Business Process Management (BPM), im Deutschen auch Geschäftsprozessmanagement genannt, ist eine systematische Managementdisziplin, die darauf abzielt, die Abläufe in einem Unternehmen zu erfassen, zu gestalten, auszuführen, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Es betrachtet Prozesse nicht als starre Vorgaben, sondern als strategische Vermögenswerte, die aktiv gesteuert werden müssen, um Unternehmensziele effizient zu erreichen.
BPM ist dabei keine reine Softwarelösung, sondern ein ganzheitlicher Ansatz, der organisatorische Aspekte, die Unternehmenskultur und technologische Werkzeuge verbindet. Das Ziel ist es, die Lücke zwischen der strategischen Ausrichtung und der operativen Durchführung zu schließen und Prozesse flexibel an sich ändernde Marktanforderungen anzupassen.
Der BPM-Lebenszyklus
Ein zentrales Konzept des Business Process Managements ist der iterative Kreislauf. Ein Prozess ist nie „fertig“, sondern unterliegt einer ständigen Weiterentwicklung.
Design und Modellierung
In dieser Phase wird der Ist-Zustand analysiert und der Soll-Zustand entworfen. Prozesse werden visuell dargestellt, um Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen verständlich zu machen. Hier hat sich der Standard BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) etabliert, eine grafische Notation, die sowohl von Fachanwendern als auch von IT-Systemen gelesen werden kann.
Implementierung und Ausführung
Der modellierte Prozess wird in die Praxis überführt. In modernen Umgebungen übernehmen dies oft BPMS (Business Process Management Suites) oder Workflow-Engines. Diese Systeme steuern den Ablauf, weisen Aufgaben an Mitarbeitende zu oder führen Schritte vollautomatisch durch (Dunkelverarbeitung).
Überwachung und Analyse (Monitoring)
Während die Prozesse laufen, werden Daten gesammelt. Anhand von definierten Kennzahlen (KPIs) wird gemessen, wie leistungsfähig der Prozess ist. Wo stauen sich Anträge? Wo werden Zeitvorgaben überschritten?
Optimierung
Basierend auf den Analysedaten werden Schwachstellen identifiziert und Verbesserungen vorgenommen. Der Zyklus beginnt von vorn, um den Prozess an neue Gegebenheiten anzupassen.
Strategischer Nutzen von BPM
Die Einführung von BPM geht über reine Kosteneinsparung hinaus.
- Agilität: Unternehmen können schneller auf Marktveränderungen oder neue Gesetze reagieren, da Prozesse modular und transparent sind.
- Compliance: Durch standardisierte und dokumentierte Abläufe wird sichergestellt, dass regulatorische Vorgaben (z. B. DSGVO, ISO-Normen) konsequent eingehalten werden.
- Qualitätssicherung: Da Prozesse immer gleich ablaufen und weniger von individuellem Erfahrungswissen abhängen, steigt die Ergebnisqualität.
Abgrenzung: BPM vs. Workflow Management
Die Begriffe werden oft vermischt, unterscheiden sich jedoch in der Tragweite:
- Workflow Management: Konzentriert sich auf die technische Automatisierung eines spezifischen Arbeitsablaufs (z. B. die Weiterleitung einer Rechnung zur Freigabe). Es ist oft ein Teilbereich von BPM.
- BPM: Ist die übergeordnete Disziplin. Sie schließt Workflow Management ein, kümmert sich aber auch um nicht-automatisierte Prozesse, die strategische Ausrichtung, die Prozessarchitektur und die kontinuierliche Verbesserungsorganisation.
Fazit
Business Process Management ist das Betriebssystem moderner Organisationen. Es wandelt zufällige Abläufe in steuerbare Systeme um und schafft so die Voraussetzung für Skalierbarkeit und digitale Transformation.