14. März 2013

E-Mail Archivierung mit amagno

amagno verfolgt die Strategie, wichtige Unternehmensinhalte zentral zur Verfügung zu stellen: Dateien, gescannte Belege, ausgehende Belege (z.B. mittels des integrierten Druckertreibers) und künftig auch wichtige E-Mails. Idealerweise unter Berücksichtigung gesetzlicher Bestimmungen (z.B. AO, HGB, etc). Dabei wollten wir den E-Mail Import so flexibel wie möglich gestalten. Dieser Blogeintrag erklärt viele Aspekte unserer E-Mail Importmöglichkeiten (wir nennen es bewusst „Import“, denn die „Archivierung“ ist nur ein Teilbereich der Möglichkeiten).

Vorteile beim Einsatz einer E-Mail Ablage in und mit amagno

  • Entschlackung des gesamten Mailsystems durch Auslagerung von Daten in das amagno und Verzicht auf redundante E-Mails
  • Gemeinsame Ablage und Übersicht relevanter E-Mails im Team, z.B. im Support oder Vertrieb
  • Sicherung der Originalmail mit allen relevanten Informationen (interne Kopfdaten, etc)
  • Automatische Sicherung durch Kommunikationsverschlüsselung und Echtheitsprüfung sowie Unterstützung durch Aufbewahrungsfristen
  • Manueller oder automatischer Mailimport
  • Unterstützung vieler Mailserver und Mailclients via IMAP Protokoll
  • Zukunftssicher, da keine Plug-Ins notwendig
  • Simples Drag & Drop von EML und MSG Dateien in eine amagno Gruppe extrahiert automatisch die Dateianhänge – ohne vorherige Konfiguration
  • Optional Löschung, Beibehaltung oder Erzeugung einer reduzierten Ersatzmail
  • Import wahlweise nur der E-Mail, nur der Anhänge oder beidem
  • Einrichten von Mailadressen um Dateien von jedem Endgerät via E-Mail zum Dateiimport in amagno Gruppen zu senden
  • amagno erzeugt automatisch von der E-Mail und Dateianhängen (von vielen 100 Datei-Formaten) automatisch Vorschau-Grafiken und PDF Dateien
  • Nach dem Import in amagno sind die Anhänge durch die Volltextsuche umgehend auffindbar

Vorgelagerter oder nachgelagerter E-Mail Import

Auf der CeBIT 2013 stellten wir erstmals unseren neuen Mailimport vor. Wir haben uns sehr intensiv mit der „E-Mail Archivierung“ auseinandergesetzt. Auch mit den rechtlichen Rahmenbedingungen. In den Vorgesprächen mit vielen Interessenten und Kunden (immerhin nutzen derzeit über 4,5T Anwender amagno) wurde sehr schnell klar, dass eine pauschale, vorgelagerte E-Mail Archivierung in der Regel nicht in Betracht kommt. Vor allem wegen der rechtlichen Konsequenzen, da fast jedes Unternehmen private E-Mails von Mitarbeitern im Mailserver mit verwaltet.

Hat ein Unternehmen die rechtliche Notwendigkeit, sämtliche E-Mails lückenlos vorzuhalten, dann empfehlen wir derzeit alternative Lösungen. Mit amagno haben wir derzeit das Ziel, zwar rechtlich sicher, aber trotzdem selektiv, E-Mails abzulegen.

Rechtliche Belange der E-Mail Archivierung Unternehmensintern klären

Wir empfehlen im Vorfeld, sich beim Thema einer automatisierten E-Mail Erfassung (welche auch mit amagno möglich ist), mit den Mitarbeitern dazu auseinanderzusetzen. Außerdem empfehlen wir, dass private/persönliche E-Mails von den Mitarbeitern nicht über die Unternehmensmailadressen verwendet werden. Beispielsweise erlauben wir unseren Mitarbeitern die Verwendung von privaten E-Mail-Adressen über Browseroberflächen.

amagno Mitteilungen als E-Mail Ersatz

amagno bietet für eine interne Kommunikation das integrierte Mitteilungssystem, so dass sich viele E-Mails einsparen lassen. Das Mitteilungssystem ist zudem für alle Mitarbeiter aktiver und schneller. So verfasse ich schnell eine Mitteilung für eine Gruppe, die alle Gruppenmitglieder sehen und beantworten können, ohne auch nur eine E-Mail zu versenden.

Unterstützung vieler E-Mail Server und E-Mail Clients

Die Herausforderung bei der Unterstützung von E-Mails sind die unterschiedlichen Server und Clients. Unsere Strategie ist es, eine größtmögliche Unabhängigkeit von Applikationen zu erreichen. Gerade im Mittelstand ist dies eine besondere Herausforderung. Wir entwickeln dazu viele Ideen, beispielsweise den Aufruf der Suche aus jeder Anwendung heraus, über die Hotkey-Suche in amagno.

Deshalb haben wir uns entschlossen, ein wichtiges, standardisiertes E-Mail Protokoll zu verwenden: Das IMAP Protokoll. Viele E-Mail Server und Clients unterstützen dieses Protokoll. Beispiele:

  • E-Mail Server: Exchange, Lotus Notes, Tobit
  • E-Mail Clients: Outlook, Thunderbird oder die Mail Clients von Smartphones und Tablets

Wir sehen vor allem auch die besonderen Vorteile darin, dass keine gesonderten PlugIns in Server und Clients installiert werden müssen und das sich E-Mails auch via mobiler Endgeräte schnell importieren lassen.

Konfiguration und Importarten für amagno

Damit der E-Mailimport in amagno möglich ist, muss hinter jedem amagno Benutzerkonto ein IMAP Konto hinterlegt werden. Aus diesem IMAP Konto importiert amagno manuell oder automatisch die E-Mails. Wahlweise definiert der Administrator über die amagnoMMC die Mailkonten – oder der Benutzer entscheidet selbst in seinem Profil über das IMAP Konto. Insbesondere beim automatischen E-Mail Import bietet amagno ein besonderes Sicherheitsfeature.

amagno führt den E-Mailimport stets über den amagno Server durch. Dies gewährleistet einen E-Mailimport somit auch dann, wenn Clients nicht angemeldet sind.

Manueller E-Mail Import in amagno

Die Administratoren einer Gruppe bestimmen, ob die Mitglieder einer Gruppe E-Mails manuell und/oder automatisch importieren dürfen. Dabei besteht die Auswahl, ob die E-Mails mit oder ohne Dateianhang importiert werden – oder ob nur der Dateianhang importiert wird.

amagno outlook - E-Mail Archivierung mit amagno

Ist dies konfiguriert, erzeugt amagno automatisch für jedes Mitglied im IMAP Konto eine Ordnerstruktur, basierend auf den Gruppennamen. Jeder IMAP unterstützende Mailclient zeigt anschließend die Ordner an (A).

In diesem Beispiel wird eine E-Mail mit einem Office Dokument als Anhang (B) via Drag & Drop aus (C) in den Ordner „Kundenverwaltung“ verschoben, welcher die gleichnamige Gruppe repräsentiert. Das war’s!

Der amagno Server wird die E-Mail jetzt analysieren, Vorschau-Grafiken erzeugen, Dateianhänge verarbeiten und die Magnetzuordnungen vornehmen.

amagno zeigt danach, je nach Einstellung der Gruppe, die E-Mail im amagno entsprechend an:

amagno after import - E-Mail Archivierung mit amagno

Die E-Mail und sein Anhang zeigt amagno im Dateibereich an (A).

amagno hat die E-Mail nun im standardisierten EML Format (B) importiert. Anhänge zeigt amagno als Verknüpfungen direkt in der Toolbox an (C). Ein Doppelklick wechselt in den Dateianhang.

amagno analysiert die E-Mail sowie die Dateianhänge.

amagno sieheauch - E-Mail Archivierung mit amagno

Die besondere Magnettechnologie von amagno ist ideal dafür geeignet, dass sich E-Mail und vor allem die Anhänge automatisch den vorgesehenen Themen zuordnen oder automatisch Bestandteil eines Workflows werden.

Automatischer E-Mail Import

Eine besondere Funktionalität ist der automatische E-Mail Import. Diesen verwenden Sie für zahlreiche Szenarien. Beispielsweise:

  • Automatischer Import von E-Mails während der Abwesenheit von Teamkollegen
  • Automatischer Import von Antworten auf E-Mails
  • Automatischer Import von E-Mails für elektronische Handelsdokumente, z.B. Rechnungseingang
  • Automatischer Import von Dateien (unter Verzicht auf die eigentliche Mail) für den automatischen Dateiimport via E-Mail Versand

Um die Sicherheit der Gruppen aber auch der einzelnen Postfächer der Mitglieder zu gewährleisten, haben wir in amagno ein besonderes Sicherheitssystem für Administratoren und Mitglieder integriert, welches nachfolgend beschrieben wird. Zudem muss der automatische Import explizit für Gruppen erlaubt sein.

Führt ein Mitglied einen manuellen E-Mailimport durch, erhalten alle Mitglieder einer Gruppe ein Auswahlfenster.

amagno autom mailimport - E-Mail Archivierung mit amagno

In diesem Dialog entscheidet jeder Benutzer für seine jeweiligen Gruppen, in denen er Mitglied ist, ob E-Mails von oder an bestimmte E-Mail Adressen automatisch in diese Gruppen importiert werden dürfen.

Dies bietet die volle Kontrolle des automatischen Imports durch die Benutzer. Aber auch die Administratoren der Gruppe dürfen den Import von E-Mail Adressen übergreifend verweigern, um einen Missbrauch dieser Funktion zu verhindern.

Verbleib der E-Mails beim automatischen E-Mailimport

amagno bietet verschiedene Optionen zum Umgang der E-Mails nach dem Import aus den IMAP Postfächern der betreffenden Benutzer an:

  • E-Mail verbleibt als Original auf dem E-Mail Server im Postfach
  • E-Mail wird gelöscht
  • E-Mail wird durch eine Ersatzmail ersetzt

Die Ersatzmail ist eine sehr gute Alternative zur Löschung und ideal geeignet, um die E-Mail Server zu entlasten. Dabei löscht amagno die Original E-Mail und ersetzt diese durch eine fast gleiche E-Mail.

amagno ersatzmail - E-Mail Archivierung mit amagno

amagno ergänzt in der Ersatzmail den Text um die Importinformationen. Desweiteren erzeugt amagno spezielle URLs (B) und Dateianhänge (A), welche auf die Original-E-Mail im amagno und dessen Anhänge verweisen.

Beim Aufruf der URLs und .amagno Dateianhänge zeigt amagno eine Auswahl (C). Über diese haben Sie Zugriff auf verschiedene Darstellungsoptionen:

  • Öffnen in der Originalanwendung, wenn diese installiert ist
  • Öffnen im amagno Vorschaudialog (schlanke und performante Darstellung, gerade bei großen Dokumenten)
  • Öffnen von amagno und Anzeige der Datei in der Toolbox

Und wir fangen gerade erst an …

Ich hoffe, ich konnte Ihnen einen kleinen Einblick in die E-Mailimportfunktionen geben. Wir starten im April 2013 mit diesen Funktionen, welche unsere Kunden natürlich immer kostenlos zur Verfügung gestellt bekommen. Für die amagno NETWORK Version müssen noch rechtliche Aspekte geklärt werden. Unser Team freut sich sehr darauf, die neuen Funktionen anzubieten, aus den Erfahrungen zu lernen und auch dieses Paket weiter auszubauen und anzupassen.

Jens Büscher
Jens ist Gründer und CEO von AMAGNO. Nach vielen Jahren im öffentlichen Dienst wechselte Jens als Product Manager zum Web Content Management Anbieter RedDot Solutions AG. Anschließend gründete er zuerst DocuPortal und im Jahr 2010 AMAGNO als innovative Enterprise Content Management Lösung.

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