► Input Management - Definition, Vorteile & Software (2025)

Unternehmen werden heute täglich mit einer Flut an Informationen aus unterschiedlichsten Kanälen und Formaten konfrontiert, von E-Mails und Briefpost bis hin zu unstrukturierten PDFs oder Social-Media-Nachrichten. Die direkte Folge dieser Komplexität sind ineffiziente Prozesse und ein enormer Produktivitätsverlust: Eine Studie von McKinsey zeigt, dass Mitarbeiter:innen fast 20 % ihrer Arbeitszeit, also einen ganzen Arbeitstag pro Woche, allein mit der Suche nach internen Informationen verbringen.

Input Management ist der entscheidende Prozess, der dieses Chaos ordnet. Es erfasst, digitalisiert, klassifiziert und verteilt alle eingehenden Informationen, um sie für nachfolgende Geschäftsprozesse automatisiert nutzbar zu machen.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was modernes Input Management heute bedeutet, warum es 2025 für den Unternehmenserfolg entscheidend ist und wie Sie mit intelligenter Software und KI Ihren Posteingang gezielt automatisieren.

Das Wichtigste in Kürze: Input Management auf den Punkt gebracht

Was ist Input Management? Input Management ist der unternehmensweite Prozess zur digitalen Erfassung, Klassifizierung, Extraktion und Verteilung von Informationen aus allen Eingangskanälen (analog und digital).
Warum ist es wichtig? Es beschleunigt die Reaktionszeiten, senkt die Prozesskosten durch Automatisierung, reduziert manuelle Fehler erheblich und schafft eine verlässliche, digitale Datenbasis für alle weiteren Geschäftsprozesse.
Wie funktioniert Input Management? Ein typischer Prozess umfasst die Schritte: Erfassen & Digitalisieren, Klassifizieren & Extrahieren von Daten (oft mittels KI) und die anschließende, regelbasierte Weiterleitung an die richtigen Personen oder Systeme (z. B. DMS, ERP).

Was sind die typischen Herausforderungen bei der klassischen Dokumentenabwicklung?

Ohne einen systematischen, softwaregestützten Ansatz führt die manuelle Bearbeitung des Posteingangs unweigerlich zu erheblichen Problemen, die sich durch das gesamte Unternehmen ziehen:

Vielzahl der Eingangskanäle: Informationen kommen über Briefpost, diverse E-Mail-Adressen, Web-Formulare, soziale Medien etc. und müssen manuell zusammengeführt werden.
Manuelle Erfassung: Mitarbeiter:innen müssen Daten von Hand abtippen. Das ist langsam, monoton und eine häufige Fehlerquelle, die sich auf alle nachfolgenden Prozesse auswirkt.
Unstrukturierte Daten: Ein Großteil der eingehenden Informationen (z. B. Fließtext in E-Mails, PDF-Dokumente ohne feste Struktur) lässt sich nur schwer maschinell verarbeiten.
Fehlende Transparenz: Es ist unklar, wo sich ein Dokument gerade befindet und wie der Bearbeitungsstand ist. Dies führt zu langen Reaktionszeiten.

Warum ist Input Management 2025 unverzichtbar?

Ein effizientes Input Management ist die Grundlage für einen agilen und wettbewerbsfähigen Geschäftsbetrieb. Es löst das grundlegende Problem der langsamen, manuellen und fehleranfälligen Bearbeitung eingehender Informationen.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Beschleunigte Geschäftsprozesse: Dokumente und Informationen werden in Minuten statt Tagen an die richtigen Stellen weitergeleitet. Das verkürzt die Durchlaufzeiten von Prozessen wie Rechnungsfreigaben oder Kundenanfragen dramatisch.
Signifikante Kostenreduktion: Die Automatisierung der Datenerfassung und -verteilung reduziert den manuellen Arbeitsaufwand erheblich. Das spart Personalkosten und vermeidet Kosten durch Fehler oder verpasste Fristen (z. B. Skonto).
Gesteigerte Daten- und Prozessqualität: Maschinelle Datenextraktion ist präziser als manuelle Dateneingabe. Standardisierte Prozesse verhindern Fehlleitungen und stellen sicher, dass Informationen vollständig und korrekt sind.
Eliminierung von Medienbrüchen: Alle Informationen, ob ursprünglich auf Papier oder digital, werden in einen einheitlichen digitalen Prozess überführt. Das schafft durchgängige, transparente und nachvollziehbare Arbeitsabläufe.
Bessere Entscheidungen und Analysen: Durch die strukturierte Erfassung von Daten werden wertvolle Informationen gewonnen, die für Analysen und Geschäftsentscheidungen genutzt werden können.
Flexibilität und Skalierbarkeit: Ein gutes Input Management kann schnell an neue Eingangskanäle oder veränderte Geschäftsprozesse angepasst werden.

Welche Aufgaben übernimmt das Input Management?

Die Kernaufgaben des Input Managements lassen sich klar definieren:

Sammeln & Digitalisieren: Eingehende Dokumente aus allen Kanälen (Post, E-Mail, Web-Portale etc.) zentral sammeln und bei Bedarf digitalisieren (scannen).
Klassifizieren: Automatisch erkennen, um welche Art von Dokument es sich handelt (z. B. Rechnung, Lieferschein, Vertrag, Bewerbung).
Extrahieren: Relevante Daten und Inhalte aus den Dokumenten auslesen (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Kundennummer, Vertragsfristen).
Validieren: Die extrahierten Daten auf Plausibilität prüfen, z. B. durch Abgleich mit Stammdaten aus einem ERP- oder CRM-System.
Verteilen & Weiterleiten: Die aufbereiteten Informationen und Dokumente an die zuständigen Mitarbeiter:innen, Abteilungen oder die richtigen digitalen Workflows übergeben.
Archivieren: Eine zuverlässige und regelkonforme Ablage der verarbeiteten Dokumente sicherstellen.

Wie helfen Software und KI beim Input Management?

Moderne Software löst die Herausforderungen des Input Managements durch den Einsatz von Intelligent Document Processing (IDP). Diese Technologie nutzt Künstliche Intelligenz, um den gesamten Prozess zu transformieren und agiert als intelligente Datendrehscheibe am Anfang all Ihrer Geschäftsprozesse.

Ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem unterstützt Unternehmen gezielt und automatisiert:

Zentralisierung aller Eingangskanäle: Alle Informationen, egal ob als gescannter Brief, E-Mail-Anhang oder Upload in einem Web-Portal, laufen in einem einzigen digitalen Posteingang zusammen. Die manuelle Vorsortierung entfällt.
Intelligente Automatisierung durch IDP: Diese Technologie geht weit über die klassische Zeichenerkennung (OCR) hinaus. Sie wandelt Dokumente nicht nur in Text um, sondern versteht deren Inhalt und Kontext.
- Automatische Klassifizierung: Das IDP-System erkennt selbstständig, ob es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein oder einen Vertrag handelt und startet den passenden Verarbeitungsprozess.
- Kontextbasierte Datenextraktion: Anstatt nur Text auszulesen, extrahiert die KI präzise die benötigten Geschäftsdaten. Sie erkennt, welche Zahl der Rechnungsbetrag ist, welches Datum die Fälligkeit angibt und welche Positionen auf der Rechnung stehen, selbst wenn diese auf unterschiedlichen Layouts platziert sind.
- Validierung in Echtzeit: Die erkannten Daten können sofort mit Ihren Stammdaten aus anderen Systemen (z. B. dem ERP) abgeglichen werden, um die Korrektheit zu verifizieren und Fehler zu minimieren.
Nahtlose Integration in Folgeprozesse: Das Ergebnis des IDP-Prozesses sind saubere, strukturierte und validierte Daten. Diese werden nicht einfach nur abgelegt, sondern aktiv an nachfolgende Systeme oder Workflows übergeben. So wird beispielsweise nach der Erfassung einer Rechnung automatisch der digitale Rechnungsfreigabe-Workflow gestartet oder die Daten werden zur Buchung im Finanzsystem bereitgestellt.

Optimiertes Input Management mit Amagno

Um die Herausforderungen der täglichen Informationsflut zu bewältigen und den Umgang mit Unternehmenswissen grundlegend zu vereinfachen, haben wir unseren Premium Service Amagno.AI entwickelt. Diese tief in unsere Plattform integrierte künstliche Intelligenz stellt jedem Mitarbeitenden einen intelligenten Assistenten zur Seite, der den direkten, dialogbasierten Zugriff auf alle Dokumentarten und deren Daten ermöglicht und so die persönliche Produktivität steigert.

Unser Amagno.AI Autopilot ist ein wichtiger Helfer, wenn es darum geht, eingehende Informationen automatisch zu verarbeiten.

Der Autopilot:

Der Amagno.AI Autopilot ist unsere Antwort auf die Herausforderungen des modernen Input Managements und bringt IDP in die Praxis. Auf Basis des weltweiten Wissens des zugrundeliegenden KI-Sprachmodells versteht der Autopilot den Inhalt Ihrer Dokumente und wandelt unstrukturierte Informationen automatisch in wertvolle, strukturierte Daten um.

Der Autopilot hat zwei Kernfunktionen, die Ihren Posteingang automatisieren:

Automatische Erkennung von Basisdaten: Unser Autopilot analysiert jedes eingehende Dokument, unabhängig vom Format, und erkennt für Sie automatisch die wichtigsten Basisdaten. Dazu gehören die Dokumentart (z. B. „Vertrag“), die Dokumentenunterart (z. B. „Arbeitsvertrag“) sowie Absender, Empfänger und das Dokumentendatum. Diese automatisch erkannten Merkmale schaffen sofort eine perfekte Grundlage, um Ihre Dokumente zu organisieren, schnell wiederzufinden und direkt in digitale Geschäftsprozesse einzusteuern. Sie unterstützen auch unseren Amagno.AI Chat, indem sie intelligente Fragevorschläge ermöglichen.
Spezialisierte Erkennung von Rechnungs- und Gutschriftendaten: Während Rechnungen im Standardformat EN16931 bereits von Amagno erkannt werden, geht der Autopilot einen Schritt weiter und verarbeitet auch alle „sonstigen Rechnungen“, die Sie als Scan oder einfache PDF-Datei erhalten. Er erkennt automatisch die relevantesten Daten, inklusive der einzelnen Positionszeilen. Dies vereinfacht die Übergabe an Ihre Finanzbuchhaltung, Ihr ERP-System oder an Bankinglösungen erheblich und reduziert den manuellen Erfassungsaufwand auf ein Minimum.

Mit der zukünftigen Funktion „Automate“ wird es zudem möglich sein, das Auslesen von individuellen Dokumenttypen und die Automatisierung weiterer Aufgaben direkt per Spracheingabe zu definieren, ohne aufwendige manuelle Konfiguration.

Durch den Amagno.AI Autopilot wird Ihr Input Management von einem manuellen, zeitaufwendigen Prozess zu einem intelligenten, automatisierten Startpunkt für alle Ihre digitalen Workflows.

Fazit: Input Management als strategische Grundlage der Digitalisierung

Ein systematisches Input Management ist der entscheidende erste Schritt zur Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse. Es wandelt die tägliche Flut an unstrukturierten Informationen in verlässliche, prozessfertige Daten um.

Die direkten Ergebnisse sind eine messbare Beschleunigung der Abläufe, eine signifikante Reduzierung manueller Fehler und eine spürbare Senkung der Prozesskosten. Die Investition in eine moderne Software-Lösung mit KI- und IDP-Fähigkeiten ist daher keine rein technische Entscheidung, sondern eine unternehmerische Grundlage, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die eigenen Mitarbeitenden von monotonen Routineaufgaben zu entlasten.

Häufige Fragen & Antworten zum Input Management

Was ist Input?

Im Kontext des Input Managements bezeichnet der Begriff Input jede Form von Information, die von außen in ein Unternehmen gelangt.

Das können sein:

Analoge Dokumente wie Briefpost (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge)
Digitale Dokumente wie E-Mails und deren Anhänge (z. B. PDFs, Word-Dateien)
Daten aus Web-Formularen oder Portalen
Nachrichten aus sozialen Medien oder anderen Kommunikationskanälen

Ein Input ist also die unstrukturierte oder strukturierte Rohinformation, die einen Geschäftsprozess auslöst und durch das Input Management erfasst, geordnet und verarbeitet wird.

Was ist der Unterschied zwischen Input Management und OCR?

Der Hauptunterschied liegt im Umfang: OCR ist eine einzelne Technologie, während Input Management ein kompletter Geschäftsprozess ist.

OCR (Optical Character Recognition) ist ein Werkzeug. Es wandelt lediglich ein Bild von Text (z. B. aus einem Scan) in maschinenlesbare Zeichen um. OCR macht ein Dokument für einen Computer also nur lesbar.
Input Management ist der gesamte Prozess, der OCR als einen von vielen Schritten nutzt. Er umfasst den kompletten Weg von der Erfassung eines Dokuments, über dessen intelligente Klassifizierung und Datenextraktion (mittels KI/IDP), bis hin zur validierten Übergabe an nachfolgende Systeme. Input Management sorgt dafür, dass der Computer das Dokument auch versteht und weiß, was damit zu tun ist.

Kurz gesagt: OCR ist das „Lesen“, Input Management ist das „Verstehen und Handeln“.

Was ist der Unterschied zwischen Input- und Output-Management?

Der Unterschied liegt in der Richtung des Informationsflusses.

Input Management befasst sich mit allen eingehenden Informationen – der gesamten Eingangspost eines Unternehmens (E-Mails, Briefe, Formulare etc.). Ziel ist es, diese Informationen effizient zu erfassen und für interne Prozesse bereitzustellen.
Output Management steuert alle ausgehenden Dokumente und Kommunikationen – also alles, was das Unternehmen verlässt (Rechnungen, Angebote, Mahnungen, Marketingbriefe etc.). Ziel ist es, diese Kommunikation professionell, konsistent und über den richtigen Kanal zu verteilen.

Beide sind entscheidende Teile eines durchgängigen, digitalen Geschäftsprozesses. Ein guter Input (z. B. eine Kundenbestellung) führt oft zu einem gesteuerten Output (z. B. einer automatisch erstellten Auftragsbestätigung).

Ist Input Management nur für die Rechnungsverarbeitung relevant?

Nein, absolut nicht. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist zwar eines der häufigsten und bekanntesten Anwendungsbeispiele, da hier das Einsparpotenzial durch Automatisierung besonders hoch ist.

Professionelles Input Management ist aber für alle Arten von eingehenden Geschäftsdokumenten wertvoll, zum Beispiel für:

Verträge und rechtliche Dokumente
Bestellungen und Lieferscheine
Kundenanfragen und Reklamationen
Bewerbungen und Personalunterlagen
Versicherungs- und Schadensmeldungen

Überall dort, wo Informationen ins Unternehmen kommen und einen Prozess auslösen, kann Input Management die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die Bearbeitungszeiten verkürzen.