9. August 2017

Lean Prinzipien für den digitalen Arbeitsplatz

Die Digitalisierung des klassischen Büroarbeitsplatzes ist in Wahrheit ein alter Hut und seit Jahrzehnten in vollem Gange. Auch wenn das Buzzword „Digitalisierung“ erst seit Kurzem einen wahren Hype erlangt hat. Selbstfahrende Autos sind Realität, Testversuche mit Drohnen, die selbstständig Pakete ausliefern, gibt es bereits und mit „Smart Home“ haben wir selbst in den eigenen vier Wänden die Digitalisierungswelle. Doch wieso hinkt die Digitalisierung im Büro so massiv hinterher?

Ein Gastbeitrag von Valentin Tomaschek, Lean Berater der einfach.effizient. GmbH & Co. KG

Digitalisierung bedeutet nicht automatisch mehr Wertschöpfung

Seit Jahrzehnten werden Mitarbeitern am klassischen Büroarbeitsplatz elektronische Werkzeuge an die Hand gegeben. Oft jedoch nur mit einem Training für die reine Anwendung. Es fehlt in aller Regel die richtige Methodik, wie man diese Werkzeuge auch tatsächlich wertschöpfend einsetzen kann. Das birgt enorme Gefahren der Verschwendung und führt oftmals zu unnötigen Belastungen der Mitarbeiter, zu Fehlern durch Hektik und Multitasking und in produzierenden Branchen zu unnötig langen Lieferzeiten.

Ständige Störungen durch neue eingehende E-Mails

Nehmen Sie als Beispiel die Kommunikation via E-Mail. Mehrmals täglich lassen Sie sich ihre Konzentration für eine Aufgabe durch die Benachrichtigung über das Eintreffen neuer E-Mails stören. In der Regel überfliegen Sie neue E-Mails sofort, um sie dann doch für eine spätere Bearbeitung beiseite zu legen. Das geschieht sogar mehrmals mit der gleichen E-Mail. Würden Sie das mit ihrer Post zuhause im Briefkasten auch tun?

Die Lösung: Schalten Sie die Benachrichtigungen ab. Planen sie Zeiten, in denen sie sich nur auf die Bearbeitung von E-Mails fokussieren. Das darf durchaus mehrmals am Tag sein. Wichtig ist, sich durch neue E-Mails nicht jedes Mal bei anderen Aufgaben stören zu lassen.

Keine Zeitpuffer bedeuten Hektik und Multitasking

Ein weiteres Werkzeug ist meist direkt im gleichen Programm zu finden: Die Kalenderfunktion. Sie sind dazu geneigt, ihren Kalender möglichst dicht und ohne zeitliche Puffer vollzupacken. Das sieht nach außen nicht nur produktiv aus, sondern vermittelt Ihnen auch das gute Gefühl, Ihre Zeit bestmöglich zu nutzen. Ein Gefühl das trügt, denn das Gegenteil ist der Fall.

Sobald sich der erste Termin verlängert, fallen alle nachfolgenden Termine wie Dominosteine. Schon sind Sie damit beschäftigt, Termine zu schieben oder ganz abzusagen. Das bedeutet nicht nur eine große persönliche Verschwendung, sondern das betrifft natürlich auch direkt eine Verschwendung für Ihre Kollegen.

Die Lösung: Arbeiten Sie mit zeitlichen Puffern. Gerade Führungskräfte neigen dazu, ihren Terminkalender zeitlich möglichst voll auszureizen. Die Planung verpufft jedoch schon bei der ersten Überraschung. Und die kommt unweigerlich.

Immer mehr Lösungen stören den Informationsfluss

Durch die Digitalisierung haben die Störungen am Arbeitsplatz enorm zugenommen. Diese resultieren jedoch nicht nur aus den die Softwareanwendungen selbst, sondern auch durch einen immer komplizierter werdenden Informationsfluss. Dringend benötigte Informationen sind nicht mehr in Aktenschränken oder auf dem Schreibtisch in Form von analogen Dokumenten zu finden. Sie verbergen sich in Netzlaufwerken, ERP-System oder sie prasseln über viele Kanäle in verschiedenster Form auf uns ein.

lean tagesplanung 511x560 - Lean Prinzipien für den digitalen Arbeitsplatz — Lean Tagesplanung

Immer häufiger beginnen wir daher Aufgaben, ohne die benötigten Informationen zu kennen. Das behindert enorm die Fokussierung und zwingt uns zu Nachfragen bei den Kollegen. Ist ein Dokument im Netzlaufwerk nicht richtig abgelegt oder das ERP-System falsch gepflegt, wird ein Kollege angerufen und gefragt. Umgekehrt natürlich ebenso. Jede Störung durch die Nichtverfügbarkeit von Informationen bedeutet eine riesige Verschwendung.

Die Lösung: Geben Sie Aufgaben nur mit allen benötigen Informationen weiter. So vermeiden Sie Störungen durch spätere Rückfragen.

Arbeit nach der Lean Methode: Die Arbeit fließt

Diese drei Lösungsansätze sind Beispiele für eine klassische Büroarbeit nach der Lean Methode. Das Empfangen neuer E-Mails, nur wenn man durch diese nicht abgelenkt wird, die Schaffung von Puffern in der Zeitplanung und die Vermeidung von Störungen durch einen vollständigen Informationsfluss.

Lean bedeutet (Link: http://www.einfacheffizient-beratung.de/news/lean-bedeutet-Arbeit-fliesst/) frei übersetzt: Die Arbeit fließt, sie ist athletisch organisiert. Sie wird eben nicht ständig von Benachrichtigungen oder neu eintreffenden Aufgaben unterbrochen. Dabei ist auch Lean keine neue Erfindung, sondern hat seine Ursprünge in der Automobilbranche und wird seit den 90er Jahren auch in Deutschland in immer mehr Branchen angewendet und stetig weiterentwickelt.

Müde macht uns die Arbeit, die wir liegen lassen, nicht die, die wir tun.

Marie Freifrau von Ebner-Eschenbach (1830 – 1916), österreichische Erzählerin, Novellistin und Aphoristikerin

Mit den richtigen Methoden die Denkarbeit wieder im Fokus

Die klassische Büroarbeit wird trotz Digitalisierung auch weiterhin hauptsächlich durch die Denkarbeit der einzelnen Mitarbeiter ausgeführt werden. Bestehende und neu eingeführte Softwarelösungen dürfen sie weder überfordern, noch durch ständige Störungen von der eigentlichen Arbeit abhalten.

Bei der Digitalisierung ist es enorm wichtig, den Mitarbeitern Methoden mitzugeben, um die neuen Lösungen effektiv als Unterstützung in ihrer Denkarbeit einzusetzen.