Bei einem Dokumentenmanagementsystem stellt sich früh eine grundsätzliche Frage: Cloud oder On-Premise. Mit dieser Entscheidung fällt zugleich die Entscheidung über das Kostenmodell. Bei einer Cloud-Lösung ist das Abonnement Teil des Prinzips, denn Software as a Service basiert auf laufenden Zahlungen. Bei On-Premise gilt klassischerweise das Gegenteil: eine Software, die einmalig erworben wird, oft ergänzt durch einen jährlich kündbaren Support- und Updatevertrag, ohne unmittelbare Gefahr dass danach das On-Premise-System nicht mehr verwendbar ist. Genau an dieser Stelle verändert sich derzeit einiges im Markt.
Eine Entscheidung, zwei feste Modelle
On-Premise bedeutet, dass ein Dokumentenmanagementsystem souverän auf der eigenen Infrastruktur betrieben wird, mit voller Kontrolle über Technik, Daten, Prozesse und Zugriffsrechte. Wer sich für diesen Weg entscheidet, entscheidet sich damit zugleich typischerweise für ein klassisches Kaufmodell. Für SaaS-Lösungen wird in der Regel nur eine regelmäßige Subscription-Fee verlangt, was nach Kündigung unmittelbar zum Betriebsende der Lösung führt.
Wenn aus einer Kopplung eine einseitige Änderung wird
Genau an diesem Punkt zeigt sich derzeit eine Entwicklung im Markt für Dokumentenmanagement, die aufmerksam macht. Einzelne Anbieter, die On-Premise-Lösungen ursprünglich zum Kauf angeboten haben, drängen ihre Bestandskunden zunehmend in ein Subscription-Modell. Am Betrieb ändert sich nichts, die Software bleibt On-Premise, aber das gewohnte Kaufmodell verschwindet aus dem Angebot. Wer bislang eine Lizenz besessen hat, zahlt künftig dauerhaft, ohne dass eine Cloud-Anbindung oder ein anderer sichtbarer Mehrwert damit verbunden wäre.
Für Unternehmen, die sich seinerzeit bewusst für den Kauf entschieden haben, ist das ein Einschnitt. Eine Kostenstruktur, die auf Jahre kalkuliert war, verändert sich nicht, weil sich die eigenen Anforderungen geändert haben, sondern weil sich das Geschäftsmodell des Anbieters geändert hat.
Warum diese Kopplung verlässlich bleiben sollte
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine langfristige strategische und auch steuerliche Entscheidung. Umso mehr zählt, dass die mit ihr verbundene Kostenstruktur nicht nachträglich durch den Anbieter verändert wird.
Vier Punkte sind dabei besonders relevant:
Investitionssicherheit. Wer sich für On-Premise entscheidet, weiß von Anfang an, dass diese Entscheidung mit einem Kaufmodell verbunden ist, und sollte sich darauf verlassen können, dass dies auch in einigen Jahren noch gilt.
Kalkulierbarkeit. Einmalkosten und feste Wartungsverträge lassen sich langfristig budgetieren. Ein nachträglich eingeführtes Abonnement durchkreuzt diese Kalkulation und bringt laufende Kosten mit sich, die vorher nicht Teil der Rechnung waren.
Unabhängigkeit. Die Rahmenbedingungen einer einmal getroffenen Entscheidung sollten stabil bleiben, unabhängig davon, wie sich das Geschäft des Anbieters im Laufe der Zeit weiterentwickelt.
Steuerliche Sicherheit. Der Wechsel eines Lizenzkaufs hin zu einem Subscription Modell erhöht nicht nur die Kosten, sondern durchkreuzt auch die bisherige Bilanzierungsstrategie: Anstelle von planbaren Abschreibungen (Capex) entstehen reine Betriebsausgaben (Opex), die das Unternehmensergebnis laufend belasten, eine außerplanmäßige Abschreibung noch vorhandener Restbuchwerte der Alt-Lizenz erzwingen und, insbesondere bei On-Premise-Subscriptions, durch potenzielle gewerbesteuerliche Hinzurechnungen von Mietentgelten zusätzliche steuerliche Risiken schaffen.
Unsere Haltung dazu
Bei Amagno bleibt die grundsätzliche Entscheidung zwischen Cloud und On-Premise bei den Kunden, und mit ihr auch das jeweils dazugehörige Kostenmodell. Wer sich für On-Premise entscheidet, entscheidet sich bei uns für den Kauf. Diese Zuordnung ändert sich im Laufe der Zeit nicht. On-Premise-Kunden werden von uns nicht nachträglich in ein Subscription-Modell gedrängt. Wer heute kauft, bleibt Käufer, ohne dass sich die Bedingungen im Nachhinein zu unseren Gunsten verschieben.
Diese Verlässlichkeit gilt gerade auch für Unternehmen, die aktuell mit einem anderen Dokumentenmanagementsystem arbeiten und dort mit genau dieser Entwicklung konfrontiert sind. Ein Wechsel des DMS-Anbieters muss keine Verschlechterung der eigenen Position bedeuten, sondern kann auch die Rückkehr zu einem Kostenmodell sein, das zum eigenen Unternehmen passt.
Fazit
On-Premise und ein nachträgliches Subscription-Modell schließen sich zwar nicht technisch aus, sie sollten aber nicht durch den Anbieter einseitig herbeigeführt werden können. Wer heute ein Dokumentenmanagementsystem einführt oder überdenkt, sollte genau darauf achten, wie belastbar das zugesagte Kostenmodell tatsächlich ist.
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