24. April 2012

Das neue amagno scannt und magnetisiert

Die amagno GmbH & Co KG hat eine neue, umfassend erweiterte Version ihres magnetischen Dokumentenmanagement-Systems amagno veröffentlicht. Dieses bisher umfangreichste Update ergänzt die neuartige DMS-Strategie um über einhundert Detailfunktionen im Bereich Scanning, Versionsverwaltung und Workflow.

„Unser Antrieb ist es, mit amagno Teams, Abteilungen und Unternehmen eine  möglichst einfache Lösung zu bieten, mit der sie gemeinsam Dateien, Belege und  E-Mails bearbeiten und nutzen können. Dazu trägt das neue Update spürbar bei“,  so Jens Büscher, Gründer und Geschäftsführer der amagno GmbH & Co KG.

Hauptaspekt von amagno sind die Magnete. Sie definieren die Kriterien, nach  denen Inhalte abgelegt und einsortiert werden, beispielsweise Dokumentarten,  Kunden- oder Artikelnummern oder auch Datumsangaben. Manuelles Ablegen in Ordner  oder die Bearbeitung von Eingabemasken entfällt somit. Die neue Version von  amagno, die sich an Teams, Abteilungen und Unternehmen richtet, wurde nun  erheblich erweitert:

Umfassende Unterstützung von Scannern

Das schnelle Wiederfinden durch die Digitalisierung von Belegen bringt  erhebliche wirtschaftliche Vorteile für Unternehmen. Hierfür bietet das neue  amagno umfassende Möglichkeiten. So unterstützt amagno das Scannen von  Netzwerkscannern ebenso, wie die Nutzung von Arbeitsplatzscannern,  beispielsweise via Twain Schnittstelle.

Außerdem lassen sich Belege problemlos im Stapel scannen. Die Dokumente  werden mittels Barcode-Trennseite automatisch getrennt. Der Inhalt der Dokumente  wird über die mitgelieferte und austauschbare Texterkennung (OCR) gelesen. Die  neuartigen Magnete von amagno sorgen anschließend für die korrekte automatische  Zuordnung zu Themen, wie beispielsweise Kunden, Mandanten, Artikeln oder  Vorgangsnummern. Die gescannten Dokumente speichert amagno wahlweise im TIFF- oder PDF/A-Format ab.

Versionsverwaltung und Versionsvergleich

Für eine rechtssichere Ablage ist es notwendig, dass Dokumente unveränderbar  und nachvollziehbar abgelegt werden. Für die Nachvollziehbarkeit bietet amagno  eine umfassende Versionsverwaltung. Dabei besteht die Wahl zwischen keiner,  einer zeitlich befristeten sowie einer zeitlich unbefristeten Versionierung. In  den beiden letzten Fällen lassen sich vorherige Arbeitsstände eines Dokuments  mit Autor, Datum und einer automatischen Versionsnummer jederzeit  nachvollziehen.

Besonders interessant ist die Möglichkeit, beliebige Versionen eines  Dokumentes optisch miteinander zu vergleichen. Gelöschte und hinzugefügte  Begriffe werden farbig hervorgehoben. Gerade bei sehr großen Textmengen zeigt  der Versionsvergleich schnell und übersichtlich Änderungen an, da lediglich die  geänderten Textabschnitte dargestellt werden.

Digitale Stempel, Workflows und Aufgabenlisten

Die Verwendung digitaler Geschäftsprozesse für die  Rechnungseingangsbearbeitung oder für Freigaben sorgt in Unternehmen für  erheblichen Mehrwert hinsichtlich Kosteneffizienz, Qualität und Geschwindigkeit.

aamagno bietet durch seine digitalen Stempel einen neuen Weg, solche Workflows  schnell, einfach und vor allem flexibel abzubilden. Stempel lassen sich, wie im  bisherigen Büroalltag, auf bestimmte Personen und für bestimmte Vorgänge  limitieren. Durch die Nutzung der digitalen Stempel werden dem jeweiligen  Mitarbeiter in amagno automatisch Aufgaben vorgelegt, z.B. Prüfungs-, Änderungs- oder Buchungsanweisungen. Selbst parallele Aufgaben sind mit amagno kein Problem  mehr. Ergänzt wird dies durch Aufgabenlisten für Benutzer, um alle aktuellen  Vorgänge in einer Übersicht zu haben.

Kostenfreie Updates

Mit amagno NETWORK bietet die amagno GmbH & Co KG eine kostenfreie  Cloud-Lösung mit allen Funktionen zum Download an. Unternehmen ermöglicht die  amagno ENTERPRISE Version eine Inhouse- oder SaaS-Lösung. Das Update wird, wie  immer, kostenlos zur Verfügung gestellt.