12. Februar 2016

Suchen Sie noch? Finden Sie doch. In Sekunden!

Suchen Sie noch? Finden Sie doch. In Sekunden!

Stellen Sie sich vor, Sie finden von Ihrem Arbeitsplatz aus in Sekunden alle notwendigen Dokumente auf Basis von beliebigen Begriffen. Ihr gesamtes Unternehmen mit all seinen Dateien, wichtigen Emails und gescannten Belegen – Millionen Inhalte. Der Effekt und die Wertschöpfung für Ihre Arbeit ist enorm. Alleine durch die Qualität Ihrer Arbeit und die Reduzierung Ihrer bisherigen Suchzeiten auf wenige Sekunden lässt einen digitalen Arbeitsplatz innerhalb kürzester Zeit rechnen.

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Bislang kaum beachtet, dann dramatisch, aber rechnerisch oft richtig: Im Durchschnitt verlieren Unternehmen alleine durch die Suche in Papierakten, Netzlaufwerken und Emails pro acht Mitarbeiter monatlich die Kapazität von 3 Mitarbeitern.

Basis des schnellen Findens in AMAGNO ist eine leistungsfähige und datenbankunabhängige Suchengine, die es ermöglicht, Begriffe in Sekunden aus Millionen Inhalten zu finden. Ähnliche Suchtechnologien setzen auch Anbieter mit gigantischen Datenmengen (z.B. Twitter) ein.

In diesem Blogartikel erläutern wir Ihnen ein paar der zahlreichen Recherchemöglichkeiten, die AMAGNO Ihnen bietet.

Datenbasis Ihrer Recherche

Das Ziel von AMAGNO ist es, Suchinseln Ihres Büros aufzulösen, um eine zentrale Ablage zu schaffen. Aus diesem Grund steigen Sie von Ihrem schlecht verwaltbaren und schlecht durchsuchbaren Netzlaufwerk auf AMAGNO um. Sie scannen Ihre Papierakten und Belege (dafür gibt es unterstützend zahlreiche Dienstleister) und legen die wichtigen und rechtlich relevanten Emails ebenfalls in AMAGNO ab. All diese Ablageformen nennen wir allgemein Inhalte oder Dokumente.

Bei der erstmaligen Aufnahme oder Bearbeitung eines Inhalts in AMAGNO wird dieser aufbereitet:

  • AMAGNO erzeugt von über einhundert Dateiformaten eine Vorschau in Form einer PDF Datei sowie webtaugliche Grafiken als Vorschau
  • AMAGNO analysiert und übernimmt Meta-Daten einer Datei, z.B. die Schlagworte einer Word-Datei oder Daten aus einem PDF ZUGFeRD Format
  • AMAGNO übernimmt erweiterte Informationen aus beiliegenden XML Dateien für einen individuellen Import von Meta-Daten außerhalb des Dateiformats
  • AMAGNO erkennt bei fast einhundert Dateiformaten den Textinhalt einer Datei (Volltext)
  • Ist kein Text erkannt worden, führt AMAGNO eine grafische Texterkennung (OCR) durch – dies geschieht typischerweise bei gescannten Belegen, aber auch bei Dateiformaten, bei denen wir Vorschaugrafiken erzeugen aber kein Textinhalt erkannt werden konnte (z.B. einige CAD Formate)

In der Summe erhält AMAGNO eine umfassende Basis, um Inhalte zu organisieren und vor allem, um diese schnell wiederzufinden. Sie werden feststellen, dass der bislang dominierende Dateiname mit AMAGNO bei Ihrer täglichen Arbeit vollständig in den Hintergrund gerät.

Finden in AMAGNO

Für die Anwender bieten wir eine einfache Suche und eine Expertensuche an. Fast alle Anwender verwenden die leistungsfähige einfache Suche mit einer einfachen Sucheingabezeile (1), die einer Suche in Google ähnlich ist. Die Suche starten Sie über die zahlreich in AMAGNO zu findenden Lupen-Symbole (1)(2) oder die Taste F3. Je nach Start der Suche grenzt dieses bereits das Suchergebnis ein.

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Regelmäßige Suchen speichern Sie als Suchabfrage ab und rufen diese über eine Liste Ihrer Suchen auf, über welche Sie auch eine automatische Liste der zuletzt aufgerufenen schnellen Suchen erhalten (3).

Das Suchergebnis zeigt AMAGNO automatisch nach inhaltlicher Relevanz (Wertigkeit), Fundstellen und Vorschaugrafiken an.

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Suchergebnis

Menschen orientieren sich stark visuell. Durch die Vorschaugrafiken im Suchergebnis werden Sie schnell die zu suchenden Inhalte erkennen und nur explizit diese aufrufen. Ergänzen Sie weitere Suchbegriffe, um das Suchergebnis genauer einzuschränken.

Definieren Sie, welche Meta-Daten in den Spalten eines Suchergebnisses angezeigt werden. Exportieren oder teilen Sie das Suchergebnis. Exportieren Sie beispielsweise die Meta-Daten für eine Auswertung in Microsoft Excel oder als Übergabe an eine Buchhaltungssoftware, wie DATEV im CSV Format.

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Expertensuche

In der Expertensuche erlaubt AMAGNO die explizite Auswahl von Meta-Daten mit umfassenden Auswertungs- und Verschachtelungsmöglichkeiten.

Recherche aus anderen Anwendungen starten

AMAGNO ist keine führende Anwendung. Sie werden täglich in Ihren Mailanwendungen, Warenwirtschaften (ERP), Buchhaltungslösungen (FIBU), Kundenverwaltungen (CRM) oder uns oft unbekannten Fachanwendungen arbeiten. Aus diesen Anwendungen heraus werden Sie Ihre Dokumente aus AMAGNO finden wollen.

Damit wir Ihnen teure Individualentwicklungen oder aufwendige Schnittstellenimplementierung ersparen, nutzen wir eine Hotkey-Suche: Nach der Installation des AMAGNO Clients für Windows reserviert AMAGNO eine systemweite Tastenkombination (STRG+ALT+A, anpassbar). Diese startet den Aufruf von AMAGNO aus dem Hintergrund und startet die Suche. Haben Sie vorher einen Begriff markiert, so übernimmt AMAGNO diesen für die Suche.

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Suche aus externer Anwendung starten

In diesem Beispiel erhalten wir via Email die Rückfrage bezüglich einer offenen Rechnung. Eine Recherche dieser Art nimmt in einem Unternehmen viel Zeit in Anspruch. In AMAGNO markieren Sie in der Email die zu suchende Rechnungsnummer und drücken die Tastenkombination zum Aufruf von AMAGNO. AMAGNO startet direkt in den Vordergrund und startet direkt die Suche mit dem vorher markierten Begriff und zeigt das Suchergebnis an. Sie sind sofort auskunftsfähig, finden das Dokument, den Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen und erkennen sogar, in welchem Arbeitsschritt das Dokument sich in Ihrem Unternehmen befindet, z.B. dass die Rechnung sich noch in der Freigabe durch die Geschäftsführung befindet.

Das Finden von Inhalten aus jeglichen Anwendungen ist damit sofort nach der Installation von AMAGNO problemlos möglich.

Recherche über Eigenschaften

AMAGNO bietet grandiose Möglichkeiten, neben der Suche, konkrete Daten zu erfassen. Dies ist für die Weiterverarbeitung, z.B. in einer Finanzbuchhaltung, notwendig. Auf Basis dieser erkannten Meta-Daten starten Sie in AMAGNO direkt eine konkrete Suche weiterer gleicher Dokumente.

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Suchstart aus Meta-Daten

Haben Sie Meta-Daten, beispielsweise über unser innovatives Klick-Füllen, über automatisierte Belegerkennungen oder über den Meta-Datenimport, erfasst, stehen Ihnen diese Informationen in AMAGNO zur Suche und Auswertung zur Verfügung. Die Eigenschaften in AMAGNO zeigen die frei definierbaren Meta-Daten an. Über das Kontextmenü von AMAGNO starten Sie direkt auf einem Feld die Recherche nach weiteren exakten oder ähnlichen Dokumenten mit dieser Information.

Fazit

AMAGNO bietet mit seiner optisch schönen und sehr klaren Oberfläche ein wunderbares Werkzeug, um die tägliche Arbeit im Büro und von unterwegs aus erheblich zu verbessern und  zu beschleunigen. Die Suche selbst nach Inhalten für Ihre Aufgaben und Entscheidungen steht nicht mehr im Fokus Ihrer Arbeit – sondern das Ergebnis selbst. AMAGNO bietet viele weitere Möglichkeiten, Ihre tägliche Arbeit effizienter zu machen.

Wollen Sie mehr über AMAGNO erfahren? Entdecken Sie die Möglichkeiten in einem unserer Webinare oder fordern Sie unsere Produktinformationen an.

Jens Büscher
Jens Büscher, Gründer und CEO. Nach seiner Tätigkeit als Product Manager für die RedDot Solutions AG (Heute OpenText) gründete er 2010 AMAGNO als innovative Enterprise Content Management Lösung.

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