In wenigen Schritten zur
eigenen Organisation
So stellen Sie einfach und sicher auf die Organisation um.
Mit verständlicher Anleitung und hilfreichen Tipps.
Die Umstellung ist bis zum 01.01.2027 verpflichtend. Für alle nicht migrierten Kund:innen entstehen ab dem 01.10.2026 Zusatzkosten für manuelle Services.
Eigenständige Umstellung
Die Umstellung auf die neuen Organisationen wurde so gestaltet, dass sie jede:r Kunde:in selbstständig und unkompliziert durchführen kann – eine individuelle Begleitung ist daher nicht erforderlich. Der Prozess ist erfolgreich im Einsatz und hat sich in der Praxis vielfach bewährt.
Zahlreiche Kunden haben bereits umgestellt und nutzen die neuen Möglichkeiten der Organisationen – effizient, sicher und ISO-konform.
Umstiegsmöglichkeiten auf die Organisation
Für die Nutzung setzen wir das aktuelle Lizenzmodell auf Basis von Benutzerpaketen voraus.
Sollten Sie noch ein älteres Modell verwenden, unterstützen wir Sie gerne gemeinsam mit unserem Sales Team dabei, unkompliziert auf das aktuelle Modell umzusteigen.
Zusatzkosten ab dem 01.10.2026
Ab dem 01.10.2026 werden Anfragen u.a. zur Benutzerverwaltung, zu Quota-Änderungen für noch nicht migrierte Kunden zu einer kostenpflichtigen Dienstleistung. Bislang von Amagno kostenfrei übernommene Anpassungen würden für Sie dann Zusatzkosten bedeuten.
Welche Services betrifft das u.a.?
- Benutzerverwaltung (inkl. Lizenzformen Named oder Concurrent)
- Speicherplatzbearbeitung und -verwaltung
- Konfiguration der Anbindung von AD-Konten für die Multifaktor-Authentifizierung und die Benutzer-Synchronisation
- Quotaverwaltung und -bearbeitung
Die Aufwände werden, wie bekannt, halbstündlich in Rechnung gestellt. Wenn Sie jetzt umstellen, vermeiden Sie diese zusätzlichen Kosten vollständig und behalten die volle Kontrolle über den Zeitpunkt des Wechsels.
Ab dem 01.01.2027 ist die Organisation für alle Amagno Business Cloud Kund:innen verpflichtend.
Wie sieht der Ablauf im Detail aus?
Step 1
Planung
Zuständigkeiten, Benutzer, Ablagen festlegen und Downtime einplanen.
Step 2
Vorbereitung
Migrations-Key anfordern, Benutzer und Ablagen hinzufügen.
Step 3
Aktivierung
Organisation final umstellen, vorher alle Benutzer und Ablagen prüfen.
Step 4
Verwaltung
Organisation, Benutzer, Speicher und Zugriffe zentral steuern.
Step 1 - Planung
Bevor Sie mit der Vorbereitung oder Aktivierung Ihrer Organisation beginnen, stellen Sie sich bitte folgende Fragen:
- Wer soll meine Organisation als Administrator verwalten?*
- Welche Benutzer gehören zu meinem Unternehmen und müssen darum in meiner Organisation verwaltet werden?*
- Welche Ablagen gehören zu meiner Organisation und müssen deshalb in meiner Organisation verwaltet werden?*
*In unserer Onlinehilfe im Abschnitt FAQ: Organisationen erhalten Sie alle Informationen um diese Fragen zu beantworten.
Planen Sie den Zeitpunkt der nun folgenden Schritte der Vorbereitung und der Aktivierung und informieren Sie Ihr Team im Vorfeld über die geplante Downtime
Step 2 - Vorbereitung
Die Vorbereitung kann im laufenden Betrieb vorgenommen werden.
In der Vorbereitungsphase bringen Sie Ihre Organisation in den Status „In Vorbereitung“. Dazu benötigen Sie Ihren individuellen Migrations-Key. Den Migrations-Key erhalten Sie auf Anfrage in unserem Serviceportal über den Tickettyp „Migrations-Key anfordern – Organisation„.
In Ihrer Anfrage teilen Sie uns bitte mit, an welche E-Mailadresse wir Ihren Migrations-Key senden sollen. Diese Person wird somit befähigt, die Vorbereitung und Aktivierung der Organisation vorzunehmen und wird daher im Folgenden „Administrator der Organisation“ genannt.
Wie der Administrator der Organisation die Aktivierung vornehmen kann und Ihre Organisation in die Vorbereitung bringt, wird Ihnen in dem Abschnitt Wie wird die Organisation eingerichtet erklärt.
Sobald Ihre Organisation vorbereitet ist, kann der Administrator Benutzer und Ablagen hinzufügen – basierend auf den vorherigen Überlegungen. Eine Auswirkung der zur Organisation hinzugefügten Ablagen und Benutzer ist zu diesem Zeitpunkt nur für den Administrator der Organisation sichtbar und beeinflusst nicht die Arbeit der Benutzer.
Eine Checkliste und weitere Informationen finden Sie in unserer Onlinehilfe unter Vorbereitungen.
Step 3 - Aktivierung
Dies ist der finale Schritt der Umstellung. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
Achtung: Die Aktivierung sollte nicht im laufenden Betrieb vorgenommen werden, da zu diesem Zeitpunkt alle Benutzer automatisch abgemeldet werden und dadurch ggf. stattfindende Arbeiten im Amagno Client abgebrochen werden.
Wichtig: Aktivieren Sie die Organisation erst, wenn
- alle gewünschten Benutzer der Organisation hinzugefügt sind,
- alle unerwünschten Benutzer aus den Ablagen bzw. aus der Organisation entfernt sind,
- alle gewünschten Ablagen der Organisation hinzugefügt sind und
- alle unerwünschten Ablagen gelöscht sind.
Nutzen Sie hier bitte wieder unbedingt die Onlinehilfe, wenn Sie sich nicht sicher sind.
Step 4 - Verwaltung
Ihre Organisation ist erfolgreich eingerichtet – Sie haben jetzt die volle Kontrolle. Mit der Einrichtung Ihrer Organisation können Sie Benutzer und Kontingente eigenständig verwalten.
Ab sofort:
- Verwalten Sie Ihre Benutzer zentral in der Organisation.
- Behalten Sie den Überblick über verbrauchten und freien Speicher sowie zugewiesene und freie Lizenzen.
- Steuern Sie, wer Zugriff auf Ihre Organisation hat – und wie lange.
Die Ablagen selbst verwalten weiterhin die jeweiligen Administratoren der Ablage.
Detaillierte Informationen finden Sie in unserer Onlinehilfe im Abschnitt Organisation verwalten.
Sie benötigen weitere Unterstützung?
Für Bestandskund:innen
Für die eigenständige Vorbereitung, Aktivierung und Verwaltung Ihrer Organisation steht Ihnen unsere ausführliche und kostenfreie Checkliste und Onlinehilfe zur Verfügung. Viele Fragen lassen sich dort schnell und unkompliziert klären.
Bitte bedenken Sie, dass ab dem 01.10.2026 Zusatzkosten für manuelle Services entstehen können, sofern Sie noch nicht in der Organisation sind.
Alternativ unterstützen Sie unsere Consultants kostenpflichtig bei der Planung, begleiten auf Wunsch die Aktivierung und zeigen Ihnen im Anschluss ausführlich, wie Sie Ihre Organisation sicher und effizient verwalten:
Für Partnerkund:innen
Auch Ihr Partner kann Sie bei der Aktivierung Ihrer Organisation unterstützen.
Wenden Sie sich dazu bitte direkt an Ihren Partner, um eine entsprechende Anfrage zu stellen.
Er wird gemeinsam mit Ihnen Art und Umfang der gewünschten Unterstützung abstimmen.
FAQ - Häufige Fragen
Bis wann muss ich als Bestandskund:in umgestellt haben?
Verpflichtend bis zum 01.01.2027. Der Prozess ist bereits im praktischen Einsatz erprobt und kann selbstständig durchgeführt werden – eine individuelle Begleitung ist nicht erforderlich. Bei Bedarf kann kostenpflichtige Unterstützung durch Amagno dazu gebucht werden.
Was brauche ich als Voraussetzung?
Das aktuelle Lizenzmodell auf Basis von Benutzerpaketen. Wer noch ein älteres Modell nutzt, wird vom Sales-Team beim Umstieg unterstützt.
Wie läuft die Umstellung in der Praxis ab?
In vier Schritten: Planung (Zuständigkeiten, Benutzer, Ablagen festlegen, Downtime einplanen) → Vorbereitung (Migrations-Key anfordern, Benutzer/Ablagen hinzufügen) → Aktivierung (finale, unumkehrbare Umstellung) → Verwaltung (Organisation dauerhaft zentral steuern).
Wie erhalte ich den Migrations-Key?
Über eine Anfrage im Serviceportal, Tickettyp „Migrations-Key anfordern – Organisation“, unter Angabe der E-Mail-Adresse des künftigen Administrators.
Läuft die Vorbereitung im laufenden Betrieb, ohne die Nutzer zu stören?
Ja. Solange die Organisation im Status „In Vorbereitung“ ist, sind Änderungen nur für den Administrator sichtbar und wirken sich nicht auf die tägliche Arbeit der Benutzer aus.
Worauf muss ich bei der Aktivierung unbedingt achten?
Die Aktivierung ist final und kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie sollte nicht im laufenden Betrieb erfolgen, da dabei alle Benutzer automatisch abgemeldet werden. Vorher müssen alle gewünschten Benutzer/Ablagen ergänzt und alle unerwünschten entfernt sein.
Wo bekomme ich Unterstützung bei der Umstellung?
Kostenfrei über die Checkliste und Onlinehilfe. Für eine individuelle Begleitung gibt es eine kostenpflichtige Beratung über den Amagno Service Desk. Es kann ein Vorbereitungstermin (30 Min.) oder ein direkter Begleitungstermin (60 Min.) gebucht werden. Partnerkunden wenden sich direkt an den zuständigen Partner.
Ändert sich etwas an meinen bestehenden CONCURRENT (CC)-Lizenzen durch die Migration?
Ja, das ist ein wichtiger Punkt: Bisher wurden CC-Lizenzen technisch nicht ausgewertet – jeder Benutzer mit CC-Lizenz konnte sich unabhängig von der bestellten Anzahl jederzeit anmelden. Mit der Migration wird die CC-Lizenz künftig korrekt gemäß Artikelbeschreibung ausgewertet: Ist die vertraglich vereinbarte Anzahl gleichzeitiger Anmeldungen erreicht, erhalten weitere Benutzer eine Meldung, dass keine freie Lizenz verfügbar ist.
Was kann ich tun, wenn meine CC-Lizenzen dadurch künftig knapp werden?
Zwei Optionen stehen zur Verfügung:
- Nachkauf von Named-User-Lizenzen (3 Named User = 1 zusätzliche CC-Lizenz).
- Umwandlung bestehender Named-User-Lizenzen in der Organisation (je 3 Named User → 1 zusätzliche CC-Lizenz).
Für welche Services entstehen Zusatzkosten ab dem 01.10.2026?
- Benutzerverwaltung (inkl. Lizenzformen Named oder Concurrent)
- Speicherplatzbearbeitung und -verwaltung
- Konfiguration der Anbindung von AD-Konten für die Multifaktor-Authentifizierung und die Benutzer-Synchronisation
- Quotaverwaltung und -bearbeitung
Die Aufwände werden, wie bekannt, halbstündlich in Rechnung gestellt.