Acht Minuten hier, zehn Minuten da. Klingt erstmal nicht dramatisch. Hochgerechnet auf ein ganzes Team und einen ganzen Monat kommt aber einiges zusammen: Im Schnitt verlieren Unternehmen allein durch das Suchen in Papierakten, Netzlaufwerken und E-Mails pro acht Mitarbeitenden die Arbeitskapazität von drei Kolleginnen und Kollegen, jeden Monat. Das fällt kaum auf, weil es sich über den Tag verteilt. Bis genauer hingeschaut wird.
Das eigentliche Problem sitzt dabei tiefer, als zunächst gedacht. Ob Aktenschrank oder Netzlaufwerk, beide funktionieren im Grunde nach demselben Prinzip: Wer etwas wiederfinden will, muss wissen, wie es benannt oder einsortiert wurde. „R“ wie Rechnung, oder war es doch „B“ wie Buchhaltung? Und was, wenn gerade die Urlaubsvertretung für einen Kollegen übernommen wird, dessen Ablagelogik komplett anders tickt als die eigene?
Suchen, ohne vorher wissen zu müssen, wonach
Das DMS-System von Amagno löst genau dieses Problem, indem es beim eigentlichen Suchbegriff ansetzt und nicht beim Dateinamen. Sobald ein Dokument ins System kommt, wird es analysiert und per Texterkennung erschlossen, das funktioniert bei mehr als 100 unterschiedlichen Dateiformaten, auch bei gescannten Belegen. Ab diesem Moment ist praktisch jeder Inhalt durchsuchbar, ganz gleich, wo das Dokument abgelegt ist oder wie es heißt. Eine sorgfältige Verschlagwortung von Hand wird damit weitgehend überflüssig.
Wie schnell das in der Praxis geht, zeigt sich am besten an einem alltäglichen Beispiel: Eine E-Mail kommt rein, ein Kunde fragt nach einer Rechnung, die er verlegt hat. Statt jetzt im Rechnungsordner zu wühlen, wird einfach die Rechnungsnummer in der E-Mail markiert und eine Tastenkombination gedrückt. Amagno springt in den Vordergrund, durchsucht im Hintergrund Millionen von Dokumenten und zeigt das Ergebnis an, noch bevor richtig realisiert wurde, dass gerade etwas gesucht wurde. Diese Hotkey-Suche funktioniert aus praktisch jeder Anwendung heraus, ganz ohne Plugin, und lässt sich individuell auf die eigene Tastenkombination einstellen.
Auch inhaltlich geht die Suche über das reine Stichwort hinaus. Über sogenannte digitale Magnete erkennt Amagno bestimmte Merkmale in Dokumenten automatisch wieder, ein Firmenlogo etwa, oder einen Rechnungsbetrag in einer bestimmten Spanne. Wer möchte, nutzt zusätzlich die Expertensuche und filtert gezielt nach Metadaten. Und noch bevor eine Datei überhaupt geöffnet wird, liefert die Vorschau schon einen Blick hinein, auch bei mehrseitigen Dokumenten, auch ohne, dass die passende Anwendung dafür gestartet werden muss.
Möglich macht das unter anderem die sogenannte Living Documents Technology: Treffer werden direkt im Dokument farblich markiert, aus der Trefferliste geht es mit einem Klick auf die passende Fundstelle, und der inhaltliche Kontext rund um den Treffer wird gleich mit angezeigt. Das lange Durchblättern eines Dokuments auf der Suche nach der richtigen Stelle entfällt damit.
Das Ganze funktioniert übrigens nicht nur am Bürorechner. Über den Browser lässt sich die Suche von jedem Endgerät aus starten, ob im Homeoffice oder unterwegs.
Und dann kommt Amagno.AI Chat
So leistungsfähig die klassische Suche ist, sie hat einen Punkt, an dem sie an ihre Grenzen stößt: Nach wie vor muss selbst bekannt sein, wonach gesucht wird, und am Ende steht eine Liste von Treffern, durch die geklickt werden muss. Genau hier setzt Amagno.AI Chat an und geht einen Schritt weiter.
Statt eines Suchbegriffs reicht eine ganz normale Frage, formuliert wie im Gespräch mit einer Kollegin. „Worin unterscheidet sich die neue Vertragsversion von der alten?“ Oder: „Wurden bei dieser Bestellung eigentlich alle Artikel geliefert?“ Amagno.AI durchsucht dafür nicht nur ein einzelnes Dokument, sondern versteht den Zusammenhang zwischen mehreren, und liefert direkt eine Antwort statt einer Trefferliste. Die passenden Belege, etwa der zugehörige Lieferschein zu einer Rechnung, zieht das System dabei von selbst hinzu.
Dabei lässt sich vorher genau festlegen, ob nur ein einzelnes Dokument, eine Auswahl oder gleich der komplette, für die jeweilige Person freigegebene Dokumentenbestand befragt werden soll, unabhängig von der Sprache der Dokumente oder der Frage. Wer möchte, stellt direkt Rückfragen, teilt die Antwort mit Kolleginnen und Kollegen oder lässt sich die Quellenbelege zur Validierung anzeigen.
Der Unterschied lässt sich vielleicht am besten so beschreiben: Die Volltextsuche findet für Sie das Dokument. Der Chat beantwortet Ihnen die Frage, für die Sie das Dokument bzw. die Dokumente eigentlich gebraucht hätten. Beides bleibt dabei in derselben sicheren Umgebung: Die Daten werden nicht an externe KI-Anbieter mit offenem Internetzugang weitergereicht, und es werden ausschließlich Inhalte berücksichtigt, für die auch tatsächlich eine Leseberechtigung besteht.
Zwei Wege, ein Ziel
Am Ende ergänzen sich beide Funktionen, statt sich gegenseitig zu ersetzen. Wer genau weiß, welches Dokument er braucht, ist mit der Volltextsuche und der Hotkey-Funktion in Sekunden am Ziel. Wer dagegen eine Frage hat, deren Antwort sich über mehrere Dokumente verteilt, kommt mit dem Amagno.AI Chat schneller ans Ziel als über jede noch so gute Suchmaske.
Was beide eint: Niemand muss mehr raten, wo eine Information wohl abgelegt sein könnte. Entweder wird sie gefunden, oder sie wird gleich direkt beantwortet.
Testen Sie die Volltextsuche und den Amagno.AI Chat jetzt 30 Tage kostenlos:
