Digitale Entgeltakte: elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 führen
Zum 31. Dezember 2026 läuft die letzte Befreiungsmöglichkeit aus, danach gehören die in § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung aufgezählten Nachweise in jedem Betrieb elektronisch in die Akte.
Digitale Entgeltakte – Alles wichtige im Überblick
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die in § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) genannten Entgeltunterlagen elektronisch führen. Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV verlangen jedes Dokument als separate Datei in den Formaten PDF, TIFF, JPEG, PNG oder BMP, maschinell auswertbar und unveränderbar. Wer Entgeltunterlagen nicht führt, riskiert nach § 111 Abs. 1 Nr. 3 SGB IV eine Geldbuße bis zu 50.000 Euro. Amagno führt die digitale Entgeltakte revisionssicher, zertifiziert nach IDW PS 880.
Was sind Entgeltunterlagen und was ist eine digitale Entgeltakte?
Eine digitale Entgeltakte führt die entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen eines Beschäftigungsverhältnisses elektronisch und einer Person eindeutig zugeordnet. Die Begriffe digitale Lohnakte und elektronische Lohnakte bezeichnen denselben Bereich. Der Gesetzgeber selbst spricht von Entgeltunterlagen und meint damit zwei verschiedene Dinge: die Angaben zur Person und zum Arbeitsentgelt nach § 8 Abs. 1 BVV, die aus der Lohnabrechnung stammen, und die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, die als Papier, E-Mail oder Portaldownload im Betrieb eintreffen. Nach § 28f Abs. 1 SGB IV sind Entgeltunterlagen für jeden Beschäftigten getrennt nach Kalenderjahren, in deutscher Sprache und geordnet zu führen.
Die digitale Personalakte reicht weiter und umfasst auch Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Beurteilungen und Weiterbildungen. Die Entgeltakte ist ihr prüfungsrelevanter Kern, kein zweites und getrenntes Ablagesystem. Wer beides in einem Dokumentenmanagementsystem führt, braucht keine doppelte Struktur und keine zweite Suche.
Eine Sammlung von PDF-Dateien auf einem Netzlaufwerk ist dabei noch keine Akte. Eine Akte entsteht erst, wenn vier Dinge zusammenkommen: die eindeutige Zuordnung zum Beschäftigungsverhältnis, abgestufte Zugriffsrechte, nachvollziehbare Versionen und Abläufe, die an das Dokument gebunden sind. Genau diese vier Punkte prüft die Deutsche Rentenversicherung, wenn sie Unterlagen anfordert.
Zum 1. Januar 2027 fällt die letzte Ausnahme weg
Neu ist die Pflicht nicht. Neu ist, dass es keinen Weg mehr daran vorbei gibt. Elektronische Entgeltunterlagen sind seit dem 1. Januar 2022 vorgeschrieben, parallel dazu räumte § 8 Abs. 3 BVV eine Befreiung auf Antrag ein. Dieser Antrag ist nur noch für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 möglich, eine Nachfolgeregelung ist nicht vorgesehen.
- Seit 1. Januar 2022: Die in § 8 Abs. 2 BVV aufgezählten Unterlagen gehören elektronisch zu den Entgeltunterlagen.
- Bis 31. Dezember 2026: Auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung ist eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV möglich. Ein Antrag, der jetzt noch gestellt wird, wirkt also nur für wenige Wochen.
- Ebenfalls bis 31. Dezember 2026: Nach § 126 SGB IV kann auf Antrag auf die elektronische Datenübermittlung zur Betriebsprüfung nach § 28p Abs. 6a SGB IV verzichtet werden. Es laufen also zwei Ausnahmen zum gleichen Datum aus, eine für die Unterlagen und eine für die Datenübermittlung.
- Ab 1. Januar 2027: Die elektronische Führung gilt ausnahmslos. Eine bereits bewilligte Befreiung verlängert sich nicht, sie endet mit dem Stichtag.
Für die Praxis heißt das: Wer heute nach einem Muster für den Befreiungsantrag sucht, löst damit kein Problem mehr, sondern verschiebt es um ein Quartal. Die Übergangszeit ist der Zeitraum, in dem die Umstellung geordnet möglich ist, nicht der Zeitraum, in dem sie sich vermeiden lässt.
Wer ist von der BVV-Pflicht 2027 betroffen?
Betroffen ist jeder Arbeitgeber, der der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV unterliegt. Die Verordnung kennt keine Bagatellgrenze, keine Branchenausnahme und keine Mindestzahl an Beschäftigten. Geprüft wird nach § 28p Abs. 1 SGB IV mindestens alle vier Jahre, auf Verlangen des Arbeitgebers auch häufiger.
Kleine Betriebe treffen die Anforderungen oft stärker als große, weil gerade dort viele Sonderfälle zusammenkommen. Eine geringfügige Beschäftigung erzeugt die Erklärung über weitere Beschäftigungen und je nach Fall den Befreiungsantrag zur Rentenversicherungspflicht, eine werkstudentische Tätigkeit die Immatrikulationsbescheinigung, eine Entsendung die A1-Bescheinigung. Jeder dieser Nachweise ist ein eigenes Dokument mit eigenem Anlass.
Auch die Auslagerung der Lohnabrechnung an eine Steuerberatung ändert an der Pflicht nichts. Die Abrechnungsdaten entstehen in der Kanzlei, die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV entstehen im Betrieb: Der Aufenthaltstitel wird beim Onboarding vorgelegt, die Mitgliedsbescheinigung kommt per Post, der Nachweis zur Elterneigenschaft wird im Personalgespräch nachgereicht. Verantwortlich für die ordnungsgemäße Akte bleibt der Arbeitgeber.
Diese Unterlagen gehören nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch in die Akte
§ 8 Abs. 2 BVV zählt rund zwanzig Unterlagenarten auf. Welche davon tatsächlich anfallen, hängt am einzelnen Beschäftigungsverhältnis, weshalb sich der Katalog nicht als feste Checkliste für alle Beschäftigten abarbeiten lässt. Die folgende Übersicht zeigt die Positionen, die in der Praxis am häufigsten vorkommen, jeweils mit dem Anlass, der sie auslöst.
| Unterlage | Typischer Anlass | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Arbeitserlaubnis oder Aufenthaltstitel | Beschäftigte aus Staaten außerhalb des EWR | § 8 Abs. 2 Nr. 2 BVV, § 19c AufenthG |
| Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung | Werkstudenten, geringfügige Beschäftigung, Nebentätigkeiten | § 8 Abs. 2 Nr. 1 BVV zu Abs. 1 Nr. 9 |
| Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht samt Eingangsdatum | geringfügig entlohnte Beschäftigung | § 8 Abs. 2 Nr. 4a BVV, § 6 Abs. 1b SGB VI |
| Erklärung über weitere Beschäftigungen | kurzfristige und geringfügige Beschäftigung | § 8 Abs. 2 Nr. 7 BVV |
| Kopie der Niederschrift der Arbeitsbedingungen | jedes Arbeitsverhältnis | § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV, § 2 NachwG |
| Nachweis der Elterneigenschaft und der Kinderzahl | Beitragszuschlag und Abschläge in der Pflegeversicherung | § 8 Abs. 2 Nr. 11 BVV, § 55 Abs. 3 SGB XI |
| Aufzeichnungen zur Arbeitszeit | Mindestlohngesetz und Arbeitnehmer-Entsendegesetz | § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV, § 17 MiLoG, § 19 AEntG |
| Antrag, Unterlagen und Bescheid der Statusfeststellung | Zweifel am Beschäftigungsverhältnis | § 8 Abs. 2 Nr. 8 BVV, § 7a Abs. 1 SGB IV |
| A1-Bescheinigung und Erklärung zur Ausnahmevereinbarung | Entsendung und Tätigkeit im Ausland | § 8 Abs. 2 Nr. 17 und 18a BVV |
| Bescheid der Einzugsstelle zur Versicherungspflicht | Feststellung durch die Krankenkasse | § 8 Abs. 2 Nr. 9 BVV, § 28h Abs. 2 SGB IV |
Dazu kommt die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV. Für jeden Abrechnungszeitraum ist ein Verzeichnis aller Beschäftigten zu führen, mit dem die Vollständigkeit der Entgeltabrechnung nachvollzogen werden kann. Aus diesem Zusammenspiel ergibt sich die eigentliche Anforderung an die Ablage: Jedes einzelne Dokument muss sich einem Beschäftigten, einem Kalenderjahr und einem Anlass zuordnen lassen.
Welche Form verlangen die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV?
Die Verordnung selbst nennt keine Dateiformate. § 9a BVV überträgt die Festlegung von Art und Umfang der Speicherung an die Gemeinsamen Grundsätze, die der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung bundeseinheitlich bestimmen. Daraus ergeben sich die Anforderungen, an denen elektronische Entgeltunterlagen in der Prüfung tatsächlich scheitern oder bestehen.
- Ein Dokument, eine Datei: Jede Unterlage liegt als separate Datei vor. Zwei oder mehr Nachweise in einer gemeinsamen Datei sind nicht zulässig, das verbreitete Sammel-PDF aus dem Onboarding genügt also nicht.
- Zulässige Formate: PDF sowie die Bildformate TIFF, JPEG, PNG und BMP. Dateien aus Office-Anwendungen sind damit vor der Ablage umzuwandeln.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Die Unterlagen müssen jederzeit maschinell ausgewertet werden können. Ein reiner Bildscan ohne Texterkennung erfüllt das nicht, die Texterkennung gehört deshalb in den Eingang und nicht in die Nacharbeit.
- Unveränderbarkeit und Protokoll: Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben, Korrekturen und Stornierungen sind nach § 8 Abs. 1 BVV zu kennzeichnen. Die Revisionssicherheit entsteht nicht durch ein schreibgeschütztes Verzeichnis, sondern durch Versionierung und ein Prüfprotokoll über jeden Zugriff.
- Deutsche Sprache und Jahresordnung: Nach § 28f Abs. 1 SGB IV sind die Unterlagen in deutscher Sprache und getrennt nach Kalenderjahren zu führen. Fremdsprachige Nachweise brauchen eine Übersetzung in derselben Akte.
- Aufbewahrung bis nach der Prüfung: Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Diese Frist ist an die Prüfung gekoppelt und läuft damit anders als die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen, die parallel weiter gelten.
- Nachvollziehbares Verfahren: Wie Dokumente erfasst, geprüft, abgelegt und gelöscht werden, gehört in eine Verfahrensdokumentation. Ohne sie lässt sich in der Prüfung nicht belegen, dass die elektronische Akte das abbildet, was ursprünglich vorlag.
Wer Entgeltunterlagen nicht führt oder nicht aufbewahrt, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach § 111 Abs. 1 Nr. 3 SGB IV, die mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro belegt ist. Im Baugewerbe sowie im Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe kommt § 111 Abs. 1 Nr. 3a SGB IV hinzu: Dort müssen Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnung nach § 28f Abs. 1a SGB IV zusätzlich dem einzelnen Dienst- oder Werkvertrag zuzuordnen sein.
Das Lohnprogramm liefert die Abrechnung, nicht die begleitenden Nachweise
Seit dem 1. Januar 2023 verlangt § 28p Abs. 6a SGB IV, dass Arbeitgeber die für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten elektronisch über die Datenstelle der Rentenversicherung übermitteln, aus einem nach § 95b SGB IV systemgeprüften Programm. Diese elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, betrifft die Abrechnungsdaten. Die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV werden darüber nicht übermittelt. Sie müssen im Betrieb elektronisch vorliegen und bei der Prüfung bereitgestellt werden, und genau an dieser Stelle endet der Zuständigkeitsbereich des Lohnprogramms.
Eine Personalmanagement-Suite deckt die Akte der laufenden Belegschaft häufig gut ab. Offen bleiben drei Punkte: der Eingang von Papier und E-Mail, die Aufbewahrung nach einem Wechsel des abrechnenden Systems oder der Steuerberatung, und die Unterlagen ausgetretener Beschäftigter, die bis zur nächsten Prüfung greifbar bleiben müssen.
| Kriterium | Lohn- und Personalsoftware | Dokumentenmanagementsystem |
|---|---|---|
| Abrechnung und Meldungen | erzeugt Abrechnung, Beitragsnachweise und Meldungen | übernimmt sie als Dokument und legt sie unveränderbar ab |
| Begleitende Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV | oft nur als Dateianhang am Personalstammsatz | je Dokumentart erfasst, klassifiziert und versioniert |
| Papier, E-Mail und Portaldownload | kein eigener Eingangskanal | Scan, E-Mail und Upload laufen in einen Eingang |
| Unveränderbarkeit | Änderungen überschreiben den Datensatz | jede Version bleibt erhalten, jeder Zugriff wird protokolliert |
| Berechtigungen | rollenbasiert auf Mandant und Personalstammsatz | je Dokumentart und Version, getrennt für Entgeltabrechnung und Personalabteilung |
| Bereitstellung in der Prüfung | Datenübermittlung über die euBP | Export der Dokumente als separate Dateien im geforderten Format |
| Nach einem Systemwechsel | Zugriff an das abgelöste Programm gebunden | Akte bleibt im Archiv unabhängig vom abrechnenden System |
Beide Systeme konkurrieren also nicht, sie bearbeiten unterschiedliche Teile derselben Pflicht. Die Abrechnung bleibt im Lohnprogramm, der Nachweiszusammenhang entsteht im Dokumentenmanagement.
So entsteht die digitale Entgeltakte in Amagno
Amagno führt die Entgeltakte als Teil einer durchgängigen Mitarbeiterakte, auf Wunsch in der Amagno Business Cloud mit Serverstandort Deutschland oder als On-Premise-Installation im eigenen Rechenzentrum. Die Ablage richtet sich nach digitalen Magneten, also nach Regeln, die ein Dokument anhand seiner Merkmale automatisch der richtigen Akte und der richtigen Dokumentart zuordnen.
- Ein Eingang für alle Kanäle: Das Input Management nimmt Scan, E-Mail und Upload in derselben Umgebung auf, sodass der Nachweis aus dem Briefkasten und der Portaldownload im selben Prozess landen.
- Automatische Zuordnung und Datenextraktion: Amagno.AI erkennt die Dokumentart, liest die relevanten Werte aus und ordnet den Nachweis dem Beschäftigungsverhältnis zu. Aus dem Stapel Post wird so eine sortierte Akte, ohne dass jemand Felder abtippt.
- Jedes Dokument als eigene Datei: Sammel-PDF-Dateien lassen sich beim Import in einzelne Dokumente trennen, damit die Vorgabe aus den Gemeinsamen Grundsätzen von Anfang an eingehalten ist.
- Abgestufte Berechtigungen: Rechte werden nicht pro Akte vergeben, sondern pro Dokumentart und Version. Die Entgeltabrechnung sieht die beitragsrelevanten Nachweise, die Personalabteilung ihren Teil, Führungskräfte keinen pauschalen Vollzugriff.
- Finden statt suchen: Die Volltextsuche greift auch in gescannte Nachweise, weil die Texterkennung beim Eingang läuft. Eine angeforderte A1-Bescheinigung ist damit eine Sucheingabe und kein Aktengang.
- Prozesse statt Ablage: Fehlt ein Nachweis, startet ein Workflow die Anforderung und dokumentiert jede Station. Das betrifft vor allem Unterlagen mit Ablaufdatum wie Aufenthaltstitel und Immatrikulationsbescheinigungen.
- Anschluss an die Abrechnung: Über die DATEV-Integration und weitere Schnittstellen zu ERP- und Personalsystemen bleibt die Akte mit dem abrechnenden System verbunden, ohne von ihm abzuhängen.
- Revisionssichere Aufbewahrung: Die digitale Archivierung hält Versionen, Protokolle und Aufbewahrungsregeln zusammen, geprüft und zertifiziert nach IDW PS 880.
Fragen an die Entgeltakte beantwortet der Chat von Amagno.AI
Läuft bei einem Beschäftigten der Aufenthaltstitel in den nächsten Wochen ab? Solche Fragen klärt die Personalabteilung sonst über Listen, Wiedervorlagen und den Blick in einzelne Akten. Im Chat von Amagno.AI wird die Frage in normaler Sprache gestellt und die Antwort nennt die betroffenen Beschäftigten samt der Dokumente, die sich direkt öffnen lassen. Dasselbe gilt für die fehlende Immatrikulationsbescheinigung einer werkstudentischen Tätigkeit und für die Frage, welche Nachweise die Deutsche Rentenversicherung in der nächsten Prüfung anfordert.
Möglich ist das, weil Amagno.AI erfasst, was in einem Nachweis steht und sich nicht am Dateinamen orientiert. Ein eingescannter Brief der Einzugsstelle wird deshalb genauso gefunden wie ein Portaldownload mit anderem Aufbau, und ein Formular mit neuem Layout fällt nicht aus der Antwort. Fordert der Prüfdienst (z. B. Deutsche Rentenversicherung) Unterlagen an, entsteht die Liste in einem Durchgang statt im Abgleich Akte für Akte.
Bei Entgelt- und Personaldaten entscheidet, wer was sehen darf. Der Chat hält sich an die Berechtigungen in Amagno und antwortet nur mit Inhalten, für die die fragende Person Leserechte hat. Die Verarbeitung erfolgt in der EU und die Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Jede Antwort verweist auf das Dokument, aus dem sie stammt. Geprüft wird damit am Nachweis selbst, und in der Betriebsprüfung liegt genau dieser Nachweis vor und nicht die Antwort einer Software. Amagno.AI steht in der Amagno Business Cloud zur Verfügung.
Wie gehen Unternehmen mit den Altakten um?
Eine rückwirkende Pflicht, den gesamten Papierbestand zu digitalisieren, gibt es nicht. Elektronische Entgeltunterlagen sind ab dem Stichtag für die Unterlagen zu führen, die dann neu entstehen. Entspannt ist die Lage deshalb nicht, denn die Prüfung blickt zurück: Geprüft wird mindestens alle vier Jahre, und der nächste Prüfzeitraum reicht in Jahre vor 2027 hinein. Unterlagen, die bis dahin in Papier geführt wurden, müssen also weiter auffindbar sein.
In der Praxis trägt eine Stichtagslösung am weitesten. Ab dem Stichtag läuft jeder Eingang elektronisch, rückwärts werden zuerst die laufenden Beschäftigungsverhältnisse nachgezogen, weil dort am häufigsten Unterlagen angefordert werden. Beim Scannen entscheidet die Qualität über die Verwertbarkeit, weshalb sich eine Stichprobe und ein festgelegtes Vorgehen für die Digitalisierung der Bestandsakten lohnen. Was dabei vereinbart wurde, gehört in die Verfahrensdokumentation, nicht in eine E-Mail.
Für ausgetretene Beschäftigte richtet sich der Aufwand nach dem Prüfzeitraum und nicht nach dem Austrittsdatum. Wer hier pauschal entsorgt, verliert genau die Nachweise, nach denen in der nächsten Prüfung gefragt wird.
Häufige Fragen zur digitalen Entgeltakte
Welche Entgeltunterlagen müssen ab 2027 elektronisch geführt werden?
Maßgeblich ist der Katalog in § 8 Abs. 2 BVV mit rund zwanzig Positionen. Dazu gehören unter anderem Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel, Nachweise zur Versicherungsfreiheit und zu Befreiungen, die Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, die Erklärung über weitere Beschäftigungen bei geringfügiger Tätigkeit, der Nachweis der Elterneigenschaft, Aufzeichnungen zur Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz sowie Unterlagen und Bescheide aus der Statusfeststellung. Welche Positionen konkret anfallen, hängt am einzelnen Beschäftigungsverhältnis.
Was bedeutet die BVV-Pflicht 2027?
Die Beitragsverfahrensverordnung regelt Berechnung, Zahlung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. Mit BVV-Pflicht 2027 ist gemeint, dass die begleitenden Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV ab dem 1. Januar 2027 ohne Ausnahme elektronisch zu führen sind, weil die Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV am 31. Dezember 2026 endet. Betroffen ist jeder Arbeitgeber, der der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV unterliegt.
Lässt sich die Pflicht noch über einen Befreiungsantrag umgehen?
Nein, jedenfalls nicht dauerhaft. Der Antrag nach § 8 Abs. 3 BVV beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung wirkt nur für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026. Ein Muster oder eine Vorlage für diesen Antrag hilft deshalb nicht weiter, weil eine bewilligte Befreiung mit dem Stichtag endet und nicht verlängert wird. Parallel endet nach § 126 SGB IV auch die Möglichkeit, auf die elektronische Datenübermittlung zur Betriebsprüfung zu verzichten.
Reichen die digitalen Abrechnungen aus dem Lohnprogramm aus?
Nein. Das Lohnprogramm erzeugt Abrechnungen, Beitragsnachweise und Meldungen und übermittelt die Abrechnungsdaten über die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung. Die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV entstehen dagegen im Betrieb, etwa als Aufenthaltstitel, Mitgliedsbescheinigung oder Erklärung des Beschäftigten. Sie müssen separat, maschinell auswertbar und unveränderbar vorliegen, und genau das leistet ein Dokumentenmanagementsystem.
Wie lange müssen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden?
Nach § 28f Abs. 1 SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres. Die Frist hängt damit am Prüfungstermin und nicht an einer festen Zahl von Jahren. Handels- und steuerrechtliche Fristen gelten parallel weiter, etwa sechs Jahre für Handelsbriefe und acht Jahre für Buchungsbelege, weshalb Löschregeln immer die längste einschlägige Frist abbilden müssen.
Was droht bei einem Verstoß gegen § 8 BVV?
Wer Entgeltunterlagen nicht führt oder nicht aufbewahrt, handelt nach § 111 Abs. 1 Nr. 3 SGB IV ordnungswidrig. Der Rahmen reicht bis zu 50.000 Euro. Praktisch wirken daneben die Folgen in der Prüfung selbst: Fehlende Nachweise führen zu Nachforderungen und Schätzungen, und jede nicht belegbare Position verschiebt die Beweislast zulasten des Arbeitgebers.
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