19. Oktober 2022

Mehrwerte gut durchdachter Verfahrensdokumentation

Mehrwerte gut durchdachter Verfahrensdokumentation

Ein Gastbeitrag von Florian Gößmann-Schmitt.

Was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus verschiedenen „Bausteinen” – dabei handelt es sich u. a. um die Dokumentation bzw. Beschreibung von Abläufen die Anwender betreffen, also WER macht bestimmte Dinge im Unternehmen oder ist dafür zuständig, als auch der technischen Abläufe – WIE und mit welchem System werden Belege, Daten, Informationen mit steuerrelevantem Inhalt technisch im Unternehmen bearbeitet. Ob diese Abläufe entsprechend umgesetzt und eingehalten werden, wird dann anhand des internen Kontrollsystems (IKS) geprüft.

Wieso sollte jedes Unternehmen nicht nur für das Finanzamt, sondern noch wichtiger für sich selbst eine Verfahrensdokumentation erstellen bzw. haben?

Als viele Abläufe papierhaft erledigt wurden, waren in den meisten Unternehmen im Rechnungswesen Prozesse sehr ähnlich geprägt, z. B. der Belegeingang, Posteingang, die Belegverteilung und -abwicklung waren meist nur wenigen Personen oder dem Inhaber zugeordnet – die Prozesse haben sich daher leicht überblicken lassen.

Durch die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung gehen Belege und Dokumente heute allerdings über viele verschiedene „Kanäle“ ein. Teilweise über Branchenlösungen, die über Schnittstellen in die Finanzprozesse liefern, per E-Mail, manuell digitalisiert oder über Portale. Immer weniger Personen können über die komplexen Prozessschritte sowie die Datenherkunft vollumfänglich Auskunft geben.

Aufgrund dieser zunehmenden Komplexität bietet eine Verfahrensdokumentation die Chance alle Prozesse im Unternehmen zu durchleuchten und zu optimieren.

Gleichzeitig sichert die Dokumentation der Abläufe und Zuständigkeiten den weiteren Betrieb z. B. bei Krankheitsausfällen und Unfällen. Außerdem erleichtern Sie sich durch diese Art „Handbuch” das Onboarding neuer Mitarbeiter – da diese sich nicht Abläufe bei verschiedenen Kollegen erfragen müssen, sondern auf die Dokumentation zurückgreifen können.

Natürlich ist eine Verfahrensdokumentation auch aus steuerrechtlichen Gründen sinnvoll bzw. aus Sicht der Finanzverwaltung nötig, u. a. um die Nachvollziehbarkeit der Buchführungsabläufe zu gewährleisten oder um die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) zu belegen.

Betriebsprüfer verlangen verstärkt eine Verfahrensdokumentation, um sich in angemessener Zeit einen Überblick über die zentralen Prozesse des Unternehmens verschaffen zu können. Liegt eine Verfahrensdokumentation nicht vor und können Abläufe daher nicht nachvollzogen werden besteht die Möglichkeit der Schätzung.

Das interne Kontrollsystem ist zudem die Basis für Betriebsprüfer, um durchgeführte Kontrollen verstehen und beurteilen zu können. Es ist aber auch ein Hilfsmittel für die Unternehmen, um sich beim Vorwurf einer Steuerhinterziehung exkulpieren zu können.

Es ist also nicht mehr die Frage OB dokumentiert werden muss oder sollte, sondern nur noch das WIE.

Die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, die perfekte Ergänzung für Ihr Dokumentenmanagementsystem

Die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen stellt einen Teilbereich der gesamten Dokumentation dar.

Im Rahmen dieser wird der Prozess vom Belegeingang über die Digitalisierung bis zur Vernichtung sowie die entsprechenden Kontrollen zur Einhaltung der Abläufe beschrieben.

Nur mit einer solchen Dokumentation können Sie rechtsicher alle Ihre eingegangen papierhaften und digitalen Belege vernichten und die Idee eines „papierlosen” Büros vollständig umsetzen.

Beim ersetzenden Scannen muss u. a. die Unveränderbarkeit des Originalbeleges bzw. die Dokumentation aller durchgeführten Änderungen elektronisch sichergestellt werden. Daher ist der Einsatz eines DMS, welches die Unveränderbarkeit während des Belegworkflows sicherstellt bzw. alle Änderungen revisioniert, unverzichtbar.

Fördermöglichkeiten

Natürlich gibt es auch verschiedenen Fördermöglichkeiten – die einzelfallabhängig geprüft werden können.

Bis zum Jahresende gibt es noch die Möglichkeit, z. B. für Bestandunternehmen (älter als 2 Jahre) 1.500 € bis 2.400 € Förderung durch die BaFA zu erhalten.

Belegbearbeitung und –ablage mit einem DMS-System

Im Rahmen der Verfahrensdokumentation – wird u. a. dokumentiert, welche Bearbeitungschritte durch WEN erfolgen: Wer öffnet die Post, wer prüft die Eingangsbelege auf sachliche und formelle Richtigkeit, wer digitalisiert den Beleg, wer prüft das Ergebnis auf Vollständigkeit, wer importiert den Beleg ins DMS, usw.

Und natürlich auch WIE diese Schritte erfolgen: Wie erfolgt die sachliche und formelle Rechnungsprüfung, mit welcher Hard- und Software wird digitalisiert, erfolgt die Rechnungsfreigabe digital oder manuell, wer bezahlt die Rechnungen, wie wird bei falschen Rechnungsangaben weiter fortgefahren usw.

Abgerundet wird das Ganze durch regelmäßige Kontrollen – z. B. ob ein bereits digitalisierter Beleg abrufbar ist und mit dem Original übereinstimmt oder, ob andere Vorgaben entsprechend umgesetzt wurden.

Neugierig geworden?

Wenn Sie mehr über das Thema Verfahrensdokumentation erfahren möchten, schauen Sie sich doch einmal meinen Vortrag auf der diesjährigen Amagno.Connect an.

Zur Aufzeichnung des Vortrags geht es hier entlang.

Profilbild Goessmann Schmitt - Mehrwerte gut durchdachter Verfahrensdokumentation

Florian Gößmann-Schmitt ist Inhaber der GS-Consulting Group sowie Co-Founder der Software verfahrensdokumentation.pro und Experte im Bereich Verfahrensdokumentation.

Jana Treptow
Jana ist Teil des Marketing-Teams und für redaktionelle Beiträge und die Betreuung des Blogs verantwortlich.

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