Purchase to Pay-Prozess (P2P): Darum muss er digital erfolgen!

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Wer sich mit dem Thema „Einkaufen in Unternehmen“ auseinandersetzt, kommt am P2P, am Purchase to Pay Prozess, nicht mehr vorbei. Frei übersetzt handelt es sich hierbei um den „Einkauf bis Bezahlung“-Prozess. Unter dem Begriff werden die Vorgänge zusammengefasst, die vom Einkauf bis zur Bezahlung der Rechnung abgearbeitet werden müssen.

Es versteht sich von selbst, dass hier mit den passenden Lösungen Abläufe vereinfacht werden können. Unternehmen, die sich vorgenommen haben, im Zuge der Bestellung und Beschaffung von Produkten Zeit und Mühe zu sparen, können gut beraten sein, sich mit den entsprechenden Optimierungsmöglichkeiten auseinanderzusetzen. Diese sind umfangreicher als gedacht.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Zeitersparnis durch Automatisierung: Ein digitalisierter Purchase to Pay (P2P) Prozess reduziert manuelle Arbeitsschritte, verbessert die Effizienz und ermöglicht es Unternehmen, Vorteile wie Skonto-Rabatte durch schnellere Rechnungsbearbeitung zu nutzen.
  • Fehlervermeidung und Transparenz: Automatisierte P2P-Lösungen minimieren Fehler und schaffen mehr Transparenz, indem Medienbrüche vermieden und alle Prozessschritte zentral dokumentiert werden.
  • Individuelle Anpassung: Moderne P2P-Software lässt sich flexibel an Unternehmensbedürfnisse anpassen, wodurch Bestellprozesse effizienter gestaltet und gleichzeitig Compliance-Standards wie GoBD erfüllt werden können.

Kurz zusammengefasst: Welche Bereiche umfasst der Purchase to Pay Prozess?

Damit der Purchase to Pay Prozess überhaupt erst in Gang gesetzt werden kann, ist es wichtig, dass die einzelnen Abteilungen (oder ein bestimmter Ansprechpartner) einen Bedarf anmelden. Danach werden die entsprechenden Produkte bestellt. Es folgt die Auftragsbestätigung. Am Ende erhält das Unternehmen seine Lieferung und muss die dazugehörige Rechnung verarbeiten.

Was einfach klingt, ist manchmal etwas komplexer als angenommen. Wer sich auf standardisierte Vorgänge verlassen kann, ist im Vorteil.

Purchase to Pay: Eine detaillierte Definition

Der klassische Purchase to Pay Prozess setzt sich aus mehreren Arbeitsschritten zusammen. Wer sich einen ersten Überblick verschaffen möchte, weil er sich in der Vergangenheit vielleicht noch nicht mit dem Thema auseinandergesetzt hat, kann sich an den Worten „Purchase“ („Kaufen“) und „Pay“ („Zahlung“) orientieren.

Das Wort „Purchase“ bezieht sich auf alle Bereiche, die mit dem Bedarf in Verbindung stehen. Hierunter fallen:

  • die Bedarfsmeldung
  • die Prüfung (und im Idealfall die Freigabe)
  • die Bestellung
  • die Bestätigung des Lieferanten
  • der Eingang der Waren.

Unter „Pay“ werden die Schritte zusammengefasst, die sich auf die Zahlung beziehen. Also:

  • der Eingang der Rechnung und deren Verarbeitung
  • die Kontrolle der Rechnung und ihre Freigabe
  • die Zahlung.

Dementsprechend ist „Purchase to Pay“ eigentlich selbsterklärend.

Deshalb ist ein automatisierter Purchase to Pay Prozess so praktisch!

Es gibt einige Gründe, die dafürsprechen, sich mit den Vorteilen eines automatisierten P2P Prozesses auseinanderzusetzen. Im ersten Schritt bietet es sich an, die einzelnen Abteilungen, die mit den jeweiligen Bestellungen in Berührung kommen, etwas genauer anzuschauen. Abgesehen von demjenigen, der den Bedarf anmeldet, sind:

  • der Einkauf
  • der Wareneingang
  • das Rechnungswesen

betroffen. Und weil in jeder dieser Abteilungen verschiedene Menschen arbeiten, sind viele Personen an den jeweiligen Bestellungen beteiligt. Wie viele, ist oft von der Größe des Unternehmens und seiner individuellen Aufgabenverteilung abhängig. Fest steht, dass ohne die passende Automatisierung viele Schritte manuell erfolgen müssen. Und genau das kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Wer dementsprechend möglichst effektiv arbeiten möchte, sollte von „manuell“ auf „automatisiert“ umstellen.

Zusatztipp: Mitarbeiter frühzeitig schulen

Obwohl die Umstellung auf einen Purchase to Pay Prozess in der Regel nicht viel Zeit in Anspruch nimmt, gilt es natürlich, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, welche Rolle er im Zuge der einzelnen Prozessschritte einnimmt. 

Es gilt, einen Mix aus „alter“ und „neuer Vorgehensweise“ zu vermeiden. Auf diese Weise lassen sich die Vorteile von P2P, gerade in Bezug auf das Thema Effizienz, von Anfang an optimal nutzen.

Welche Probleme können sich beim manuellen Purchase to Pay Prozess ergeben?

Wie holprig ein manueller Purchase to Pay Prozess sein kann, zeigt sich im direkten Vergleich mit der automatisierten Option.

So stört es viele, die noch manuell arbeiten, unter anderem, dass…

  • es vergleichsweise lange dauert, bis das entsprechende Produkt schlussendlich bestellt wird
  • gegebenenfalls Rückfragen gestellt werden müssen
  • es dem Prozess an Transparenz fehlt
  • viele, die in den Bestellprozess involviert sind, mehr Zeit als nötig investieren
  • es nicht möglich ist, die Vorteile einer modernen Liquiditätsplanung zu nutzen.

Abgesehen davon sorgen lange Bearbeitungszeiten auch oft dafür, dass der Skonto, der von vielen Lieferanten nach wie vor eingeräumt wird, nicht genutzt werden kann. Bis die Rechnung schlussendlich freigegeben und verbucht wurde, vergeht häufig so viel Zeit, dass die Fristen abgelaufen sind und mögliches Einsparpotenzial nicht mehr genutzt werden kann.

Kurz: Wer auf ausschließlich manuelles Purchase to Pay setzt, nutzt seine Ressourcen – sowohl im finanziellen als auch im personellen Zusammenhang – meist nicht optimal.

Eine zusätzliche Herausforderung: Der Medienbruch

Zahlreiche Unternehmen haben sich im Laufe der Zeit mit Hinblick auf die Beschaffung von Waren oder die Bestellung von Dienstleistungen ein klares System aufgebaut. Dieses zeichnet sich oft durch einen hohen Zeitaufwand, aber auch durch Medienbrüche aus. Auch diesem Problem kann durch die Integration von P2P Lösungen vorgebeugt werden. 

Denn: Auf der Grundlage digitaler Prozessschritte wird nach der Integration immer auf dasselbe Medium gesetzt. Wer hierauf verzichtet, wechselt beim Anmelden des Bedarfs, der Bestellung und dem Verbuchen der Rechnung oft zwischen Telefonaten, Mails und Co. und benötigt für die Beschaffung meist mehr Zeit als nötig. Abgesehen davon mangelt es bei derart vielen Medienbrüchen oft an Transparenz.

Die Möglichkeiten der Digitalisierung auch im Purchase to Pay Prozess optimal nutzen: Tipps zur Umsetzung

Grundsätzlich ist es nicht schwer, seinen Beschaffungsprozess entweder in Teilen oder nahezu komplett zu digitalisieren. Unter anderem haben die Möglichkeiten rund um KI dafür gesorgt, dass die Schritte zwischen Bedarfsmeldung, Bestellung, Lieferung und dem Verbuchen der Rechnung im Laufe der Zeit immer unkomplizierter geworden sind.

Amagno bietet moderne Lösungen, mit denen Kunden den Überblick behalten und die individuell an den jeweiligen Einkaufsprozess angepasst werden können.

Damit Sie die Vorteile im Zusammenhang mit einem digitalen, automatisierten Pay Prozess noch besser für sich nutzen können, ist es wichtig, einige Punkte zu beachten.

Tipp Nr. 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick über den aktuellen Status Quo

Wer Purchase to Pay Prozesse in seinem Unternehmen integrieren möchte, sollte sich zunächst überlegen, inwieweit jeder einzelne Ablauf automatisiert werden soll. Somit lässt sich am Ende sicherstellen, dass der (dann digitalisierte) Beschaffungsprozess optimal zu den eigenen Anforderungen passt.

Tipp Nr. 2: Befassen Sie sich mit den Details einer klassischen Bestellung in Ihrem Unternehmen

Je nach Unternehmensgröße und Struktur sind an der Bestellung von Waren unterschiedliche Personen und Abteilungen beteiligt. Finden Sie heraus, welche Schritte die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Oft sind es gerade diese Bereiche, die sich mit den Möglichkeiten der Digitalisierung noch weiter vereinfachen lassen.

Tipp Nr. 3: Suchen Sie nach digitalen Lösungen, um Fehler zu vermeiden

Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Wer sich ein wenig genauer mit seinem aktuellen Bestell Prozess auseinandersetzt, stellt vielleicht fest, dass manche Schritte – zum Beispiel der Weg von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung – besonders anfällig sind. Eine Umstellung auf ein digitales Purchase to Pay Management kann dabei helfen, diese zu vermeiden.

Tipp Nr. 4: Nutzen Sie KI, um noch mehr aus Ihrem P2P-Prozess herauszuholen

Auch gut: Was könnte die KI erreichen, wenn man die betreffenden Dokumente aus einem solchen Workflow „befragen“ (also auswerten) könnte? Stellen Sie sich vor, Sie könnten beliebte Artikel identifizieren, Bestellmengen an akuten Bedarf anpassen oder Probleme mit Lieferanten frühzeitig erkennen. Mit Lösungen wie dem Amagno.AI Chat lassen sich erweiterte Herausforderungen lösen und neue Optimierungspotenziale entdecken.

So sieht der perfekte Purchase to Pay Prozess aus

Eine moderne P2P Software lässt sich individuell an den Bedarf von Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen anpassen. Und dennoch laufen die Prozesse rund um die Beschaffung und die Bezahlung von Waren immer gleich ab. Das folgende Beispiel zeigt, wie auch Sie von den umfassenden Lösungen der Automatisierung und Digitalisierung in diesem Bereich profitieren können.

  1. Jede Bestellung beginnt mit einem Bedarf. Eine Abteilung, die zum Beispiel Büromaterial braucht, füllt (digital) eine Bedarfsmeldung aus. Schon jetzt ist es wichtig, auf ein hohes Maß an Transparenz zu achten. Das bedeutet, dass die betreffenden Mitarbeiter genau wissen müssen, wie ihre Meldung aussehen muss und welche Details relevant werden. Auf diese Weise ist es möglich, Rückfragen zu vermeiden und so Zeit zu sparen. Die Meldung bildet die Basis für alle weiteren Schritte. Umso wichtiger ist es, dass alle Angaben korrekt sind.
  2. Im zweiten Schritt wird die Bedarfsmeldung an die Person weitergeleitet, die für die Freigabe zuständig ist. Durch die Bestätigung oder Ablehnung zeigt der Verantwortliche an, ob die Bestellung letztendlich ausgeführt werden soll.
  3. Nach der Freigabe werden die Waren beim Lieferanten bestellt. Die dazugehörige Bestellbestätigung wird im System abgelegt und ist für die jeweiligen Verantwortlichen einsehbar.
  4. Der Wareneingang wird ebenfalls im System verbucht.
  5. Am Ende folgt die Rechnungsverarbeitung. Auch hier hat die Digitalisierung dafür gesorgt, dass sich in den letzten Jahren viel verändert hat. So haben die Mitarbeiter in der Buchhaltung die Möglichkeit, jede Rechnung digital zu verbuchen und die einzelnen Dokumente auf der Grundlage der GoBD revisionssicher abzulegen.

Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich beim modernen P2P Prozess somit um einen Datenaustausch zwischen verschiedenen Parteien, der dazu in der Lage ist, Abläufe zu vereinfachen. Ideal für alle, die sich vorgenommen haben, die Teilprozesse, die im Rahmen einer Bestellung stattfinden, noch unkomplizierter werden zu lassen.

Fazit

Egal, ob Waren für die Produktion, Bürobedarf oder Einrichtung: Ein moderner Beschaffungsprozess auf der Grundlage von Purchase to Pay kann dabei helfen, Prozessschritte zu vereinfachen, jede Bestellanforderung individuell zu bearbeiten und Zeit und Mühe zu sparen. Digitalisierte Teilprozesse bieten umfangreiche Vorteile und lassen sich leicht in bestehende Systeme integrieren.

Wo früher noch telefoniert werden musste und vielleicht die ein oder andere E-Mail mit „Könnten Sie bitte XY bestellen?“ Fragen aufgeworfen hat, setzen zahlreiche Unternehmen beim Thema Beschaffung auf die Möglichkeiten der Digitalisierung. 

Und weil nicht nur die Mitarbeiter im Einkauf, sondern das gesamte Unternehmen von einer modernen Beschaffung dieser Art profitieren kann, ist davon auszugehen, dass die Lösungen in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen werden.

Amagno