Der Beschaffungsprozess (im Englischen oft als „Procure-to-Pay“ oder „Purchase-to-Pay“ bezeichnet) umfasst die Gesamtheit aller Tätigkeiten, die notwendig sind, um ein Unternehmen mit den benötigten Waren, Dienstleistungen und Betriebsmitteln zu versorgen. Er ist ein zentraler Bestandteil der Wertschöpfungskette und reicht zeitlich von der ersten Bedarfsentstehung bis zur finalen Bezahlung der Lieferantenrechnung.
In modernen Unternehmen wird der Prozess nicht mehr nur als reine Verwaltungsaufgabe („Einkauf“), sondern als strategischer Hebel zur Kostenoptimierung und Liquiditätssicherung verstanden. Ein effizienter Beschaffungsprozess stellt sicher, dass Güter in der richtigen Qualität, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und zu optimalen Kosten verfügbar sind.
Die Phasen des Beschaffungsprozesses
Der operative Ablauf lässt sich in chronologische Phasen unterteilen, die eng miteinander verzahnt sind und oft abteilungsübergreifend (Fachabteilung, Einkauf, Lager, Buchhaltung) ablaufen.
1. Bedarfsermittlung und Anforderung
Der Prozess beginnt intern. Eine Fachabteilung stellt fest, dass ein Bedarf besteht (z. B. Rohstoffe für die Produktion oder neue Hardware). Dies wird formell über eine Bedarfsanforderung (BANF) dokumentiert und durch Vorgesetzte genehmigt.
2. Lieferantenauswahl und Bestellung
Liegt keine feste Bezugsquelle vor, holt der Einkauf Angebote ein und vergleicht diese. Bei bestehenden Rahmenverträgen wird die Bestellung direkt ausgelöst. Die Bestellung ist das rechtlich bindende Dokument, das an den externen Lieferanten übermittelt wird.
3. Wareneingang und Prüfung
Nach der Lieferung prüft der Wareneingang die Sendung auf Vollständigkeit und Mängelfreiheit. Der Lieferschein wird mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen. Unstimmigkeiten müssen sofort reklamiert werden.
4. Rechnungsprüfung und Bezahlung
Die Buchhaltung erhält die Rechnung des Lieferanten. Im sogenannten „Drei-Wege-Abgleich“ (Three-Way-Match) wird geprüft, ob Rechnung, Bestellung und Wareneingang übereinstimmen. Ist dies der Fall, wird die Zahlung freigegeben und verbucht.
Strategische vs. Operative Beschaffung
Für ein effizientes Management ist die Trennung dieser beiden Ebenen entscheidend:
- Strategische Beschaffung: Hier liegt der Fokus auf der langfristigen Optimierung. Dazu gehören Marktanalysen, das Lieferantenmanagement, das Aushandeln von Rahmenverträgen und die Risikominimierung in der Lieferkette. Ziel ist es, die bestmöglichen Konditionen zu schaffen.
- Operative Beschaffung: Dies ist die exekutive Ebene. Sie kümmert sich um die reibungslose Abwicklung der täglichen Bestellvorgänge auf Basis der strategisch verhandelten Konditionen. Hier stehen Prozessgeschwindigkeit und Fehlervermeidung im Vordergrund.
Potenziale durch Digitalisierung
Manuelle Beschaffungsprozesse sind anfällig für Fehler, intransparent und verursachen hohe Prozesskosten durch Papierkram und Liegezeiten.
Moderne Unternehmen setzen auf digitale Workflows. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und ERP-Systeme bilden den Prozess elektronisch ab. Dies ermöglicht eine automatische Prüfung von Budgets bei der Anforderung, einen automatisierten Abgleich von Rechnungsdaten mit Bestellungen und eine lückenlose Historie aller Vorgänge. Dies erhöht nicht nur die Compliance, sondern beschleunigt auch die Durchlaufzeiten drastisch, was wiederum die Nutzung von Skonti bei der Zahlung ermöglicht.