Bitkom-Studie: KI ist Gesprächsthema – aber warum nutzt sie kaum jemand?

Das Thema KI kommt in den Unternehmen in Deutschland an. Das zeigen klar die Zahlen der neuesten Umfrage von Bitkom vom 15. September 2024. Warum bleibt gerade der Durchbruch im Wissensmanagement aus?

KI in Unternehmen: Warum reden alle drüber, aber niemand nutzt sie?

Ganz ehrlich, das kennen wir doch alle. Man hört überall, dass KI die große Neuheit ist und die Zukunft revolutioniert. Die Bitkom-Studie „Durchbruch Künstliche Intelligenz“ bestätigt das: Zwei Drittel der Unternehmen sehen KI als das nächste große Ding. Aber wenn man dann mal genauer hinschaut, nutzen sie nur 15 % wirklich. Das ist so, als würde jeder über das neueste iPhone reden, aber es liegt bei 85 % der Leute noch in der Verpackung.

Warum ist das so? Meistens hört man dieselben Argumente: „Wir haben keine Ahnung davon“, „Das ist viel zu teuer“, „Uns fehlt das Personal“. Und genau da dachten wir uns: Das muss einfacher gehen. Mit unserem KI-gestützten DMS/ECM haben wir eine Lösung gebaut, die genau diese Hürden aus dem Weg räumt. Sie müssen kein KI-Experte sein, um davon zu profitieren.

Die KI, die einfach macht

Wir haben drei große Probleme identifiziert, die Unternehmen davon abhalten, KI zu nutzen. Und wir lösen sie so:

• Kein tiefes Know-how nötig: Sie müssen keine teuren Experten einstellen oder komplexe Modelle trainieren. Unsere KI ist direkt in Ihr DMS integriert. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Rechnung auf dem Schreibtisch. Sie ziehen sie per Drag-and-Drop in das System und – zack – die KI erledigt den Rest. So einfach ist das.
• Kosten, die sich auszahlen: Die Investition rechnet sich schnell. Ein Beispiel: Ihr Finanzteam verarbeitet 1000 Rechnungen pro Woche. Mit unserer Lösung kann die Bearbeitungszeit um bis zu 80 % sinken. Stellen Sie sich mal die Personalkostenersparnis vor, die das mit sich bringt.
• Wir brauchen mehr Hände: Fachkräftemangel ist ein echtes Problem. Unsere KI wird zu Ihrem „virtuellen Mitarbeiter“, der all die langweiligen, repetitiven Aufgaben übernimmt. Denken Sie an die 500 Bewerbungen, die jede Woche reinkommen. Die KI erfasst automatisch alle Daten, legt standardisierte Akten an und Ihr HR-Team kann sich auf das Wichtigste konzentrieren: die Gespräche mit den Menschen.

Was kann die KI denn jetzt genau?

Unser Dokumentenmanagementsystem nutzt KI, um Ihre Arbeitsprozesse wirklich zu revolutionieren. Wir haben drei Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag entspannter und schneller machen:

• Der Chat mit allen Dokumenten: Stellen Sie sich vor, Sie müssen nicht mehr stundenlang in Ordnern und Unterordnern nach einer bestimmten Information suchen. Sie können einfach in natürlicher Sprache eine Frage stellen. Ein Vertriebler könnte fragen: „Was waren die Konditionen für Kunde XYZ im letzten Vertrag?“ Die KI durchsucht Verträge, E-Mails und alles, was dazugehört, und liefert Ihnen in Sekunden die präzise Antwort.
• Automatisches Sortieren: Eine eingehende Rechnung wird sofort als Rechnung erkannt. Die KI liest automatisch Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus. Keine manuelle Dateneingabe mehr. Einfach, oder?
• Automatisch Aufgaben erledigen: Die KI kann mehr, als nur sortieren. Sie kann auch komplexe Aufgaben übernehmen. Wenn eine Rechnung erfasst wurde, vergleicht die KI den Betrag mit dem passenden Lieferschein. Passt alles, startet sie automatisch den Freigabe-Workflow.

Wie das praktisch aussieht, vermitteln wir auf der Seite https://amagno.ai

Wissensmanagement: Wo steckt da der Haken?

Es läuft nach der Studie schon vieles gut an, aber das Naheliegendste wird kaum eingesetzt: die Macht des Unternehmenswissens auf Basis der bestehenden Dokumente und Daten.

Die Bitkom-Studie zeigt: Nur 11 % der Unternehmen nutzen KI für Wissensmanagement. Das liegt wohl daran, dass der Nutzen oft nicht sofort offensichtlich ist. Viele sehen Wissensmanagement als so eine Art abstraktes „Nice-to-have“, das nichts mit echtem Umsatz zu tun hat. Der wahre Wert liegt aber in der Zeit, die Sie sparen. Wie oft haben Sie sich schon geärgert, weil Sie eine wichtige Info in alten E-Mails oder Dateien suchen mussten?

Und es gibt ja nicht nur uns, die davon überzeugt sind. Eine Studie von McKinsey & Company aus dem Jahr 2023 hat gezeigt, dass generative KI im Backoffice und Kundenservice 25 bis 40 % der Arbeitsprozesse automatisieren kann. Das ist mal eine Ansage! Und Forrester Research (auch 2023) sagt voraus, dass intelligente Suchfunktionen, die auf LLMs basieren, die Produktivität massiv steigern. Sie rechnen damit, dass Mitarbeitende bis zu 50 % weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen.

Unser DMS mit KI-Chat löst genau dieses Problem. Es ist ein Gamechanger, der einen konkreten, spürbaren Mehrwert liefert:

• Schnelle Einarbeitung: Neue Mitarbeiter können sich in Rekordzeit einarbeiten. Statt Akten zu wälzen, fragen sie die KI: „Wie ist der Prozess für Spesenabrechnungen?“ und bekommen sofort eine präzise Anleitung aus allen relevanten Dokumenten.
• Keine unnötigen Störungen: Sie müssen Ihre Kollegen nicht mehr stören, um eine einfache Frage zu klären. Ein Techniker im Außendienst kann einfach auf seinem Tablet fragen: „Was war die letzte Reklamation bei Müller GmbH?“ und bekommt die Antwort sofort.

Durch die befragbaren Unternehmensdokumente erhalten Mitarbeitende einen enormen Wissensvorsprung, können schneller auf Kundenanfragen und auf Krisen- oder Wachstumssituationen reagieren. Die Möglichkeiten sind eine ganz andere Dimension als bisherige analoge Ablagen oder klassische DMS oder Archivsysteme. Das DMS wird zum Conversational Enterprise Content Management.

Internationaler Mehrwert: Sprachbarrieren gehören der Vergangenheit an

Besonders für Unternehmen, die international aufgestellt sind und mit Fachkräftemangel zu kämpfen haben, ist unser System ein absolutes Highlight. Sie müssen nicht mehr alle Dokumente teuer und aufwendig übersetzen lassen. Der KI-Chat macht’s möglich: Fragen und Antworten in fast jeder Sprache – unabhängig von der Originalsprache des Dokuments.

• Reibungsloser Austausch: Ein neuer Kollege aus Italien im Vertrieb fragt im Chat auf Italienisch nach dem Prozess für Kundenanfragen. Die KI durchsucht die deutschen Dokumente und gibt ihm die Antwort in perfektem Italienisch. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass sich alle im Team abgeholt fühlen.
• Schneller am Start: Fremdsprachige Mitarbeiter können sich dank des mehrsprachigen Chats viel schneller in die Prozesse einarbeiten. So sind sie schneller produktiv.
• Globale Zusammenarbeit: Ihr deutsches Produktmanagement kann die KI auf Deutsch befragen und erhält Antworten, die aus den englischen Marketingberichten der US-Kollegen oder den japanischen technischen Spezifikationen der Entwickler stammen. Wie cool ist das denn bitte?

Ich bin überzeugt, dass diese KI nicht nur ein Effizienz-Tool ist, sondern auch ein Instrument, das die Vielfalt in Ihrem Unternehmen fördert und globale Zusammenarbeit nahtlos gestaltet.

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