E-Mails, PDFs, Word-Dokumente oder Präsentationen. In vielen Unternehmen sammeln sich täglich unzählige Dateien an. Doch wenn diese unstrukturiert abgelegt werden, entsteht schnell ein digitales Chaos. Besonders kritisch wird es, wenn wichtige Informationen im Datendschungel untergehen. Ohne klaren Überblick fällt es schwer, fundierte Entscheidungen zu treffen oder aus vorhandenen Erkenntnissen echten Mehrwert zu ziehen.
Wer das volle Potenzial seiner Daten ausschöpfen will, braucht heutzutage mehr als nur ein Ablagesystem. Moderne Tools helfen dabei, Ordnung ins Datenwirrwarr zu bringen – allen voran Technologien wie Content Intelligence, die immer stärker an Bedeutung gewinnen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Content Intelligence steigert Effizienz und Datenqualität: Durch den Einsatz von KI, NLP und Machine Learning können unstrukturierte Daten wie PDFs oder E-Mails automatisch analysiert, kategorisiert und nutzbar gemacht werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Entscheidungsgrundlage.
- Studien zeigen deutliches Wachstum beim Einsatz von KI: Laut einer Umfrage setzen bereits 64 % der Unternehmen auf KI-basierte Content-Management-Strategien, ein Anstieg von 21 % seit 2019, und erwarten schnellere Prozesse, bessere Datenqualität und gesteigerte Innovationskraft.
- Praxisnahe Tools wie Amagno ermöglichen direkte Umsetzung: Funktionen wie die automatische Dokumentenkategorisierung, natürliche Sprachsuche oder individuelle Workflows machen Content Intelligence sofort nutzbar und bieten besonders für mittelständische Unternehmen hohen Mehrwert im Arbeitsalltag.
Was versteht man unter Content Intelligence?
Content Intelligence Tools nutzen Künstliche Intelligenz, um unstrukturierte Daten und Inhalte zu analysieren, in verschiedene Kategorien einzuteilen und die wichtigsten Details herauszufiltern. Mit der passenden Content Intelligence Strategie ist es möglich, die Daten, die letztendlich wichtig sind, anzeigen zu lassen. Hiermit ist häufig eine nicht zu unterschätzende Effizienzsteigerung verbunden. Immerhin können sich die Verantwortlichen besser auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig profitieren sie davon, sich auf eine fundierte Entscheidungsgrundlage stützen zu können
Oder anders: Zu den wesentlichen Aufgaben der verschiedenen Content Intelligence Plattformen gehört es, Texte aus Dokumenten, E-Mails oder PDFs zu verstehen und für die Nutzung vorzubereiten.
Damit genau das möglich ist, kommen NLP („Natural Language Processing“) und Machine Learning (ML) zum Einsatz. Die entsprechenden Technologien sind dazu in der Lage, Muster und relevante Informationen zu erkennen und hieraus Schlussfolgerungen zu ziehen. Und genau diese Erkenntnisse bieten wertvolle Einblicke, die es erlauben, schnellere Entscheidungen zu treffen, weitestgehend unabhängig von der Entwicklungsstufe eines Projekts.
So funktioniert Content Intelligence
Damit Content Intelligence genauso funktionieren kann, wie es die Nutzer:innen erwarten, braucht es mehrere Technologien, die ineinandergreifen. Datenanalyse basiert in der Regel auf den folgenden Bausteinen:
Künstliche Intelligenz
KI sorgt dafür, dass die jeweilige Software dazu in der Lage ist, die vorhandenen Daten zu analysieren. Sie lernt aus Daten, die in der Vergangenheit eingelesen wurden und kann die entsprechenden Inhalte dann noch besser deuten.
NLP
Es ist sicherlich nicht übertrieben, zu behaupten, dass NLP das „Herzstück“ von modernem Content Intelligence Management darstellt. Auf der Grundlage von NLP schaffen es die Tools, Texte nicht nur zu lesen, sondern auch deren Bedeutung zu verstehen und einzuordnen. Sie sind sogar dazu in der Lage, emotionale Muster in der Sprache zu interpretieren.
Machine Learning
Ergänzend zur KI sorgt ML dafür, dass Texte in Zukunft noch besser verstanden werden können. Auf diese Weise wird die Verarbeitung, basierend auf einer modernen Content Management Strategie, noch weiter optimiert.
Diese Vorteile von Content Intelligence überzeugen mittelständische Unternehmen besonders
Wer sich ein wenig genauer mit Themen wie Content-Strategie, Content-Nutzung und Content Intelligence auseinandersetzt, erkennt meist schnell, welches Potenzial sich hinter den einschlägigen Tools verbirgt. Die folgenden Vorteile überzeugen jedoch besonders:
Potenzielle Effizienzsteigerung
Hierbei zeigt sich häufig, dass viele Unternehmen ihr Potenzial nicht komplett ausnutzen. Dabei ist es so einfach, mit der passenden Content-Strategie Zeit und Mühe zu sparen und somit auch effizienter zu arbeiten. Die entsprechenden Tools übernehmen Aufgaben rund um die manuelle Datensuche und -einordnung. Vieles, was früher vielleicht noch Stunden gedauert hat, lässt sich nun in einem Bruchteil der Zeit erledigen.
Weniger Fehler
Dieses „Phänomen“ tritt besonders oft dann auf, wenn Digitalisierung und Automatisierung an die Stelle manueller Arbeit treten.
Denn: Wer seine Daten per Hand eingeben lässt, riskiert, dass sich Fehler einschleichen. Eine Content Intelligence arbeitet immer gleich. Sie kennt keine Ermüdungserscheinungen oder Ähnliches. Und genau das sorgt dafür, dass sich die Datenqualität erhöht.
Fundierte Entscheidungen
Verantwortliche in Unternehmen, die fundierte Entscheidungen treffen möchten, müssen sich auf die Daten, die ihnen zur Verfügung stehen, verlassen können. Es erweist sich dementsprechend als besonders praktisch, dass Content Intelligence Tools alle wichtigen Infos, unter anderem mit KI, zusammentragen und zwar unabhängig davon, aus welchen und aus wie vielen Quellen sie stammen.
Wie nutzt man Content Intelligence im Alltag, um die Produktivität zu steigern?
Auf der Grundlage von Content Intelligence ist es in vielen Bereichen eines Unternehmens möglich, seine Dokumentenverwaltung zu optimieren. Die folgende Auflistung liefert hierzu ein paar Beispiele.
Content Intelligence in der automatischen Rechnungsverarbeitung
Sie gehören zu den Dokumenten, mit denen jedes Unternehmen konfrontiert wird: Rechnungen. Wer diese manuell erfassen und abgleichen muss, stellt immer wieder fest, dass es sich hierbei um ein zeitaufwendiges Unterfangen handeln kann. Zudem ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler einschleichen, sehr hoch. Auf der Grundlage von Content Intelligence ist es möglich, die entsprechenden Dokumente automatisch zu verarbeiten, zu kategorisieren und mit den jeweiligen Bestellungen oder Verträgen abzugleichen.
Content Management Tools zur Vertragsanalyse
Manche Vertragsinhalte sind besonders wichtig. Hierzu gehören unter anderem Informationen zu Zahlungsbedingungen, Fristen und Haftungsvereinbarungen. Die entsprechenden Tools sind dazu in der Lage, Verträge automatisch einer Analyse zu unterziehen und nur die relevanten Details aufzuzeigen.
Content Intelligence und die intelligente Dokumentensuche
Die Suche nach ganz bestimmten Informationen rund um wichtige Backoffice Prozesse kann oft zu einer echten Herausforderung werden, vor allem dann, wenn viele Daten zur Verfügung stehen. Hier erweist es sich als besonders praktisch, dass es auf der Grundlage der entsprechenden Tools nicht erforderlich ist, einen ganz bestimmten Suchbegriff einzugeben.
Das System kann vielmehr auf die Aussagen und Informationen, die sich hinter Dokumenten- und Unternehmensinhalten verbergen, zurückgreifen. Daher werden nicht nur einzelne Worte, sondern auch die Bedeutung der Suchanfrage berücksichtigt. Beim Amagno Enterprise Content Management System ist es sogar möglich, seine Suchbefehle in natürlicher Sprache einzugeben.
Amagno.AI: Eine ideale Lösung für Content Intelligence
Wenn Sie die Möglichkeiten, die Ihnen Content Intelligence-Plattformen bieten, in vollem Umfang nutzen möchten, ist es wichtig, sich auf ein modernes DMS verlassen zu können. Amagno setzt hierbei auf KI und weitere moderne Technologien, um hochwertige Ergebnisse zu liefern. Besonders praktisch sind hierbei die folgenden Funktionen:
- die Autopilot Funktion, die automatisch Dokumente ausliest, kategorisiert und in das passende Workflow-System integriert
- die intelligente Chat-Suche, auf deren Grundlage die Nutzer eine Anfrage in natürlicher Sprache stellen können
- individuell anpassbare Workflows, sodass es kein Problem darstellt, Prozesse an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anzupassen.
- die Automate-Funktion, mit der sich wiederkehrende Prüf- und Entscheidungsaufgaben per natürlicher Sprache automatisieren lassen, ganz ohne Programmierung oder Trainingsdaten. So werden interne Abläufe effizient im Hintergrund ausgeführt.
Auch interessant: Studie zeigt, dass viele Unternehmen ihr Potenzial nicht ausschöpfen
Eine Studie von Forrester und Hyland zeigt, dass viele Unternehmen in Bezug auf die ECM Evolution mittlerweile neu denken. Schon länger geht es den Verantwortlichen nicht mehr nur darum, verschiedene Dokumente nur zu archivieren und dann (häufig erst nach langem Suchen) wieder zu finden. Wer weitestgehend unstrukturierte Daten optimal nutzen möchte, setzt heutzutage verstärkt auf KI und Automatisierung.
Und auch ein Blick auf die Zahlen, die im Rahmen dieser Studie veröffentlicht wurden, zeigt, dass sich hier sicherlich auch in Zukunft noch einiges tun wird. Schon jetzt geben 64 Prozent der Befragten an, ihre Content Management Strategie auf der Grundlage Künstlicher Intelligenz angepasst zu haben.
Zum Vergleich: Im Jahr 2019 waren es noch 21 Prozent weniger.
Und auch wenn viele Verantwortliche, die sich bereits für die Nutzung von Content Intelligence entschieden haben, die Vorteile und potenziellen Einsatzbereiche unterschiedlich bewerten, steht ein großer Teil der Entscheidungsträger der Technologie positiv gegenüber. So verbinden mehr als 60 Prozent mit den entsprechenden Möglichkeiten eine gestärkte Innovationskraft für neue Produkte, mehr als 50 Prozent erwarten schnellere Prozesse und knapp 60 Prozent rechnen mit einer Optimierung der Datenqualität.
Fazit
Auf der Basis von modernen Content Intelligence Tools ist es Unternehmen möglich, zuvor unstrukturierte Daten zu nutzen, Prozesse zu automatisieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dank der Tatsache, dass hierbei unter anderem Künstliche Intelligenz, NLP und Machine Learning zum Einsatz kommen, stellt es kein Problem dar, Daten auch aus verschiedenen Quellen zu analysieren und nutzbar zu machen.
Viele Unternehmen schätzen, dass Tools wie Amagno Content Intelligence einfach nutzbar machen und so die Verarbeitung von Unternehmensdaten effizienter wird.
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