Zwei Prozent Skonto klingen erstmal nach wenig. Hochgerechnet auf ein Jahr voller Eingangsrechnungen steckt darin aber schnell eine fünfstellige Summe, die entweder im Unternehmen bleibt oder ungenutzt verstreicht. Genau das war die Ausgangslage bei FYNCH-HATTON, bevor das Modeunternehmen seine Rechnungsprozesse digitalisiert hat.
Ein sehr konkretes Problem mit einem sehr konkreten Preis
FYNCH-HATTON hatte vor der Einführung von Amagno ein Problem, das viele mittelständische Unternehmen kennen: Rechnungen brauchten teilweise bis zu einer Woche, bis sie geprüft, freigegeben und bezahlt waren. Klingt nach Zeit, kostet aber Geld. Denn Skontofristen sind kurz, meist zehn bis vierzehn Tage, und wer diesen Zeitraum durch lange interne Abstimmungswege verpasst, zahlt am Ende schlicht mehr für dieselbe Ware oder Dienstleistung.
Nachdem FYNCH-HATTON dreißig verschiedene Anbieter geprüft hatte, fiel die Entscheidung auf Amagno. Das Ergebnis lässt sich in klaren Zahlen fassen: Die Bearbeitungszeit von Rechnungen sank um 71 Prozent, Skonto wird seitdem im fünfstelligen Bereich jährlich eingelöst statt verschenkt und Rechnungen sind heute in maximal 48 Stunden bearbeitet, statt wie zuvor in bis zu einer Woche.
Warum Skonto so häufig auf der Strecke bleibt
Das Grundproblem liegt selten am fehlenden Willen, das Skonto zu nutzen. Es liegt am Prozess dahinter. Eine Papierrechnung wandert von Schreibtisch zu Schreibtisch, wartet auf eine Unterschrift, landet zwischendurch im Postfach einer abwesenden Kollegin und bis alle Freigaben eingeholt sind, ist die Frist längst verstrichen. Je mehr Personen an einer Freigabe beteiligt sind, desto größer wird das Risiko von Verzögerungen.
Wie ein automatisierter Freigabeprozess das Problem löst
In Amagno läuft die Rechnungsfreigabe komplett digital und lässt sich dabei individuell auf die eigenen Abläufe zuschneiden, ganz ohne Programmierung. Eine eingehende Rechnung wird automatisch erfasst, sobald sie über das verknüpfte Postfach eingeht und direkt in der Aufgabenliste der zuständigen Person angezeigt. Ein digitaler Posteingangsstempel überführt sie in den nächsten Schritt, die Prüfung. Dort werden zwei weitere Stempel gesetzt, einer für die sachliche Prüfung von Inhalt, Bestellung und Lieferung und einer für die rechnerische Prüfung von Beträgen, Summen und Steuersätzen.
Der entscheidende Vorteil dabei: Der gesamte Ablauf bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer eine Rechnung gerade in Bearbeitung hat und wie lange sie schon dort liegt, lässt sich auf einen Blick erkennen. Vertretungsregelungen sorgen zusätzlich dafür, dass eine Rechnung nicht tagelang in einem abwesenden Postfach liegen bleibt, sondern automatisch an die richtige Stelle weitergeleitet wird. Aus einem intuitiven, digitalen DMS-System heraus lässt sich dieser Prozess flexibel an jedes Unternehmen anpassen, ohne dass dafür eine eigene IT-Abteilung nötig ist.
Mehr als nur ein einzelner Kunde
FYNCH-HATTON steht dabei stellvertretend für einen Effekt, der sich branchenübergreifend zeigt: Unternehmen, die ihre Rechnungsfreigabe mit Amagno digitalisieren, verbessern die Nutzung von Skontofristen im Schnitt um 20 Prozent. Das ist kein Nebeneffekt, sondern eine direkte Folge kürzerer, klar strukturierter Freigabewege.
Ein Rechenbeispiel, das sich lohnt
Wer wissen möchte, wie viel das konkret bedeutet, muss nur kurz nachrechnen. Bei einem jährlichen Einkaufsvolumen von 1 Mio. Euro und einem üblichen Skontosatz von zwei Prozent stehen theoretisch 20.000 Euro im Raum. Werden aktuell nur die Hälfte dieser Skontofristen eingehalten, bleiben 10.000 Euro ungenutzt liegen, Jahr für Jahr. Ein automatisierter Freigabeprozess, der diese Quote spürbar verbessert, zahlt sich damit oft schon innerhalb weniger Monate selbst.
Wer selbst nachrechnen möchte, wie viel im eigenen Unternehmen an Skonto liegen bleibt: Ein Blick in die Zahlungshistorie der letzten zwölf Monate reicht meistens schon, um eine erste Einschätzung zu bekommen.
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