Die Abkürzung API steht für Application Programming Interface (auf Deutsch: Programmierschnittstelle). Sie ist das fundamentale Bindeglied in der modernen IT-Architektur, das es zwei völlig unterschiedlichen Softwareanwendungen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen.
In einer Zeit, in der Unternehmen selten nur eine einzige Softwarelösung nutzen, sondern eine Vielzahl von Spezialanwendungen (ERP, CRM, DMS, HR-Tools), fungiert die API als Übersetzer und Brücke. Sie definiert strikte Regeln, wie Befehle und Daten zwischen den Systemen übertragen werden, sodass Prozesse systemübergreifend automatisiert werden können, ohne dass ein menschlicher Eingriff nötig ist.
Wie funktioniert eine API?
Man kann sich eine API wie einen universellen Stecker und eine Steckdose vorstellen. Damit Strom (Daten) fließen kann, müssen beide Seiten denselben Standard einhalten.
Die API stellt dem anfragenden System (dem Client) eine Reihe von definierten Befehlen zur Verfügung.
- Request (Anfrage): Das System A sendet eine Anfrage an die API von System B (z. B. „Gib mir alle Rechnungen vom 01.01.2025“).
- Response (Antwort): Die API von System B prüft die Berechtigung, holt die Daten und sendet sie in einem strukturierten Format (meist JSON oder XML) zurück an System A.
Der entscheidende Vorteil ist die Abstraktion: System A muss nicht wissen, wie System B im Inneren funktioniert oder programmiert ist. Es muss nur wissen, wie die API angesprochen wird.
REST vs. SOAP: Die Technologien
Im Unternehmensumfeld trifft man häufig auf zwei Hauptarten von Web-APIs:
REST (Representational State Transfer)
Dies ist der moderne Standard für Cloud-Dienste und Webanwendungen. REST-APIs nutzen die Standard-Methoden des Internets (HTTP) und sind für ihre Einfachheit und Performance bekannt. Daten werden meist im schlanken JSON-Format übertragen, das für Menschen und Maschinen leicht lesbar ist. Fast alle modernen SaaS-Tools setzen auf REST.
SOAP (Simple Object Access Protocol)
Ein älteres, protokollbasiertes Standardverfahren, das häufig noch in großen Legacy-Systemen oder im Bankenumfeld zu finden ist. Es gilt als strenger und formaler, nutzt ausschließlich XML als Datenformat, ist aber in der Implementierung oft komplexer als REST.
Die Rolle von APIs im Dokumentenmanagement (DMS)
Für ein Enterprise Content Management System wie Amagno ist die API das Tor zur restlichen IT-Landschaft des Unternehmens. Ein DMS darf kein isolierter Datenspeicher sein.
Typische Anwendungsfälle für APIs im DMS-Kontext sind:
- Stammdaten-Synchronisation: Das DMS zieht sich automatisch Lieferanten- oder Kundendaten über die API aus dem ERP-System (z. B. SAP, NAV), um Dokumente korrekt zu verschlagworten.
- Buchungsübergabe: Nach der Rechnungsfreigabe im DMS werden die Buchungsdaten (Rechnungsnummer, Betrag, Kostenstelle) via API direkt an das Buchhaltungssystem (z. B. DATEV) übergeben, ohne dass jemand die Daten abtippen muss.
- Archivierung: Ein CRM-System sendet fertige Angebote über die API automatisch zur revisionssicheren Archivierung an das DMS.
Fazit
APIs sind die unsichtbare Infrastruktur der digitalen Transformation. Sie ermöglichen Unternehmen, eine „Best-of-Breed“-Strategie zu fahren, also die jeweils beste Software für einen Zweck einzusetzen und diese dennoch zu einem nahtlosen, integrierten Gesamtsystem zu verknüpfen. Ohne leistungsfähige APIs wären moderne Automatisierung und medienbruchfreie Prozesse nicht realisierbar.