Die Verfahrensdokumentation Pflicht – Was gibt es zu beachten?

Im Jahr 2015 traten bereits die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ in Kraft. Die Verfahrensdokumentation Pflicht ist ein wichtiger Bestandteil dieser Regelungen.

Wir zeigen Ihnen im folgenden Artikel, was die Verfahrensdokumentation ist, zu der Sie gesetzlich verpflichtet sind, und warum Sie auf diese Verfahrensdokumentationen in Ihrem Unternehmen auf keinen Fall verzichten sollten.

Warum gibt es die Pflicht zur Verfahrensdokumentation überhaupt?

Die Arbeitswelt ist in den letzten Jahren immer digitaler geworden. Komplexe IT–Systeme bestimmen zunehmend den Arbeitsalltag in der Buchführung. Das macht die Einhaltung der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung der Bücher immer wichtiger.

Unternehmen egal welcher Größe werden durch diese Entwicklung immer abhängiger von der Funktionsfähigkeit und der Zuverlässigkeit von IT-Systemen und Technologien. Dabei ist es besonders wichtig, dass Bereiche wie die Sicherheit der Daten und der Datenschutz im Allgemeinen nicht auf der Strecke bleiben.

Vor diesem Kontext ist die Pflicht zur Verfahrensdokumentation auch als Pflicht zur Transparenz und Klarheit für Unternehmen in der heutigen, immer undurchsichtiger werdenden Zeit zu betrachten.

Prozesse sollen so dargestellt werden, dass es Betriebsprüfern möglichst leicht fällt, eine ordnungsgemäße Buchführung bestätigen zu können.

Welche Unternehmen sind von der Pflicht zur Verfahrensdokumentation betroffen?

Letztlich ist nahezu jedes Unternehmen von den Auswirkungen der GoBD betroffen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen Großkonzern leiten oder einen Einzelbetrieb.

Vom kleinen Ein-Mann-Betrieb über mittelständische Unternehmen bis hin zu den Riesen der jeweiligen Branche – es gibt keine größen- oder branchenbedingten Ausnahmen.

Sobald Abläufe in Ihrem Unternehmen, die steuerrelevant sein könnten, unter Zuhilfenahme von IT-Systemen abgebildet oder entsprechende Dokumente in elektronischer Form aufbewahrt werden, besteht die Pflicht zur umfassenden Dokumentation.

3 Gründe, aus denen Sie auf keinen Fall auf die Verfahrensdokumentation verzichten sollten

Klar sollte sein – die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher und anderer steuerrelevanter Unterlagen in Ihrem Unternehmen liegt ganz allein bei Ihnen. Das gilt übrigens auch dann, wenn Sie Teile der Buchführung oder die gesamte Buchführung in Ihrem Unternehmen auslagern.

Sie haben keine Möglichkeit, diese Pflicht an einen Dritten, wie beispielsweise an Ihren Steuerberater, auszulagern. Das allein sollte bereits Ansporn genug sein, eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation aufzusetzen.

Hinzu kommt, dass die Verfahrensdokumentationen in Ihrem Unternehmen noch weiteren Zwecken dienen, die allesamt für die Rechtmäßigkeit Ihrer Buchhaltung und für den Erfolg Ihres Unternehmens relevant sind.

1) Die Einhaltung der Datenschutzgesetze

Die Datenschutz-Grundverordnung ist für viele Unternehmen ein bürokratischer Alptraum. Verpflichtet die DSGVO Sie als Unternehmer doch dazu, für die Sicherheit aller in Ihrem Besitz befindlichen personenbezogenen Daten angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen.

Letztlich sind Sie damit also für die Sicherheit der Daten in Ihrem Unternehmen verantwortlich. Unbefugter Datenzugriff soll auf jeden Fall vermieden werden – andernfalls drohen empfindliche Strafen.

Das funktioniert am besten mit einer detaillierten Verfahrensdokumentation. Diese ist eine wichtige Maßnahme, wenn es darum geht, den eigenen Mitarbeitern klar aufzuzeigen, welche Zugriffsrechte sie haben und an welchen Stellen kein Datenzugriff durch einzelne Mitarbeiter bestimmter Bereiche erlaubt ist.

2) Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchhaltung

Absolute Transparenz ist nicht nur für die Betriebsprüfer der Finanzverwaltungen relevant. Auch Ihr Unternehmen selbst profitiert von einer klar dokumentierten Prozessumgebung.

Mit klaren und nachvollziehbaren Verfahrensdokumentationen fällt es auch Ihren Mitarbeitern leichter, die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu verstehen und Sie oder Ihr Controlling-Bereich wissen genau, welche Abläufe überwacht werden müssen.

Außerdem kann mit einer guten Verfahrensdokumentation, die regelmäßig auf den Prüfstand gestellt wird, eine weitere Möglichkeit der fortlaufenden Weiterentwicklung und Verbesserung Ihres Unternehmens genutzt werden.

Wenn es dann doch einmal zu einer Datenschutzprüfung in Ihrem Unternehmen kommt, können Sie anhand Ihrer Verfahrensdokumentation klar nachweisen, dass Sie alle erforderlichen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergriffen haben.

3) Risikomanagement

Zu einem guten und fortschrittlichen Risikomanagement gehört auch die Frage, an welchen Stellen Risiken minimiert oder ganz eliminiert werden können. Dazu ist es wichtig, Risiken im Umgang mit personenbezogenen Daten beispielsweise zu finden und zu dokumentieren.

Eine Verfahrensdokumentation bietet Ihnen die Möglichkeit, potenzielle Schwachstellen in Ihrem Unternehmen frühzeitig zu sehen und mit entsprechenden Gegenmaßnahmen zu beseitigen.

Was passiert, wenn Sie gegen die Pflicht zur Dokumentation verstoßen?

Wenn im Rahmen einer Betriebsprüfung festgestellt wird, dass Ihre Buchführung nicht den formalen Anforderungen entspricht, werden die Betriebsprüfer zu dem Schluss kommen, dass Ihre Bücher nicht hinreichend geprüft werden können.

In diesem Fall erfolgt eine Schätzung Ihres Jahresumsatzes, die in der Regel mindestens 10 % über dem von Ihnen nachgewiesenen Jahresumsatz liegt. In Einzelfällen und bei entsprechenden Anhaltspunkten für eine bewusst falsche Buchführung kann die Schätzung auch noch deutlich höher ausfallen.

So setzen Sie die Pflicht der Verfahrensdokumentation richtig um

Die GoBD beinhaltet den Begriff „Verfahrensdokumentation“ volle 27–mal. Das allein zeigt schon, wie wichtig die Dokumentation der relevanten Verfahren für den Gesetzgeber wirklich ist. Letztlich

Das sind die wichtigsten Anforderungen an die Verfahrensdokumentation

Die Vertrauensdokumentation wird benötigt, um die Nachprüfbarkeit der Bücher und anderweitig erforderlicher Aufzeichnungen sicherzustellen. Dabei müssen alle internen Kontrollsysteme und die jeweils innerhalb der einzelnen Verfahren durchgeführten Kontrollen klar beschrieben werden.

Wenn Sie mit elektronischen Belegen arbeiten, muss aus der Verfahrensdokumentation erkennbar sein, wie diese elektronischen Belege empfangen, erfasst und gesichert werden.

Dabei müssen alle System- und Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich ohne Lücken dokumentiert werden. Anders kann eine klare Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht gewährleistet werden.

Es reicht nicht, eine Verfahrensdokumentation für alle Abläufe im Betrieb zu gestalten. Viel mehr brauchen Sie für jedes einzelne Datenverarbeitungssystem, das in Ihrem Unternehmen genutzt wird, eine eigene Verfahrensdokumentation. In dieser muss der Inhalt, Aufbau und Ablauf der Ergebnisse in den einzelnen Verfahren klar vorgegeben werden.

Wichtig ist auch, dass Sie sich bei der Gestaltung der Verfahrensdokumentation nicht in Fachausdrücken und komplizierten Beschreibungen verlieren. Die Dokumentationen müssen leicht verständlich sein, sodass sachverständige Dritte die Einhaltung dieser Dokumentationen in angemessener Zeit prüfen können.

Diese Faktoren sind wichtig, um die Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD umzusetzen

Wenn Sie Ihre Pflicht zur Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD erfüllen möchten, sollten Ihre Dokumentationen die folgenden Elemente auf jeden Fall enthalten:

Die allgemeine Beschreibung

Hier wird einmal kurz erläutert, welcher Prozess überhaupt dokumentiert wird.

Betriebsdokumentation

Wie wird die Sicherheit der IT-Systeme im Rahmen dieses Prozesses sichergestellt?

Technische Systemdokumentation

Welche (EDV) Systeme werden für die digitale Umsetzung des jeweiligen Prozesses verwendet?

Anwenderdokumentation

Wie genau sieht die tägliche Anwendung des jeweiligen Systems in dem von Ihnen geschilderten Prozess aus?

Interne Kontrollsysteme

Gibt es eine Prozessqualitätssicherung und wie genau erfolgt diese?

Was gilt es noch zu beachten?

Sie sind verpflichtet, Ihre Verfahrensdokumentation stets auf dem aktuellsten Stand zu halten. Das gilt auch für weiterführende Dokumente, auf die Sie im Rahmen Ihrer Verfahrensdokumentation verweisen können.

Solche Dokumente können beispielsweise Dienstvereinbarungen zu Themen wie Datenschutz oder der Nutzung von IT-Systemen für private Zwecke sein.

Wichtig ist dabei auch, dass man die Entwicklungen und Veränderungen in Ihrer Verfahrensdokumentation nachvollziehen kann. Aus diesem Grund müssen alle Versionen Ihrer Verfahrensdokumentation fortlaufend abgelegt und entsprechend datiert werden.

Nur so kann auch nach Jahren noch festgestellt werden, welche Verfahrensdokumentation zu einem bestimmten Zeitpunkt gerade gültig war.

In Ihrer Verfahrensdokumentation sollten Sie auf jeden Fall auf einige Grundsätze der GoBD eingehen. Diese sind:

• Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit
• Wahrheit
• Klarheit der Dokumentation und fortlaufende Aufzeichnung von Änderungen
• Vollständigkeit
• Einzelaufzeichnungspflicht
• Richtigkeit
• zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung und Unveränderbarkeit

Fazit: Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung

In der heutigen Zeit werden immer mehr Abläufe mithilfe von IT-Systemen abgebildet und immer mehr Abläufe erfolgen ganz oder teilweise auf elektronischem Weg.

In jedem Unternehmen, in dem steuerrelevante Abläufe auf elektronischem Wege erfasst werden, ist die Verfahrensdokumentation eine verpflichtende Maßnahme.

Gleiches gilt auch, wenn steuerrechtlich relevante Dokumente elektronisch aufbewahrt und archiviert werden. Liegt keine solche Verfahrensdokumentation vor, drohen empfindliche Strafen vonseiten der Finanzbehörden.

Um der Pflicht zur Dokumentation nachzukommen, ist es unerlässlich, für jedes einzelne Datenverarbeitungssystem und jeden wichtigen Datenverarbeitungsprozess eine eigene Verfahrensdokumentation zu erstellen und diese regelmäßig auf den neuesten Stand zu bringen.

Häufige Fragen zur Pflicht der Verfahrensdokumentation