Eine der größten Herausforderungen in der Finanzbuchhaltung von Unternehmen unterschiedlicher Branchen ist die Bewältigung der täglichen Flut eingehender Lieferantenrechnungen. Diese müssen zeitnah geprüft werden, um pünktliche Zahlungen zu gewährleisten.
Der 3-Way-Match ist ein zentrales Prüfkonzept, das hilft, mögliche Fehler im Einkaufsprozess frühzeitig zu erkennen und Rechnungsbetrug zu vermeiden. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick darüber, was genau hinter dem 3-Way-Match-Verfahren steckt, wie es in der Praxis funktioniert und welche Vorteile es bietet.
Was ist das Three-Way-Match?
Der Drei-Wege-Abgleich ist ein Verfahren in der Buchhaltung und im Beschaffungswesen, bei dem drei Dokumente miteinander verglichen werden, um die Genauigkeit und Richtigkeit der Transaktionen zu gewährleisten. Diese drei Dokumente sind
Bestellung (Purchase Order): Dieses Dokument wird vom Käufer erstellt und enthält Details wie Art und Menge der bestellten Waren oder Dienstleistungen sowie die vereinbarten Preise.
Lieferschein (Receiving Report): Dieses Dokument wird erstellt, wenn die Waren oder Dienstleistungen geliefert werden. Es enthält Informationen über die erhaltenen Mengen und den Zustand der Lieferung.
Rechnung (Invoice): Dieses Dokument wird vom Lieferanten ausgestellt und fordert die Zahlung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Sie enthält Details wie den Preis, die Menge der gelieferten Waren und die Zahlungsbedingungen.
Beim Three-Way Matching werden diese drei Dokumente miteinander verglichen, um sicherzustellen, dass die auf der Rechnung geforderten Beträge den bestellten und tatsächlich gelieferten Waren oder Dienstleistungen entsprechen. Ziel ist es, Ungenauigkeiten, Fehler und potenziellen Betrug zu vermeiden, indem nur für tatsächlich bestellte und erhaltene Waren oder Dienstleistungen bezahlt wird.
Funktionsweise des Three-Way-Matching in der Praxis
Zur Verdeutlichung des Ablaufs des 3-Way-Match in der Praxis folgt ein Beispiel:
- Ein Unternehmen bestellt 50 neue Bürostühle für seine Büroräume bei einem Möbelhersteller.
- Die Buchhaltung des Möbelherstellers erstellt eine Rechnung auf Grundlage der Bestellung und schickt diese an das Unternehmen.
- Anschließend prüft das Unternehmen im Rahmen der Verarbeitung der eingehenden Rechnung, ob die Daten auf dieser mit der Bestellung übereinstimmen.
- Die Bürostühle werden geliefert und das Unternehmen erhält einen entsprechenden Lieferschein vom Möbelhersteller.
- Abschließend wird dann vom Unternehmen überprüft, ob die Daten auf den drei Dokumenten, also der Bestellung, dem Lieferschein und der Rechnung, übereinstimmen. Ist dies der Fall, wird die Rechnung genehmigt und die Zahlung freigegeben.
Was sind die Vorteile des Three-Way-Matchings?
Die drei wichtigsten Vorteile des 3-Way-Matchings sind:
- Fehlererkennung und Prävention: Durch den Abgleich von Bestellaufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen werden Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und Fehler im Einkaufsprozess vermieden.
- Vermeidung von Rechnungsbetrug: Das 3-Way-Matching minimiert das Risiko von Rechnungsbetrug, indem jede Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen wird, bevor eine Zahlung freigegeben wird.
- Kosten- und Zeitersparnis: Durch die konsequente Anwendung des 3-Way-Matchings können Unternehmen Zeit und Geld sparen, indem sie doppelte Zahlungen und fehlerhafte Rechnungen vermeiden.
Automatisierungspotenziale bei der digitalen Rechnungsverarbeitung
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