19. April 2016

10 Vorteile durch Enterprise Content Management

10 Vorteile durch Enterprise Content Management

Schon bemerkt dass alle über die digitale Revolution sprechen, aber diese in den meisten Büros noch nicht mal ansatzweise angekommen ist? Deutsche Büros werden immer noch von großen Aktenschränken, der Papierablage und im Zweifelsfall sogar vom Rolodex dominiert. Hat ein Unternehmen ein CRM und einen gemeinsamen Kalender eingeführt, brüstet sich der Chef schon gerne mal mit einer digitalen Strategie. Aber bringen diese Maßnahmen wirklich nennenswerte Vorteile? Die „digitale Strategie“ äussert sich gern durch ein überquellendes E-Mail Postfach mit Termineinladungen, Dokumenenten in verschiedensten Versionen und Belegen zur Freigabe. Einige Unternehmen haben den E-Mail Verkehr für die Mitarbeiter sogar schon zeitlich eingeschränkt, damit diese sich nach Feierabend nicht noch weiter mit der Kommunikationsflut beschäftigen.

Wir zeigen 10 Vorteile durch Enterprise Content Management:


1. Mehr Platz im Büro durch Entfernung überflüssige Aktenschränke.

Stossen Sie auch beim Aufstehen mit dem Bürostuhl gegen den Aktenschrank aus den 70er Jahren? Muss nicht sein. Digitalisieren Sie Ihr Archiv und schmeissen Sie die Aktenschränke raus. Oder der Azubi verscheuert die Dinger auf dem nächsten Retro-Flohmarkt. In Berlin erzielt er damit sicher Höchstpreise für das nächste Sommerfest der Firma.

Chaos im Büro durch AktenschränkeSeth Werkheiser / CC BY-SA 2.0

2. Beherrschen Sie Ihre Software und nicht die Software Sie.

Was für Aktenschränke aus den 70ern gilt, gilt oft auch für die Oberfläche von Unternehmenssoftware: Unübersichtlich und nix findet man! Höchstens klemmt man sich die Finger oder schreit aus Frist laut aus, wenn mal wieder nichts läuft. Das kennt man sonst nur beim Aufbau von Möbel aus Schweden. Moderne ECM Software unterstützt Sie bei der täglichen Arbeit und hat daher eine hohe Akzeptanz. Beim Chef und bei den Kollegen.

3. Digital arbeitet es sich einfach schneller.

Fahren Sie noch mit einer Pferdekutsche zur Arbeit? Natürlich nicht. Sie nehmen das Auto oder wenn Sie sehr umweltbewusst sind natürlich die Öffentlichen Verkehrsmittel. Selbst die sind schneller als eine Pferdekutsche. Im Büro verhält es sich ähnlich. Es ist einfach nicht mehr zeitgemäß Akten von Abteilung zu Abteilung zu schicken oder auch nur die Post von der Poststelle in die Abteilung wo der Empfänger sitzt. Eingehende analoge Dokumente sollten schon in der Poststelle (oder im Sekretariat) ganz simpel gescannt und digitalisiert werden. Das Enterprise Content Management erkennt nach kurzer Anlernung automatisch Lieferanten und legt Rechnung, Lieferschein oder Angebot automatisch in der entsprechenden Gruppe ab.

4. Wieso sollten Sie sich erinnern, wenn dies ein ECM für Sie tun kann?

Mal ehrlich. Sollten Computer uns das Leben nicht erleichtern? Gerade wenn es um Rechtssicherheit geht ist da noch viel Luft nach oben. Viele Dokumente müssen eine gewisse Zeit lang aufbewahrt werden. Andere müssen nach einer gewissen Zeit unbedingt gelöscht werden. Um diese Fristen nicht zu verpassen müssen Sie sich diese Fristen für jedes Dokument oder Rechnung nicht hinter die Ohren schreiben oder einzelnd in den Kalender eintragen. Dokumente bekommen in einem ECM automatisch ein entsprechendes „Verfallsdatum“ und werden nur diese bestimmte Zeit aufbewahrt und anschließend gelöscht. So wie es der Gesetzgeber will.

Vorteile der automatischen LöschfristenTAZ / CC BY 2.0

5. Ja, Dokumente können Sie per E-Mail versenden. Aber macht das Sinn?

Sie möchten ein Angebot oder eine Preisliste einem Interessenten zur Verfügung stellen? Verschicken Sie das Dokument zukünftig nicht mehr per E-Mail. Wieso? Das ist mit einem ECM einfach überflüssig. Ein Dokument kann per sicherem Weblink mühelos geteilt werden. Natürlich auch per E-Mail. Dies kann durch ein Passwort geschützt oder auch mit einem Ablaufdatum (bspw. für ein Angebot) versehen werden. Aktualisieren Sie Ihre Preisliste und der Interessent klickt erst anschließend auf den Link, bekommt er schon gleich die aktualisierte Fassung zu sehen.

6. Neue Dinge sind gar nicht so schlimm. Vor allem wenn sie wie die Alten sind.

Die meisten Menschen stehen Änderungen ja erstmal skeptisch gegenüber. „Das haben wir noch nie so gemacht…“ ist ja so eine beliebte Phrase, um Neuerungen gleich für tot zu erklären. Noch bevor sie überhaupt geboren worden sind. Da macht es richtig Laune, wenn eine Neuerung gar nicht so fremd daher kommt. Bei automatisierten Geschäftsprozessen kann mit digitalen Stempeln und Anmerkungen gearbeitet werden. Quasi wie im „alten“ Leben. Dokumenten wie gewohnt einen Stempel zur Freigabe aufdrücken, ein Post-It aufkleben oder mit unleserlicher Handschrift den Kollegen in Wahnsinn treiben. Wie früher. Nun aber digital!

7. Immer Zugriff auf die benötigten Dokumente. Sogar von unterwegs.

Bei großen IT-Firmen gibt es schon länger die Philosophy, dass Mitarbeiter gar keinen eigenen festen Arbeitsplatz haben, sondern jederzeit von jedem Ort arbeiten können. Soweit muss man nicht direkt gehen, aber der grundlegende Gedanke stimmt schon: Auch von Zuhause oder von unterwegs muss der Mitarbeiter mit dem Notebook wie gewohnt auf seine tägliche Arbeitsumgebung zugreifen und arbeiten können. Selbst wenn das Notebook nicht dabei ist, ein modernes ECM bietet auch eine mobile Oberfläche für jeden modernen Browser.

Mobiles Arbeiten mit ECMKricket / CC BY-ND 2.0

8. Das papierlose Büro schont die Umwelt. Ist das wirklich ein Vorteil?

Natürlich! Auch wenn wir nun alle keine Birkenstocksandalen tragen und vegan leben. Die Behauptung eine Enterprise Content Management Lösung schont die Umwelt ist kein Greenwashing. Das papierlose Büro bringt viele Vorteile mit sich und schont tatsächlich unsere Ressourcen, auch wenn Papier grundsätzlich aus einem nachwachsenden Rohstoff entsteht. Die Produktion von Papier verbraucht aber eine Menge Wasser und Energie und natürlich ist auch das Bedrucken nicht frei von Chemie und Energie. Ein digitales Dokument ist daher deutlich umwelt- und ressourcenschonender als ein analoges.

9. Endlich sehen Sie was in einer Datei steht, bevor Sie sie öffnen.

Sind sie es leid Netzwerklaufwerke durchzuklickern und ständig die falsche Datei auf der Suche nach dem richtigen Dokument zu öffnen? Ein Dokument ist ja ähnlich wie ein Ü-Ei. Man schüttelt es und kann hoffen zu wissen was darin ist. Meist wird man aber doch enttäuscht. Nun stellen Sie sich vor Sie könnten in ein Ü-Ei hineinschauen, bevor Sie es öffnen? Verrückt! Zugegeben, der Vergleich hinkt ein wenig, aber Ähnlichkeiten zur Dateisuche sind schon vorhanden. Eine umfassende Dateivorschau ermöglicht schon vor dem Öffnen einen Blick in das Dokument. Sogar mehrseitige können Sie durchblättern und erst dann entscheiden, ob das Dokument schliesslich geöffnet wird.

Mit ECM Dokumente einfacher findenMario Antonio Pena Zapatería / CC BY-SA 2.0

10. Dateien anhand des Inhaltes finden und nicht mehr anhand des Namen.

„Entwurf_Mustermann_Version_3_1_2_05042016.doc“, bitte was? Solche Dateinamen können Sie gerne auch in Zukunft verwenden, aber daran stört sich eine Volltextsuche einer Enterprise Content Management Lösung nicht wirklich. Denn hier kommt es darauf an was in einer Datei steht und nicht wie diese benannt ist. Daher suchen Sie zukünftig einfach aus jeder Anwendung per HotKey bspw. eine Kundennummer. Schon beim Import des Dokuments wird Dank OCR Erkennung das Dokument entsprechend verschlagwortet. So können Sie aus Millionen Dokumenten innerhalb von Sekunden das richtige Dokument finden.

Welche Vorteile durch ECM gibt es noch?

Wir haben hier sicherlich nicht alle Vorteile eines Enterprise Content Management Systems aufgelistet. Kennen Sie noch weitere Vorteile die wir hier nicht genannt haben oder auch tatsächlich nicht kennen? Wir freuen uns auf einen Kommentar!

Valentin Tomaschek
Als Senior Marketing Manager ist Valentin bei AMAGNO verantwortlich für Online- und Printmedien, Social Media, Presse und Veranstaltungen. Er ist seit 15 Jahren nur in Ausnahmen offline gewesen und kommt ursprünglich aus Hamburg.

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