Was ist eine Dunkelbuchung?
Die Dunkelbuchung ist die vollautomatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen ohne menschliches Zutun. Bei diesem Verfahren werden die Rechnungen automatisch erfasst, geprüft und anschließend direkt im System verbucht. Der gesamte Prozess läuft im Hintergrund ab und erfordert in der Regel kein menschliches Eingreifen. Aus diesem Grund wird dieses Buchungsverfahren auch als Dunkelbuchung bezeichnet.
Dunkelbuchungen werden in der Regel nur für Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag vorgenommen, der von jedem Unternehmen individuell festgelegt wird. Angenommen, diese Grenze liegt bei 500 Euro, dann werden Rechnungen bis zu diesem Betrag automatisch dunkel gebucht. Bei höheren Beträgen besteht jedoch die Möglichkeit, die Rechnungen manuell zu prüfen. Obwohl diese Praxis häufig bei Kleinbetragsrechnungen angewandt wird, ist sie nicht auf diese beschränkt.
Vorteile von Dunkelbuchungen
Ein wesentlicher Vorteil der Dunkelbuchung für Ihr Unternehmen liegt in den erheblichen Kosteneinsparungen durch die Automatisierung. Die Bearbeitungskosten für jede Eingangsrechnung können sich auf mehrere Euro belaufen, wenn sie von Mitarbeitern manuell bearbeitet wird. Dies umfasst alle Arbeitsschritte einschließlich der Dateneingabe, die nicht nur kosten-, sondern auch zeitintensiv ist. Das digitale Zeitalter bietet die Chance, diese Zeit effizienter zu nutzen und den Aufwand für die Kreditorenbuchhaltung deutlich zu reduzieren.
Am Ende bleiben nur noch diejenigen Rechnungen für die manuelle Bearbeitung übrig, die es aufgrund von formalen Fehlern nicht anstandslos durch die Rechnungsprüfung geschafft haben.
Nachteile von Dunkelbuchungen
Um die Dunkelbuchung in Ihrem Unternehmen anwenden zu können, müssen Sie zunächst Ihre Buchhaltung digitalisieren. Dieser Schritt zur Einführung einer digitalen Buchhaltung kann oft als Herausforderung empfunden werden. Der anfängliche Aufwand kann sich jedoch auszahlen, sobald die digitalen Prozesse und Automatisierungen etabliert sind.
Zudem besteht häufig das Missverständnis, dass Dunkelbuchungen unsicher sind, da Rechnungen scheinbar ungeprüft bis zur Zahlung durchlaufen. Dies ist jedoch nicht korrekt, da das System die Rechnungen sehr wohl prüft. Häufig ist es eher ein empfundener Kontrollverlust oder mangelndes Vertrauen in die Technologie, die Unternehmen an der Sicherheit von Dunkelbuchungen zweifeln lassen.
Umsetzung von Dunkelbuchungen in Unternehmen – So gehts.
In der Praxis können Sie Dunkelbuchungen in Ihrem Unternehmen nur einführen, wenn Sie einerseits über einen digitalisierten Rechnungseingang verfügen und andererseits bereits digitale Prozesse implementiert haben. Für eine erfolgreiche Einführung von Dunkelbuchungen müssen folgende Schritte vollständig automatisierbar sein:
- Digitaler Rechnungseingang: Der Rechnungseingang erfolgt elektronisch.
- Belegerfassung: Die Daten der Eingangsrechnungen werden per OCR erfasst und digitalisiert.
- Rechnungsprüfung: Die Rechnungen werden automatisch inhaltlich geprüft.
- Rechnungsfreigabe und Klärung: Die Freigabe und eventuelle Klärung von Unstimmigkeiten erfolgt digital.
- Archivierung nach GoBD: Die gespeicherten Rechnungen müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung für digitale Unterlagen entsprechen.
Diese Schritte sind essentiell, um Dunkelbuchung effektiv und sicher in Ihrem Unternehmen zu implementieren.
Vollautomatische Dunkelbuchung im DMS
Unsere Amagno Business Cloud führt Informationen effizient zusammen und macht sie genau dort verfügbar, wo sie benötigt werden. Unübersichtliche Datensilos gehören damit der Vergangenheit an. Die Software extrahiert alle relevanten Informationen aus Dokumenten und bereitet sie für die Weiterverarbeitung auf. So lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren und manuelle Arbeitsschritte deutlich reduzieren. Dies gilt insbesondere für die Rechnungsverarbeitung, die dank der Funktionen der Amagno Business Cloud vollautomatisch abläuft. Die Rechnungsdaten werden von der Software erfasst, verarbeitet und stehen in Sekundenschnelle zur Verfügung.
Die Dunkelbuchung wird so zu einer erheblichen Entlastung für Ihr Buchhaltungsteam. Sie reduzieren die Anzahl der manuell zu bearbeitenden Rechnungen und können auch einen großen Ansturm an Eingangsrechnungen effektiver bewältigen. Anstehende Zahlungsfristen sind kein Hindernis mehr!