23. Mai 2022

„Vor Einsatz unseres DMS zogen wir Kopien von unseren Kopien“

Seit Ende 2019 hat Sierra Madre Amagno im Einsatz. Im Interview berichtet Geschäftsführer Marcus Da Costa, für welche Workflows und Prozesse der Hagener Importeur und Distributor für mexikanische Lebensmittel und hochwertige Spirituosen Amagno einsetzt und welche Mehrwerte dies mit sich bringt.

Marcus, erzähl‘ doch mal zu Beginn, wie die Geschichte von Sierra Madre eigentlich seinen Anfang nahm.

Sierra Madre wurde vor 25 Jahren von Guido Klaumann in Hagen gegründet. Damals noch als Importeur von mexikanischen Lebensmitteln. Aufgrund seiner Mexikoverbindung kam Guido schließlich auf die Idee, Tequila in sein Portfolio mit aufzunehmen. So kam es, dass zu dem bisher sehr überschaubaren Angebot an Tequila in Deutschland durch mehrere Dutzend Sorten 100 Prozent Agave-Tequila zu ergänzen. Da der Gastronomievertrieb jedoch sehr mühselig war, entschloss er sich, die Firma nur noch auf B2B – also reinen Handel – auszulegen. Sowohl als Importeur als auch als Distributor. Über die Jahre kamen dann noch weitere Marken hinzu. Den ganz besonderen Kick gab es mit der Marke Diplomático. Nachdem Guido sich bei der Abnahmemenge des Rums aus Venezuela mit zwei Containern im Jahr ein wenig aus dem Fenster lehnte, hatte er Glück: Diplomático war genau der Stoff, der auf die deutsche Zunge passte. Die Leute haben so etwas offensichtlich gesucht und es kam super an.

Nach einiger Zeit flatterte eine Klage ins Haus, weil ein großer namenhafter Discounter mit vier Buchstaben eine Spirituose verkauft, die ähnlich heißt wie Diplomático. Deshalb entschied man sich dazu, Diplomático in Deutschland fortan unter dem Namen Botucal zu vermarkten. Das war der Moment, in dem die Firma anfing, eine starke Dynamik aufzubauen und durch den Erfolg auch weitere Marken anzuziehen. So haben wir uns von einem kleinen Unternehmen mit acht Mitarbeitern zu einem der führenden deutschen Importeure und Distributoren für hochwertige Spirituosen mit nun annähernd 80 Beschäftigten entwickelt. Mittlerweile hat Sierra Madre sogar ein starkes Portfolio an Eigenmarken.

Was war euer initiales Kernproblem, das euch dazu bewegte, euch für ein DMS/ECM zu interessieren?

Ganz klar Ordnung und Zeit. Wir hatten eine Zettelwirtschaft, bei der ein DMS schon längst überfällig war. Eigentlich hätten wir die Anschaffung schon viele Jahre vorher machen müssen, aber wir schienen irgendwie in der Zettelwirtschaft und den Laufwegen gefangen zu sein: Es wurden Kopien von Kopien gezogen, die farblich gekennzeichnet wurden, um nicht doppelt in die Buchhaltung zu gelangen und dort gebucht zu werden – was trotzdem passierte. Die Suche nach Belegen war teilweise für die Mitarbeiter in der Buchhaltung ein immenser Zeitaufwand. Lieferanten erkundligten sih nach Rechnungen und dann musste erst einmal rausgefunden werden, wo sich diese Rechnung befindet. Niemand wusste, wo sie war und am Ende war sie bei irgendwem auf dem Schreibtisch, der sich vielleicht gerade im Urlaub befand. Um Struktur in die verbesserungswürdigen Abläufe zu bringen, Prozesse zu verschlanken, zu organisieren und zu optimieren, machten wir uns auf die Suche nach einer passenden Lösung.

Welche Kriterien sollten eurer Meinung nach ein gutes DMS/ECM mindestens erfüllen?

Das Thema OCR-Erkennung stand auf jeden Fall bei der Suche nach der passenden Lösung ganz vorn auf der Agenda – sprich die Erkennbarkeit von Begrifflichkeiten und die Erzeugung einer relativ einfachen Trefferquote. Ziel war es, so eine Automation beim Einlesen entstehen zu lassen, sodass niemand diese Schritte mehr manuell durchführen muss. Aber auch Themen wie Ablage und Ordnung waren zentral. Im Fokus stand insbesondere die Frage, was mit den Belegen geschieht und wie sie wiedergefunden werden können. Da die Suche nach Dokumenten bei jedem anders abläuft, sollte das auf jeden Fall reibungslos klappen. Wie Amagno die Suche gestaltet hat, gefällt mir gut. So habe ich es bisher auch noch nirgendwo anders gesehen.

Zwar hat die Digitalisierung der Dokumente aufgrund der Verschlagwortung den Nachteil, dass die Suche manchmal ein paar Sekunden dauert. Aber die Sekunde ist dann auch Gold wert, wenn man nach etwas sucht – und es auf Anhieb findet. Neben dem war uns aber auch wichtig, selbstständig Workflows und Abläufe anlegen zu können, wobei das jetzt nicht alle zehn Minuten geschieht, sondern eher ein bis zwei Mal im Jahr. (schmunzelt)

Wie seid ihr von Sierra Madre auf Amagno aufmerksam geworden?

Über die klassische Google-Suche. Ich habe damals mit ein paar befreundeten Unternehmen gesprochen, die die üblichen Systeme nutzen und schaute sie mir bei ihnen an. Allerdings konnten sie die Themen, die ich gerne abgebildet hätte, nicht erfüllen. Letztendlich war es ein Produktvideo von Amagno, das die ersten Schritte mit der Software zeigte und mich hellauf begeisterte. Bei der Schulung in Oldenburg merkte ich, dass die Handhabung zwar ein bisschen komplexer ist, aber dafür auch die Möglichkeiten komplex sind.

Wie habt ihr Amagno bei euch im Unternehmen im Einsatz?

Wir haben einen relativ hohen Anteil an digitalen Dokumenten in der Eingangspost, die über eine zentrale E-Mailadresse bei uns eingehen und in der Regel direkt automatisch verarbeitet werden. Trotzdem haben wir vereinzelt noch Unternehmen, die uns ihre Rechnungen noch per Post schicken, sodass sie manuell gescannt und endsprechend verarbeitet werden müssen. Für eine erste Struktur ordnen wir unsere Post bereits am Eingang, sodass viele Dokumente zum großen Teil schon zu Beginn automatisch erkannt werden.

Der wohl größte Hebel bei Sierra Madre liegt in der Budgetierung. Da wir viele Marken haben und jede einzelne bei einer Veranstaltung, Werbung oder ähnlichem einen gewissen Anteil an den Kosten trägt, müssen sie entsprechend aufgeschlüsselt werden. Früher musste ein Kollege für die Rechnungsaufschlüsselung die Hauptrechnung in jedem der Markenordner ablegen, weil jede dieser Rechnungen mit der Budgetabrechnung als Kopie an den Markenowner geschickt werden musste. Heute ist das vollkommen überflüssig, weil wir einfach auf der Rechnung eintragen, welche Marken betroffen sind und mit welchem Anteil. Am Ende des Quartals braucht der Kollege nur noch auf den Knopf zu drücken, sodass automatisch Kopien generiert werden, die in entsprechenden Ordnern landen und alle relevanten Belege anzeigt.

Früher hatten wir Gigabyte an pdf-Daten und einen unfassbar großen Aufwand, diese Dokumente in die entsprechenden Ordner abzulegen, sie zu benennen und in Tabellen einzutragen. Mit Amagno muss niemand mehr irgendetwas suchen. Anstatt dessen steuert man einfach das entsprechende Merkmal an, stellt den gewünschten Zeitraum ein und bekommt innerhalb von fünf Sekunden 436 Belege, die sich exportieren und an entsprechende Stellen weiterleiten lassen. Auch für die Brand-Owner ist auf den ersten Blick ersichtlich, um welche Rechnung, mit welcher Position und welchem Betrag es sich handelt. Dadurch findet eine Kollegin nun die Zeit, sich anderen Themen zu widmen.

Also: Amagno ist ein ganz hervorragendes System, das sehr viel Zeit und Mühe spart. Wenn heute jemand anruft, können wir ihm direkt Antworten auf seine Fragen geben, ohne erst einen ganzen Vormittag mit der Suche des richtigen Dokuments beschäftigt zu sein.

Wie vereinfacht Amagno euch noch euren Arbeitsalltag?

Dadurch, dass Amagno die Belege vollständig ausliest, kann man in Kombination mit Rechnungs- und Lieferantennummer ganz einfach Dublettenkontrollen durchführen. Wenn Dokumente dann reinkommen, die es bereits gibt, werden sie gar nicht erst verarbeitet. Unser DMS hat uns auch dabei unterstützt, das Thema Skonto-Ausnutzung zu einhundert Prozent zu optimieren. Früher funktionierte das natürlich nicht, weil die Belege irgendwo im Umlauf waren und es dann einfach zu lange dauerte, weshalb unser Anspruch verfiel. Heute ist das ein Knopfdruck, der alle zwei, drei Tage von der Buchhaltung durchgeführt wird – und wir sparen Zeit, Geld und einiges an Nerven.

Außerdem kann ich mit Amagno Kriterien definieren, die auf einem Beleg nicht stattfinden dürfen. So darf ein Beleg beispielsweise nicht im ersten Quartal 2022 budgetiert worden sein, bei dem kein Markenname notiert wurde. Oder er ist budgetiert und im Nachhinein als ungültig abgelehnt worden, weil sich bei der Zahlung rausstellte, dass die Rechnung falsch ausgestellt wurde. Für all diese Dinge kann ich im Vorhinein Kriterien definieren, die einmal als Suche angelegt und von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden. So lassen sich Fehler sofort identifizieren und korrigieren. Neben dieser Ordnung und den wesentlich schnelleren Abläufen, sind es überdies die prozessualen Einsparungen im Bereich von Zeit und Datenvolumen, die uns große Mehrwerte bringen.

In welchen Bereichen kommt Amagno bei Sierra Madre zum Einsatz?

Wir nutzen Amagno ausschließlich im Rechnungsbereich, wobei die Anwendungsmöglichkeiten natürlich viel größer sind und wir einiges an Potential auch noch ausschöpfen wollen. So wie die Änderungsnachverfolgung beispielsweise. Aktuell pflegen wir gerade noch händisch einige Tabellen zu Konditionen und weiteren Themen, die wir auch gerne noch in Amagno abbilden wollen, damit die einzelnen Positionen leichter bearbeit- und wiederfindbar werden, weil man über die Visionssteuerung direkt sehen kann, wer was wie geändert hat, zu welchem Zeitpunkt. Und man kann Versionen sogar nochmal zurücksetzen.

Im Moment nutzen wir Amagno vor allem für unsere gesamten Waren- und Sachrechnungsabläufe sowie Reisekosten. Ihr Workflow beginnt in der Buchhaltung und durchläuft die entsprechenden Abteilungen, in denen die Rechnungen neben der fachlichen Kontrolle nochmal einer sachlichen Prüfung unterzogen werden, bis sie wieder in der Buchhaltung ankommen und dort abschließend bearbeitet werden.

Das Großartige ist, dass man parallel an den Belegen arbeiten kann – und das zeitlich unabhängig. Früher gingen Rechnungen erst in die Budgetierung, während andere Abteilungen sich in der Zwischenzeit Kopien zogen und mit farblichen Markierungen arbeiteten. Das führte dazu, dass alles doppelt und dreifach unterwegs war. Heute kann ich bei bestimmten Prozessen einfach sagen, dass Belege zeitgleich unterschiedliche Wege gehen sollen. So läuft man nicht Gefahr, dass die Skontofrist abläuft oder andere ewig auf die Auskunft zum Bearbeitungsstatus warten müssen.

Habt ihr bereits Integrationen, die ihr im Zusammenspiel mit Amagno nutzt?

Aktuell noch nicht. Geplant ist aber, dass wir eine Schnittstelle zur S100 von Sage einrichten, damit die Belege auch direkt von dort aus aufgerufen werden können. Deshalb ist unsere nächste Etappe die Automation, sodass wir die Datensätze zukünftig nicht mehr händisch erfassen müssen, sondern auch direkt in die S100 bekommen.

Wie war die anfängliche Akzeptanz der Mitarbeiter, die Amagno aktuell im Unternehmen nutzen?

Findet im Unternehmen eine Änderung statt, hast du immer diejenigen, die den Mehrwert dieses Wandels direkt wahrnehmen und auch verstehen. Gleichzeitig hast du aber auch diejenigen, die alles Neue erst komisch finden und ablehnen. Die Akzeptanz von Amagno war bei Sierra Madre relativ schnell erkennbar. Das könnte daran liegen, dass wir immer sehr sensibel bei den Kollegen nachhorchen, inwieweit es noch Schwierigkeiten bei der Arbeit mit der jeweiligen Software gibt und dann gemeinsam an einer Lösungsfindung arbeiten. Eine Person bei uns im Unternehmen fand die Einführung unseres neuen DMS zu Beginn grauenhaft. Kurz darauf sagte sie aber, dass das System so toll ist und sie nicht versteht, wie wir all die Jahre nur ohne solch eine Lösung arbeiten konnten. In der täglichen Arbeit mit Amagno erleben unsere Mitarbeiter seitdem immer mal wieder kleine Aha-Erlebnisse, die sie begeistern.

Ich glaube, das Geheimrezept liegt in der guten Vorbereitung, den strukturierten Prozessen, gutem Testmanöver und darin, dass die Leute ordentlich geschult und mitgenommen werden. Dann sollte die Akzeptanz bei einem guten System relativ zügig gegeben sein.

Wie soll sich Amagno in der Zukunft bei euch noch weiter entwickeln?

Unsere Abläufe und Prozess sind jetzt schon so weit fertig, bis auf ein paar Kleinigkeiten, die mit der Zeit noch hinzukommen werden. Aber die sind so schnell implementiert, dass ich dabei nicht von einer Entwicklung sprechen würde.

Unsere nächsten wichtigen Schritte sind die Schnittstelle zur S100, sodass wir zukünftig keine Buchungssätze mehr per Hand erfassen müssen und die Aufrufe direkt aus dem Rechnungswesen der Warenwirtschaft erfolgen können. Außerdem ist geplant, noch weitere komplexe Dokumente in Amagno zu überführen. Dazu haben wir uns bislang aber noch keine klare Struktur überlegt.

Teilweise ist es verführerisch, alles in Amagno abzulegen, weil auch alles verschlagwortet wird. Ich finde es stark, wenn die Kollegen bei der Rechnungskontrolle der Spedition nur auf die Belegnummer klicken und sofort alle Dokumente erscheinen, bei denen diese Belegnummer oder das jeweilige Schlagwort ebenfalls mit angeführt ist. Das ist schon spektakulär, frisst aber natürlich auch Daten. Es hat allerdings auch den Nachteil, dass man viel angezeigt bekommt, was man bei einer reinen Schlagwortsuche nicht braucht.

Würdest du Amagno anderen weiterempfehlen?

Ja, zwar habe ich bislang keine Erfahrungen mit anderen Dokumentenmanagementsystemen gemacht, aber kann nichts Negatives über Amagno sagen. Ich würde es jederzeit wieder bedenkenlos und vorbehaltlos empfehlen. Es ist für den einen oder anderen am Anfang mit den Magneteinstellungen und Stempeln vielleicht etwas komplexer, aber die Möglichkeiten sind so vielfältig und einfach so gut. Wenn man das einmal begriffen hat, geht alles von allein. Es läuft stabil, man hat so viele Vorteile und ich würde es jedem Vergleich eines anderen Systems immer bedenkenlos vorziehen.

Wenn du Amagno mit einem Wort beschreiben müsstest, dann…

…wäre dieses Wort Transparenz, weil Amagno alles überall immer so schön darstellbar und möglich macht. Für viele ist es super wertvoll, dass jetzt alles durch Amagno so transparent ist.

Wie würdest du dein Gesamtfazit zu Amagno resümieren?

Jedes Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern, das zumindest einigermaßen Belegverkehr hat und sich bislang noch nicht mit Amagno beschäftigte, ist selbst schuld.