Brother PDS-Serie für AMAGNO Dokumentenmanagement zertifiziert

Brother PDS-Serie zertifikatErneut haben wir eine Produktserie von Brother für die Verwendung mit dem AMAGNO Dokumentenmanagement getestet und zertifiziert. Die Brother PDS-Serie beinhaltet vier Highspeed Duplex Dokumentenscanner und ermöglicht Scangeschwindigkeiten von bis zu 80 Seiten/Minute und 6.000 Blatt täglich. Neben dem 100 Blatt Vorlageneinzug verfügt das Gerät auch über einen Flachbettscanner, zum Beispiel für den Bücherscan. Der Ultraschalleinzug verhindert den gleichzeitigen Einzug von mehreren Vorlagen.

Die Brother PDS-Serie verfügt lediglich über einen USB 3.0 Anschluss und ist damit nicht netzwerkfähig. Dennoch gibt es diverse Möglichkeiten gescannte Dokumente direkt an das AMAGNO Dokumentenmanagement zu senden. Entweder per Direktansprache aus dem AMAGNO Client heraus oder über den Brother Button Manager via E-Mail Import, Shared Folder oder per FTP.

Brother PDS-Serie für die Digitalisierung des alten Aktenarchivs

Brother PDS-Serie Dokumentenscanner zertifiziertÜber einen Shared Folder im Netzwerk lassen sich sehr gut größere Datenmengen nach dem Dokumentenscan in AMAGNO importieren. Eine sicherer FTP Upload eignet sich besonders für die AMAGNO Business Cloud oder für den Import auf einen eigenen Server, der in einem Rechenzentrum gehostet ist. Auch wenn die Dokumentenscanner der Brother PDS-Serie keine Netzwerkscanner sind, lassen sich so sehr bequem digitalisierte Akten und Dokumente in AMAGNO importieren.

Gerade aufgrund der hohen Scangeschwindigkeit sowie dem großen Vorlageneinzug eignet sich die PDS-Serie sehr gut für die Überführung alter Aktenbestände in eine digitale Form.

Schlechte Quittungen und Belege scannen.

Mit dem AMAGNO Dokumentenmanagement können Unternehmen weitestgehend ohne Papier auskommen. Jedoch lässt es sich nicht vermeiden auch weiterhin Papier zu empfangen. Dazu gehört nicht nur die übliche eingehende Briefpost, sondern auch diverse Quittungen und Belege. Während einer kürzlich stattfindenden Produktpräsentation kam die Diskussion auf, wie gut unser Dokumentenmanagementsystem mit Quittungen und Belegen in extrem schlechter Qualität zu recht kommt.

Quittungen und Belege scannen: Keine Volltexterkennung ist perfekt.

Belege scannen DokumentenmanagementGrundsätzlich kann der Beleg in einem schlechten Zustand sein. Jedoch muss das Schriftbild immer noch grundsätzlich erkennbar sein und je mehr Bestandteile fehlen oder unkenntlich sind, desto höher ist auch die Fehlertoleranz. Keine Volltexterkennung ist zu 100% genau, aber bei einer perfekten Vorlage sind die Ergebnisse der OCR-Erkennung in der Regel zu 99% richtig.

Zeit für einen kleinen Praxistest: Wir haben einen einfachen Beleg der Deutschen Post ordentlich zerknüllt, unter den Wasserhahn gehalten und anschließend an die Heizung zum Trocknen geklebt. Das Ergebnis ist schon relativ erschreckend, aber wir wollen es uns auch nicht zu einfach machen.

Dünne und kleine Belege sind von Scannern schwierig einzuziehen.

Generell sind dünne Belege für Dokumentenscanner nicht einfach, denn die modernen Scanner müssen immer einen Kompromiss zwischen Qualität und Geschwindigkeit eingehen. Hinzu kommt, dass bei dünnen Papieren und kleinen Formaten der Einzug die Vorlage schnell schief einzieht. Bei schrägem Schriftbild kommt die Volltexterkennung schnell an ihre Grenzen. Je größer und je kräftiger das Papier ist, desto besser und zuverlässiger kommen Dokumentenscanner mit schlechten Belegen zurecht.

Schlechte Quittungen scannenIn unserem kleinen Praxistest kam der große Dokumentenscanner von Brother mit einem mehrfach gefalteten längeren Kassenbon aus dem Baumarkt gut zurecht. Schlechter jedoch mit dem bereits erwähnten Beleg der Deutschen Post. Diesen konnten wir jedoch sehr gut mit dem mobilen Scanner von plustek digitalisieren. Der Einzug ist hier, bauartbedingt, deutlich simpler und auch langsamer.

Nach dem Import des Scans ist das Ergebnis überraschend.

Belegerkennung mit VolltexterkennungNach dem Import in das AMAGNO Dokumentenmanagement war das Schriftbild überraschend klar. Mit der Tastenkombination STRG-ALT-V lässt sich eine kleine Infobox zum jeweils ausgewählten Dokument aufrufen. Hier ist klar erkennbar, dass alle relevanten Informationen vom Beleg erkannt worden. Lediglich beim Begriff „Bruttoumsatz“ wurde das „z“ durch ein „e“ ersetzt. Bei dieser Vorlage aber ein tolerierbarer Fehler.

Ein Tipp: Um schlechte Quittungen und Belege zu scannen sollte die Scanauflösung möglichst 600dpi betragen. Ein noch besseres Ergebnis wird geliefert, wenn nur in S/W gescannt wird.

Brother Dokumentenscanner für AMAGNO zertifiziert

Zertifikat Dokumentenscanner DMS SoftwareDie Brother Dokumentenscanner der ADS-Serie sind nun für das AMAGNO Dokumentenmanagement zertifiziert. Das bedeutet, unser Service hat die Brother Dokumentenscanner ADS-3600W, ADS-3000N, ADS-2600We und ADS-2400N ausgiebig mit der AMAGNO Version 4.8.24 auf Funktionalität und grundlegender Kompatibilität getestet. In naher Zukunft folgt die Zertifizierung der Brother PDS Serie.

Die ADS Serie von Brother überzeugt durch ein hohes Scanvolumen und einfache Handhabung. Dank der kompakten Bauweise und der LAN Schnittstelle sind die Scanner nahezu überall einsetzbar. Mit einer Scanleistung von bis zu 50 Seiten pro Minute und einem empfohlenen Scanvolumen von bis zu 5000 Blatt täglich sind die Dokumentenscanner den meisten Herausforderungen mehr als gewachsen.

Für die Anbindung an AMAGNO empfehlen wir FTP/SFTP oder das Scannen direkt in einen Netzwerkpfad via SMB. Wie das geht, erklären wir in einem kurzen How to Artikel.

Auch in unserer AMAGNO Business Cloud ist die Anbindung eines Dokumentenscanners natürlich möglich. Unser Support hilft hier gerne weiter.

Brother Dokumentenscanner für den digitalen Posteingang nutzen.

Brother Dokumentenscanner AMAGNOEine der häufigsten Einsatzgebiete von Dokumentenscannern zusammen mit AMAGNO ist sicherlich die Digitalisierung des Posteingangs. Eingehende Briefpost wird zentral geöffnet und mit dem Scanner direkt in AMAGNO importiert. Mehrseitige oder doppelseitige Dokumente sind hier kein Problem. Und dank der OCR-Texterkennung wird die digitalisierte Briefpost automatisch verschlagwortet und ist jederzeit auffindbar. Nach der Aufbringung des digitalen Eingangspoststempel kann die Briefpost anschließend an die entsprechenden Empfänger weiterverteilt und bearbeitet werden.