Aufbewahrungsfristen bei Personalakten – Das muss man wissen

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Alle Details, die im Zusammenhang mit einem Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis relevant werden, werden in den Personalakten dokumentiert – entweder in Papierform oder digital. Unabhängig von der jeweiligen Art der Aufbewahrung ist es jedoch in jedem Fall wichtig, alle gesetzlichen Vorgaben zu beachten. Aber was bedeutet dies eigentlich genau? In diesem Artikel erfahren Sie, welche Details rund um Aufbewahrungsfristen für Personalakten relevant werden, worauf Arbeitgeber achten müssen und wie es möglich ist, sich die Arbeit zu erleichtern.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Aufbewahrungsfristen und Gesetzliche Vorgaben: Arbeitsverträge und andere kritische Dokumente wie Kündigungen müssen im Original aufbewahrt werden. Die Verjährungsfrist für Ansprüche ehemaliger Mitarbeitender beträgt laut §195 BGB drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endet.
  • Datenschutz und Zugriffsrechte: Nur berechtigte Personen wie die Personalabteilung dürfen Personalakten einsehen. Datenschutzvorgaben erfordern eine zweckgebundene Datenspeicherung und den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff.
  • Vorteile digitaler Personalakten: Digitale Personalakten sparen Platz, erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Fristen und bieten Vorteile wie schnelle Suchvorgänge, sichere Verschlüsselung und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

Was gehört alles zu den Personalakten?

Wer die vorgegebenen Aufbewahrungsfristen für Personalakten einhalten möchte, sollte als Arbeitgeber selbstverständlich wissen, welche Dokumente zu den Personalakten gehören. In der Regel handelt es sich hierbei unter anderem um:

  • den Personalbogen, der alle wichtigen Stammdaten zum jeweiligen Mitarbeiter enthält
  • die Bewerbungsunterlagen
  • die Dokumente zur Sozialversicherung
  • der Arbeitsvertrag und eventuelle nachträgliche Anpassungen
  • Steuerunterlagen
  • bereits erstellte Arbeitszeugnisse
  • Dokumente zu Zielvereinbarungsgesprächen
  • Informationen zu genommenem Urlaub und Urlaubsanträgen
  • etwaige Abmahnungen, Kündigungen und Ähnliches.

Jedes Arbeitsverhältnis ist individuell. Das bedeutet, dass sich Personalakten und deren Umfang nicht miteinander vergleichen lassen. Zu manchen Mitarbeitern existieren mehr, zu anderen weniger Dokumente. Wichtig ist, dass am Ende alles vollständig ist und die Personalakten das jeweilige Beschäftigungsverhältnis in Gänze widerspiegeln.

Dürfen Mitarbeiter ihre Personalakten sehen?

Ja. Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, Einsicht in seine Personalakten zu erhalten. Alle Details hierzu wurden im Betriebsverfassungsgesetz (§ 83 Absatz 1) festgehalten. Ein entsprechendes Interesse muss nicht lange im Vorfeld angekündigt werden. So ist es als Mitarbeiter theoretisch möglich, sich vergleichsweise spontan auf den Weg in die Personalabteilung zu machen und Einsicht zu fordern. Eine detaillierte Begründung braucht es ebenfalls nicht.

Es gilt lediglich zu berücksichtigen, dass die Einsichten nicht in besonders engen zeitlichen Abständen gefordert werden dürfen. Sollte der Arbeitnehmer sehen, dass – warum auch immer – falsche Daten über ihn gespeichert/ abgelegt wurden, hat er das Recht, diese löschen zu lassen.

Vorsicht! Obwohl eventuelle Krankmeldungen und die hiermit verbundenen Abwesenheiten einen direkten Einfluss auf die Beschäftigung haben, dürfen diese nicht in der Personalakte abgelegt werden. 

Aufbewahrungsfristen, Personalakten und die Sache mit dem Datenschutz

Egal, ob klassische oder digitale Personalakte: Der Inhalt der Personalakten lässt umfangreiche Rückschlüsse auf den jeweiligen Mitarbeiter zu. Daher versteht es sich von selbst, dass das Thema Datenschutz im Zusammenhang mit Personalunterlagen eine wichtige Rolle spielt.

Im ersten Schritt ist es die Aufgabe des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass sich nicht mehr Menschen als nötig einen Überblick über die gespeicherten Informationen verschaffen können.

Ein typisches Beispiel: Dass die Mitarbeiter der Personalabteilung hin und wieder mit den Informationen konfrontiert werden, die in den Unterlagen abgespeichert wurden, ist klar. Es dürfte allerdings schwer sein, zu rechtfertigen, warum ein Abteilungsleiter aus einem anderen Bereich Einblick erhalten sollte.

Im Rahmen des Datenschutzes gilt es, eine unbefugte Einsicht zu vermeiden und die persönlichen Informationen bestmöglich zu schützen.

Personalakten: So erfüllen Sie Ihre Pflichten beim Datenschutz

Arbeitgeber, die die klassische oder die digitale Personalakte ihrer Arbeitnehmer bestmöglich schützen möchten, sollten unter anderem darauf achten, dass…:

  • alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden
  • die Arbeitnehmer der Speicherung beziehungsweise der Aufbewahrung der Daten zustimmen
  • so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich Daten gespeichert werden
  • Wert auf eine zweckgebundene Datenerhebung gelegt wird.

Wer als Mitarbeiter beziehungsweise als Mitarbeiterin wissen möchte, welche Sicherheitsvorkehrungen ein Unternehmen trifft, um die entsprechenden Unterlagen vor den Zugriffen Dritter und/ oder vor Datenmissbrauch zu schützen, wendet sich an den zuständigen Datenschutzbeauftragten.

Welche Vorteile bietet eine digitale Personalakte?

Vorweg: Ob die Daten zum Arbeitverhältnis der Mitarbeitenden eines Unternehmens digital oder klassisch in Papierform aufbewahrt werden, ist letztendlich eine Frage des persönlichen Geschmacks. Fest steht, dass sich im Zeitalter der Digitalisierung auch in der modernen HR Abteilung einiges getan hat. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich mittlerweile dafür, Unterlagen in digitaler Form zu speichern.

Eine digitale Personalakte bietet in diesem Zusammenhang viele Vorteile und zeigt, dass die Umstellung von „Papier“ auf „Digital“ nicht kompliziert sein muss. Wer sich für einen modernen Anbieter entscheidet, profitiert bei digitalen Personalakten unter anderem von…:

  • einer einfachen, komfortablen Einrichtung
  • der Möglichkeit, Daten bei Bedarf schnell zu ändern
  • einer optimalen Nachvollziehbarkeit
  • unkomplizierten Suchvorgängen nach spezifischen Informationen
  • einer Platzersparnis, da Akten – je nach Größe und Mitarbeiteranzahl des Unternehmens – viel Platz in Anspruch nehmen können
  • der Option, individuelle Rechte an die Mitarbeitenden zu vergeben, so dass manche Daten zum Beispiel nur sehen, aber nicht bearbeiten können
  • einer sicheren Verschlüsselung
  • Sicherheitsstandards, die den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen
  • einer merklichen Erleichterung, wenn es darum geht, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Die digitale Personalakte überzeugt dementsprechend in unterschiedlichen Bereichen. Zudem sind eventuelle Änderungen – dank der Möglichkeit, Rollen zu verteilen – gut nachvollziehbar. Somit lässt sich auch noch Jahre nach einer eventuellen Änderung sehen, wer zum Beispiel wann veranlasst hat, dass ein bestimmter Eintrag gelöscht oder ergänzt wird.

Die Aufbewahrungspflicht von Personalakten: Was gilt?

Im Zusammenhang mit den Personalakten, die die Grundlage eines Arbeitsverhältnisses schaffen, ist es nicht möglich, von einer „standardisierten Aufbewahrungspflicht“ zu sprechen. Um herauszufinden, wann Sie als Arbeitgeber welche Dokumente entsorgen und welche Fristen eingehalten werden müssen, ist es daher wichtig, genau hinzuschauen.

Als Grundregel gilt, dass es die Aufgabe des Arbeitgebers ist, Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie ein Mitarbeiter, der aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, Ansprüche geltend machen kann. 

Die Verjährungsfrist liegt laut Gesetz (§195 BGB) bei drei Jahren. Die besagte Frist beginnt allerdings erst mit dem Ende des Jahres, in dem auch der Arbeitsvertrag beendet wurde. Stichtag ist der 31.12.

Parallel dazu gilt es jedoch, noch weitere Fristen zu beachten, die mit Hinblick auf…:

  • Arbeitsrecht
  • Steuern beziehungsweise Lohnsteuern
  • Sozialversicherung

eine Rolle spielen. Die folgende Tabelle liefert hierzu einen kleinen Überblick.

Dokumente

Aufbewahrungspflicht

Alle Informationen, die das Arbeitsentgelt betreffen

5 Jahre

Bewerbungsunterlagen

6 Monate

Dokumente zur Arbeitszeit/ Arbeitszeitlisten

2 Jahre

Informationen zur Betrieblichen Altersvorsorge

30 Jahre

Beitragsabrechnungen Sozialversicherungsträger

10 Jahre

Vor allem im Zusammenhang mit Dokumenten, die über mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen, zeigt sich, dass der Platz- und Speicheranspruch (gerade bei einer großen Anzahl von Mitarbeitenden) hoch sein kann. Unternehmen sind daher gut beraten, sich frühzeitig Gedanken über eine Lösung zu machen, auf deren Grundlage sie Unterlagen sauber, unkompliziert und lange aufbewahren können.

Warum ist es so wichtig, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten einzuhalten?

Die Antwort „Weil es vorgeschrieben ist!“ dürfte viele hier nicht zufriedenstellen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können gut beraten sein, sich etwas genauer mit den Hintergründen zu den Aufbewahrungsfristen zu beschäftigen. Somit wird alles meist noch etwas nachvollziehbarer.

Der Sinn, der sich hinter den Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel über zehn Jahre und teilweise mehr, verbirgt, ist klar. Es geht darum, beispielsweise auch nach dem Austritt eines Mitarbeitenden aus einem Unternehmen wichtige Fragen zum Beschäftigungsverhältnis klären zu können.

Immerhin könnte es sein, dass ein ehemaliger Mitarbeiter im Nachhinein Ansprüche geltend machen will. Oder dass im Rahmen einer Betriebsprüfung Lohnunterlagen, Verträge oder andere Belege (zum Beispiel Belege für den Lohnsteuerabzug) vorgelegt werden müssen. In diesem Fall ist es nicht nur von Vorteil, sondern vorgeschrieben, als Unternehmen schnell reagieren zu können.

Originale oder Kopien? So kommen Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht Personalakten nach

Ob Unterlagen als Originale oder als Kopien aufbewahrt werden müssen, ist von verschiedenen Details abhängig. Die folgenden Tipps helfen dabei, mit Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen für Personalakten auf der sicheren Seite zu sein. Im Zweifel hilft auch der Steuerberater weiter.

  1. Wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen festgelegt wurden, ist es erlaubt, die Originale zu scannen und zu digitalisieren. Danach können Sie die Original-Dokumente vernichten.
  2. Für Dokumente, für die entsprechende Pflichten rund um die Dokumentation und die Aufbewahrung festgelegt wurden, gilt, dass das Original (auch nach dem Scannen) noch aufbewahrt werden muss. Oder anders: Das, was im Original in Papierform vorlag, muss auch in Papierform abgelegt werden. Digitale Unterlagen dürfen digital abgelegt werden.

Es gibt einige Dokumente, die immer im Original aufbewahrt werden müssen. Hierzu gehören unter anderem Arbeitsverträge (sowohl unbefristete als auch befristete), Kündigungen und Aufhebungsverträge und Dokumente, in denen die Details rund um den Bereich der Arbeitnehmerüberlassung festgelegt werden.

Welche Folgen hat es, wenn ein Unternehmen gehen seine Pflichten verstößt?

Unternehmer sind dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Die entsprechenden Pflichten gehen über die Aufbewahrung von Rechnungen hinaus. Sie beziehen sich unter anderem auch auf sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen, den Personalbereich und Unterlagen, die mit Hinblick auf das Thema HR relevant werden.

Bewahren Sie die entsprechenden Belege nicht (oder nicht vollständig) auf, kann dies rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Welche Strafen zu erwarten sind, ist immer von der Art und dem Umfang des Verstoßes abhängig.

Fazit

Dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, die Unterlagen eines Arbeitsverhältnisses über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren und dementsprechend Aufbewahrungspflichten und -fristen nachkommen müssen, ist nicht neu.

Immerhin könnten auch die ehemaligen Angestellten im Nachhinein noch Ansprüche geltend machen. Und auch im Fall einer Betriebsprüfung sorgt eine akribische Aufbewahrung relevanter Dokumente dafür, dass die Details rund um das jeweilige Arbeitsverhältnis über die Personalakte nachvollziehbar sind.

Wer Aufbewahrungsfristen möglichst unkompliziert erfüllen möchte, steigt heutzutage oft auf digitale Personalunterlagen um. Diese ermöglichen es, sich schnell eine Übersicht zu verschaffen. 

Und egal, ob Sie Dokumente kurz oder lange aufbewahren müssen: Digitale Personalunterlagen nehmen keinen Platz in Anspruch und müssen lediglich gesetzeskonform gespeichert werden. Eine professionelle digitale Personalakte erfüllt hier hohe Ansprüche und hilft Ihnen, Ihren Angestellten, aber auch einem Betriebsprüfer, dabei, wichtige Daten bei Bedarf schnell abrufen zu können. 

Amagno