16. April 2014

AMAGNO mit DATEV verbinden

AMAGNO mit DATEV verbinden

AMAGNO soll das Datei-, Beleg-, E-Mail- und Geschäftsprozesschaos in Unternehmen auflösen und Klarheit für die Mitarbeiter bringen. Zahlreiche Unternehmen verwenden daher bereits die digitale Belegverarbeitung von AMAGNO für Freigabeworkflows, Rechnungseingangsbearbeitung, Fristenmanagement und vielem mehr.

Betriebe, die ihre Belegverarbeitung auf Digital umgestellt haben, sparen pro 1.000 Rechnungen ca. 2.020 EUR. Dies ergab eine umfassende Studie des internationalen Branchenverbands AIIM. Grund genug, auf AMAGNO umzusteigen.

Das Ziel von AMAGNO ist es, Redundanzen zu vermeiden und Abläufe zu beschleunigen.

So erhalten wir regelmäßig Nachfragen zu Schnittstellen für die DATEV Lösungen. DATEV (http://www.datev.de) ist die bekannteste und umfassendste Lösung für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Kanzleien in Deutschland.

Folgende Rückfragen erhalten wir am häufigsten

  • Übergabe von Belegen aus amagno an das DATEV (Unternehmen Online)
  • Erzeugen von Buchungssätzen direkt aus amagno heraus in der DATEV Buchhaltung via Importschnittstelle

Beides ist problemlos mit AMAGNO möglich. Die aktuelle Vorgehensweise möchten wir Ihnen in diesem kurzen Blogbeitrag erläutern.

Belege an DATEV übergeben

datev belegonline - AMAGNO mit DATEV verbinden

Viele Steuerberater und Unternehmen verwenden zum Dateitransfer und zur Aufbewahrung die DATEV Lösungen Unternehmen Online und Belegverwaltung Online. Details zu diesen Lösungen erhalten Sie auf der DATEV Unternehmensseite.

Im Rahmen von AMAGNO erfassen Unternehmen ihre Belege und Dokumente, die zu verbuchen sind und führen ggf. einen digitalen Workflow durch (Siehe auch: How To Rechnungseingang mit AMAGNO). Diese Belege sollen gleichzeitig oder im Anschluss des Workflows an den Steuerberater via Unternehmen Online aufzurufen sein.

Für diesen Vorrang exportieren die AMAGNO Nutzer die entsprechenden Dateien über den Exportdialog in eine der vorher konfigurierten Verzeichnisse der Anwendung „Belegtransfer“ von DATEV. Die Anwendung überträgt manuell oder automatisch die dort exportieren Belege in die Belegverwaltung Online. Diese stehen anschließend dem Steuerberater oder Buchhalter für eine Belegbuchung zur Verfügung.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist die hohe Akzeptanz bei Steuerberatern und Buchhaltern. Es ist aber zu erwähnen, dass in der Regel bei Verzicht der OCR in der DATEV Komponente eine schnelle Wiederauffindbarkeit nur bedingt gegeben ist und für die langfristige Aufbewahrung über 6-10 Jahre bei großen Datenmengen hohe Kosten durch den Einsatz von Unternehmen Online entstehen (Je nach Belegmenge und Größe ist amagno bei einer Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren ca. 2/3 günstiger, als Unternehmen Online).

Hier bietet es sich an, dem Steuerberater direkt Zugriff auf die Belege in AMAGNO zu gewähren. Dies erspart Aufwand, Redundanzen und Kosten.

Viel interessanter ist allerdings, die Buchungsdaten gleich in AMAGNO zu erfassen und den Buchungssatz in DATEV ohne redundante Eingabe zu erzeugen:

Buchungssätze in DATEV erzeugen

AMAGNO bietet angenehme Möglichkeiten, in der digitalen Belegerfassung wichtige Informationen in Sekunden sicher zu erfassen – beispielsweise das „Klick-Füllen“.

amagno klickfüllen - AMAGNO mit DATEV verbindenBereits in AMAGNO definieren Sie die wesentlichen Informationen, welche für eine Weiterverarbeitung in DATEV notwendig sind, z.B. Rechnungsnummer, Summe, Kreditor. amagno bietet dazu verschiedene Eingabetypen an (Texte, Datumsangaben, Werte, Listen). Durch das Klick-Füllen klicken die Bearbeiter die Werte in der Vorschau an, um diese konkret zu erfassen. Der „Klick-Finder“ erlaubt anschließend das Surfen zu den Inhalten aus verschiedenen Blickwinkeln. Ergänzend unterstützt AMAGNO die Volltextsuche via OCR.

Die digitale Stempel leiten die Belege ohne Zeitverzug, nachvollziehbar und sicher durch das Unternehmen. Um die erfassten Daten nicht nochmals in DATEV zu erfassen, bietet AMAGNO im Rahmen seines Service eine sehr einfach zu konfigurierende Schnittstelle. Durch das Stempeln ergänzt AMAGNO eine Buchungszeile in der späteren Importdatei. Diese Datei lässt sich über den Dateiimport von DATEV in einzelne Buchungssätze importieren. Während des Imports übergibt amagno auch den Link (Beleglink) auf den konkreten Beleg in AMAGNO.

AMAGNO bietet damit eine perfekte Möglichkeit der digitalen Belegführung mit Geschäftsprozessen und schneller Erfassung in DATEV. Dies reduziert Aufwände und Kosten.

Diese Vorgehensweise der Anbindung ist übrigens schnell auf andere Finanzbuchhaltungssysteme adaptierbar.

Das Wiederfinden von Belegen aus DATEV in AMGANO ist denkbar einfach. Wahlweise über den Beleglink oder die Hotkey-Suche. Dazu genügt es, einen beliebigen Begriff, z.B. die Rechnungs- oder Kundennummer, in DATEV zu markieren und die Hotkey-Suche von amagno zu starten. Diese sucht die passenden Belege durch die extrem schnelle Volltextsuche, selbst in Millionen Belegen, innerhalb von Sekunden heraus und zeigt diese an.

DATEV mit amagno

Eine bereits enthaltene Lösung in AMAGNO ist die Verwendung des Datei/CSV Exports. Dazu definieren Sie in amagno eine Spaltenansicht mit allen Feldern, die Sie für den Export in DATEV benötigen. Bei Bedarf exportieren Sie die Daten via CSV für Ihr DATEV, welches Sie auch entsprechend auf den Import vorbereiten. Wahlweise mit den zugehörigen Dateien oder Links/Belegnummern für die Dateien in AMAGNO, um eine redundante Ablage in DATEV zu vermeiden. Diese Vorgehensweise reicht für einfache Buchungen aus.

Im umfangreicheren Unternehmenskontext erfordert DATEV umfassende und unternehmensbezogene Einstellungen, von einfachen Buchungen bis hin zu international Buchungen, Splitbuchungen etc. Zudem wird DATEV in verschiedenen Produktausführungen angeboten. Daher muss die Umsetzung zusammen mit unserem Team besprochen und individuell an Ihr Unternehmen angepasst werden. Dazu liefern wir Ihnen einen fertigen Web-Service (amagno DATEV Web Service), der im Kontext Ihres Unternehmens von uns bei Ihnen angepasst und konfiguriert wird.

DATEV ist übrigens nur ein Beispiel für Schnittstellen. Mit unserer Unterstützung binden Sie amagno schnell auch an andere Lösungen, wie Finanzbuchhaltungen, Warenwirtschaftslösungen (ERP) oder Fachanwendungen an.

Kontaktieren Sie gerne unseren Vertrieb und Service, damit wir Sie für die schnelle Umsetzung beraten und Ihnen ein passendes Angebot für Ihre DATEV Anbindung unterbreiten können: sales (at) amagno.de / 0441 998 645 11

Jens Büscher
Jens Büscher, Gründer und CEO. Nach seiner Tätigkeit als Product Manager für die RedDot Solutions AG (Heute OpenText) gründete er 2010 AMAGNO als innovative Enterprise Content Management Lösung.

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