Ein Fachverfahren (oft auch Fachanwendung genannt) bezeichnet eine Softwarelösung, die speziell für die Unterstützung und Abwicklung einer definierten, fachlichen Aufgabe entwickelt wurde. Im Gegensatz zu Standardsoftware wie Office-Paketen oder querschnittlichen Systemen wie der Finanzbuchhaltung, ist ein Fachverfahren exakt auf die spezifischen Prozesse und gesetzlichen Anforderungen eines bestimmten Tätigkeitsbereichs zugeschnitten.
Der Begriff ist besonders in der öffentlichen Verwaltung (E-Government) verbreitet. Er beschreibt dort Anwendungen, die beispielsweise für das Meldewesen, die Kfz-Zulassung, Baugenehmigungen oder Sozialleistungen eingesetzt werden. Aber auch in der Privatwirtschaft existieren analoge spezialisierte Anwendungen, oft als „Line-of-Business“-Applikationen bezeichnet, die Kernprozesse einer Branche abbilden.
Charakteristika und Einsatzgebiete
Fachverfahren unterscheiden sich von generischer Software durch ihre tiefe fachliche Logik. Sie sind keine leeren Hüllen, sondern enthalten Regeln, Berechnungen und Prüfmechanismen, die für die jeweilige Aufgabe notwendig sind.
Typische Beispiele aus der Verwaltungspraxis sind:
- Einwohnermeldewesen-Software: Verwaltet Meldedaten, Umzüge und Ausweisanträge.
- Bauamts-Software: Steuert den komplexen Genehmigungsprozess von Bauanträgen unter Berücksichtigung von Fristen und beteiligten Behörden.
- Sozialwesen-Software: Berechnet Leistungsansprüche basierend auf aktuellen Gesetzesgrundlagen (SGB).
In der Industrie entsprechen dies spezialisierten Produktionssteuerungssystemen (MES) oder branchenspezifischen Versicherungslösungen.
Das Zusammenspiel mit Dokumentenmanagement (DMS)
Ein Fachverfahren arbeitet primär mit strukturierten Daten (Zahlen, Namen, Daten, Statuswerte). Die Realität der Sachbearbeitung umfasst jedoch auch unstrukturierte Informationen wie eingescannte Anträge, E-Mails, Widerspruchsschreiben oder Gutachten.
Hier ist die Integration mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder einer elektronischen Akte (E-Akte) entscheidend.
- Ablage: Das Fachverfahren übergibt erzeugte Bescheide automatisch zur revisionssicheren Archivierung an das DMS.
- Zugriff: Aus der Oberfläche des Fachverfahrens heraus kann der Sachbearbeiter per Knopfdruck die zugehörige elektronische Akte im DMS öffnen, ohne die Anwendung wechseln zu müssen.
Herausforderungen bei der Modernisierung
Viele Fachverfahren sind historisch gewachsen und basieren teilweise auf älteren Technologien. Die Modernisierung dieser Anwendungen ist ein zentraler Treiber der Digitalisierung.
Eine große Herausforderung ist die Öffnung dieser Systeme für den Online-Zugang (z. B. im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes OZG). Daten müssen sicher aus Webportalen in das Fachverfahren fließen, ohne dass sie manuell abgetippt werden müssen. Dies erfordert moderne Schnittstellen (APIs) und standardisierte Datenaustauschformate (wie XÖV-Standards in der Verwaltung).
Fazit
Fachverfahren sind die digitalen Werkzeuge der Experten. Sie sorgen für die korrekte, rechtskonforme und effiziente Abwicklung von Kernprozessen. Ihre Zukunftsfähigkeit hängt maßgeblich davon ab, wie gut sie sich in eine vernetzte Systemlandschaft integrieren lassen, um isolierte Datensilos zu verhindern.