit DATEV, Sage, Navision und Co

Der digitale Rechnungsworkflow kann nicht nur die klassische Eingangsrechnungsverarbeitung abbilden, sondern bietet eine ganzheitliche Lösung. Das beginnt beim Erfassen von Rechnungen (per E-Mail, Digitalisierung von Papierrechnungen) und geht über die Klassifizierung von Rechnungsdetails, des Prüfens und der Freigabe via digitales Stempeln bis zur Übergabe der Buchungsdetails per Schnittstelle an Buchungssysteme wie DATEV oder Sage.

Amagno bietet vielfältige Im- und Exportmöglichkeiten via XML-, TXT- oder CSV-Dateien an externe Anwendungen. Es lässt sich auf Basis der modernen REST/JSON-Schnittstelle eigene Schnittstellen schaffen.

Magnetisieren von Daten 560x315 - Rechnungsworkflow

Digitaler Rechnungsworkflow von unterwegs

Die elektronische Rechnungsverarbeitung kann durch den digitalen Rechnungsworkflow von Amagno komplett standortunabhängig betrieben werden. Papierrechnungen müssen nicht länger per Hauspost zwischen den Abteilungen oder Standorten verschickt werden; stattdessen erfolgt eine vollständig digitale Übertragung. Dabei kann man den Rechnungsworkflow auch parallel abbilden, sodass mehrere zuständige Personen gleichzeitig sachliche Prüfungen durchführen können. Ohne wie bisher Duplikate der Rechnung anzufertigen und später wieder zusammenzuführen.

Selbst von unterwegs ist es dem zuständigen Mitarbeiter per Tablet oder Smartphone möglich, digitale Stempel für eine Prüfung oder Freigabe zu setzen. Das System verschlüsselt die Daten hierbei selbstverständlich während der Übertragung.

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Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist kurzum ein digitales Dokument, welches die Anforderungen einer Rechnung erfüllt. Seit 2011 gibt es hierbei keine Unterscheid mehr zwischen analoger und elektronischer Rechnung. Somit müssen alle Angaben die auf einer Papierrechnung stehen, auch auf einer elektronischen Rechnung vorhanden sein. Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2010/45/EU in Deutschland ist damit schließlich die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt.

Das ermöglicht Unternehmen ihren digitalen Rechnungsworkflow deutlich schneller und effizienter umzusetzen. Es spielt dabei auch keine Rolle, ob eine elektronische Rechnung per E-Mail versendet oder per Download bereitgestellt wird. Solange deren Unversehrtheit sichergestellt wird.

Interessant ist außerdem das neue, vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie empfohlene, ZUGFeRD –Format, welches die Daten der Rechnung für Systeme wie Amagno digital und lesbar im PDF enthält.

Rechtskonforme Archivierung von Rechnungen

Auch bei elektronischen Rechnungen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Entscheidend hierbei ist, dass eine elektronische Rechnung auch digital aufbewahrt werden muss. So ist es nicht zulässig, dass eine digitale Rechnung ausgedruckt und in Papierform archiviert wird. Geht eine Rechnung per E-Mail ein, muss die E-Mail zusammen mit der eigentlichen Rechnung archiviert werden.

Ein enormer Vorteil: Eine Papierrechnung, die per Post ins Unternehmen gelangt, darf gescannt und in elektronischer Form archiviert werden. Die originale und analoge Rechnung darf anschließend vernichtet werden, sofern eine Lesbarkeit des Formats (z. B. mit TIFF oder PDF/A) dauerhaft sichergestellt wird.

GoBD en GDPR Logos 300x120 - Rechnungsworkflow

Rechnungen per E-Mail

Der Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen per E-Mail ist sicher einer der bequemsten Wege. Hierbei gilt es zu beachten, dass der Empfänger einer Rechnung per E-Mail grundsätzlich zustimmen muss. Die Zustimmung kann allerdings stillschweigend erfolgen, sprich wiederspricht ein Rechnungsempfänger nicht dem Versand per E-Mail gilt dies als Zustimmung. Es empfiehlt sich allerdings aus Gründen der Höflichkeit eine Änderung des Versands seinen Kunden mitzuteilen, um so Missverständnissen vorzubeugen.

Papierrechnungen digitalisieren

Auch in absehbarer Zeit werden Unternehmen immer noch Papierrechnungen per Post erhalten. Um Medienbrüche oder parallel laufende Prozesse zu vermeiden, sollten diese Papierrechnungen direkt nach Erhalt digitalisiert werden. Das kann am Empfang oder im Sekretariat mit einem Dokumentenscanner geschehen. Diese Scanner können auch gleich sämtliche erhaltene Briefpost digitalisieren und in ein Dokumentenmanagement importieren.

Einer Alternative ist auch die komplette Briefpost umzuleiten und bspw. von einem Scandienstleister wie Dropscan digitalisieren zu lassen. So sparen Sie sich sogar das Öffnen, Scannen und Vernichten der Briefpost und darin enthaltenen Rechnungen.

Digitaler Rechnungworkflow vs. analoger Rechnungsworkflow

 

Rund 3,2 Milliarden Euro kostet Deutschlands Mittelständler das Lochen und Ablegen von Papierbelegen jährlich. Das ergab eine Studie des Statistischen Bundesamtes. Miet- und Haltungskosten der Lager- und Archivräume sind in den Kosten noch nicht inbegriffen.

Erschwerend hinzu kommt die Tatsache, dass die Regelungen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) seit dem 1. Januar 2017 die Langzeitarchivierung von geschäftlichen Unterlagen verpflichten. Wer also seine Dokumente bisher ausschließlich analog archiviert hat, muss dies nun auch auf digitalem Wege erledigen. Da scheint es doch sinnvoll, beide Archive zusammenzuführen, um Kosten und Zeit zu sparen und vor allem die Nerven zu schonen.

Anhand eines fiktiven rechnerischen Beispiels möchten wir Ihnen zeigen, wie sich ein Rechnungseingang analog und digital unterscheidet, welche Folgen die unterschiedlichen Vorgehensweisen mit sich bringen und wie kostbare Zeit gespart werden kann.

Laut einer Statista-Umfrage sind Mitarbeiter rund zwei Stunden täglich mit dem Suchen und Finden von digitalen und gedruckten Dokumenten beschäftigt. Nehmen wir das als Basis und gehen von einer täglichen Dokumentensuche von 120 Minuten und Mitarbeiterkosten von 60 Euro pro Stunde aus, ergibt sich folgendes Rechenbeispiel:

Sina verzweifelt 300x200 - Rechnungsworkflow

120 Minuten * 220 Arbeitstage = 26.400 Minuten im Jahr /60 (Stunden) /8 (Ein Arbeitstag) = 55 Arbeitstage.

Bei 440 Arbeitsstunden (55 Arbeitstage á 8 Arbeitsstunden) und Lohnkosten von 60 Euro pro Stunde kostet die Dokumentensuche 26.400 Euro pro Mitarbeiter im Jahr. Bei 10 Mitarbeitern kommen dabei rund 264.000 Euro für das Suchen und Finden von Dokumenten zusammen.

Doch wie genau unterscheidet sich der analoge vom digitalen Rechnungsworkflow und welche Kosten entstehen dabei? Um diese Frage zu beantworten, haben wir beide Prozesse einmal gegenübergestellt und eine fiktive Kalkulation aufgestellt:

Der analoge Rechnungsworkflow im Überblick

1. Rechnungseingang

Die Rechnung geht über verschiedene Eingangskanäle wie Post, Fax oder E-Mail ein, wird geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen. Zahlungsfristen und Skonti werden auf der Rechnung notiert. Für den Weg zum Postkasten, zum Fax oder für den Ausdruck der Rechnung kostet dieser Schritt dem Zeitkonto 5 wertvolle Minuten. Das macht 5 Euro pro Rechnung.

analog 3.2 - Rechnungsworkflow

2. Rechnungsverteilung

Nun geht die Rechnung auf die Reise zur zuständigen Stelle. Sie in den Postkorb einzusortieren und an die richtige Stelle zu übergeben nimmt ungefähr 5 Minuten in Anspruch. Dem Kostenkonto schlägt das mit 5 Euro zu Buche.

analog 3.2 - Rechnungsworkflow

3. Sachliche und rechnerische Prüfung

Um die Richtigkeit der Rechnung zu prüfen, sind oft mehrere Stellen involviert. Da die Rechnung von A nach B wandert und dort geprüft wird, dauert dieser Prozess ungefähr 10 Minuten. Umgerechnet sind das 10 Euro pro Rechnung. Hin und wieder bleiben Rechnungen im täglichen Geschäft liegen, weil sie entweder vergessen werden oder die Bearbeitung im täglichen Geschäft untergeht. Versäumte Fristen sind die Folge. Dieses Worst-Case-Szenario wurde in der Kalkulation allerdings nicht berücksichtigt.

analog 4.2 - Rechnungsworkflow

4. Genehmigung und Freigabe

Ist die Rechnung geprüft, wird sie zur Genehmigung und Freigabe an eine weitere Stelle weitergeleitet. 2 Minuten braucht es im Schnitt, Rechnungen zu genehmigen und freizugeben. Pro Rechnung entstehen dabei Kosten in Höhe von 2 Euro. Auch in diesem Schritt geschieht die Bearbeitung oftmals nicht sofort. Im Worst Case bleibt die Rechnung bis zum letzten Zahlungstag liegen. Das hat zur Folge, dass der Workflow unterbrochen und die Rechnung direkt zur Zahlungsstelle gebracht werden muss. Bei unserer Berechnung bleibt dieses Szenario jedoch unberücksichtigt.

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5. Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung

Nach der Freigabe landet die Rechnung in der Zahlungsstelle. Dort wird sie dem richtigen Konto und dem Zahlungsziel zugeordnet. Dieser Prozess, aber auch die anschließende Buchung und Zahlungsanweisung nimmt weitere 2 Minuten in Anspruch; was wiederum 2 wertvolle Euro je Rechnung bedeutet.

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6. Ordnungsgemäße Archivierung

In einem abschließenden Schritt wird die Rechnung sowohl analog als auch digital archiviert. Für die Archivierung benötigt ein Mitarbeiter weitere 5 Minuten, was das Konto mit weiteren 5 Euro für jede bearbeitete Rechnung belastet.

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Insgesamt rund 26 Minuten nimmt die vollständige Bearbeitung einer Rechnung in Anspruch. Pro Rechnung kostet der analoge Rechnungsworkflow somit ca. 26 Euro.

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Wie sieht es mit der digitalen Bearbeitung einer Rechnung aus? Ist sie tatsächlich kostensparender oder entstehen dadurch gar neue Kostenpunkte? Wir möchten Ihnen unseren digitalen Rechnungseingangsworkflow vorstellen und zeigen, wie lange wir von AMAGNO für die Bearbeitung einer Rechnung benötigen.

Der digitale Rechnungsworkflow im Überblick:

1. Rechnungseingang

Unsere Rechnungen erhalten wir entweder per Mail oder per Post. Flattert die Rechnung als Mail in unser Postfach, befindet sie sich bereits im Rechnungseingang von AMAGNO, da unser Mailkonto direkt mit dem DMS verknüpft ist. Erhalten wir sie postalisch, muss sie noch gescannt und in AMAGNO importiert werden. Im Schnitt kostet uns dieser Vorgang 2 Minuten, was 2 Euro je Rechnung entspricht.

analog 1.2 - Rechnungsworkflow

2. Rechnungsverteilung

Die Verteilung der Rechnung erfolgt bei uns ganz automatisch. Steht die Bearbeitung einer Rechnung aus, zeigt uns AMAGNO das in unseren Aufgaben an. Da wir hierfür nichts tun müssen, fallen bei uns in diesem Schritt weder Zeit noch Kosten an.

digital 2 - Rechnungsworkflow

3. Sachliche und rechnerische Prüfung

Auch die Zuordnung der Rechnung zur sachlichen und rechnerischen Prüfung geschieht dank AMAGNO bei uns automatisiert. Wir müssen also nur noch die tatsächliche Prüfung vornehmen. Da wir benötigte Dokumente in AMAGNO auch binnen Sekunden finden können, brauchen wir für die gesamte Prüfung auch nur knapp 2 Minuten. Dieser Prozess belastet also unser Kostenkonto mit rund 2 Euro pro Rechnung.

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4. Genehmigung und Freigabe

Steht in unseren Aufgaben eine Rechnung zur Genehmigung und Freigabe aus, liegt sie in dem digitalen Aufgabenkorb der zuständigen Stelle und wird von ihr abgenickt und freigegeben. Rund 1 Minute brauchen wir für die Genehmigung und Freigabe einer Rechnung. Also kostet uns dieser Prozess 1 Euro pro Rechnung.

digital 4 - Rechnungsworkflow

5. Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung

Da wir bei unserem Rechnungsworkflow viel mit Stempeln arbeiten, haben wir auch für diesen Prozess einen vorgefertigten Stempel. Den fügen wir mit nur einem Klick auf das Dokument. Da dieser Schritt rund eine halbe Minute in Anspruch nimmt, kalkulieren wir dafür Kosten von rund 50 Cent.

digital 5 - Rechnungsworkflow

6. Ordnungsgemäße Archivierung

Ähnlich wie bei der Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung archivieren wir unsere Dokumente mit nur einem Mausklick. Da dieser Vorgang keine weiteren Schritte bedarf, dauert die Rechnungsarchivierung bei uns knapp eine halbe Minute, was uns je Rechnung 50 Cent kostet.

digital 5 - Rechnungsworkflow

Um eine Rechnung mit AMAGNO vollständig zu bearbeiten, benötigen wir rund 6 Minuten. Unser Kostenkonto belastet die Bearbeitung einer Rechnung mit 6 Euro.

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Tatsächlich ist das Ergebnis verblüffend. Die Bearbeitung einer analogen Rechnung nimmt viermal mehr Zeit in Anspruch als ihr digitales Pendant. Hinzu kommt außerdem, dass der analoge Rechnungsworkflow wesentlich fehlerbehafteter ist. Rechnungen bleiben beim Kollegen liegen, gehen verloren oder Fristen werden versäumt. Läuft dieser Prozess jedoch digital ab, können Sie jeden einzelnen Schritt verfolgen, Sie werden an die fälligen Rechnungen erinnert und ärgerliche Fehler vermeiden.

Mit dem Einsatz eines digitalen Rechnungsworkflows sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit und kostbares Geld, sondern können sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren.

Häufige Fragen & Antworten zum digitalen Rechnungsworkflow

Durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung können Unternehmen bis zu elf Euro pro Rechnung einsparen. Dies ergibt sich aus der Reduzierung manueller Arbeitsschritte, kürzeren Bearbeitungszeiten und einer geringeren Fehlerquote.

Ja, viele Lösungen für digitale Rechnungsworkflows sind so konzipiert, dass sie mit bestehenden Buchhaltungsprogrammen wie DATEV, Sage und anderen kompatibel sind. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Finanzprozesse.

Ja, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren von digitalen Rechnungsworkflows, da sie die Prozesseffizienz steigern und Kosten senken. Solche Systeme können auch ohne große IT-Abteilungen implementiert und betrieben werden.

Sie möchten produktiver und effizienter arbeiten? Gerne berät Sie das AMAGNO Sales Team bei Fragen rund um den digitalen Rechnungsworkflow. Melden Sie sich telefonisch unter: Tel. +49 (0)441 309 123 45 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an: sales (at) amagno.de. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

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