19. Mai 2016

Weblink nutzen, um Dokumente und Dateien zu teilen

Weblink nutzen, um Dokumente und Dateien zu teilen

Weblink AMAGNOMit der Erstellung eines Weblinks bieten wir Ihnen die Möglichkeiten, eigene Dateien und Dokumente intern und extern zu teilen, ohne die Kontrolle über diese zu verlieren. Somit müssen Dokumente nicht mehr als E-Mail Anhang versendet werden, sondern es genügt hierfür ein von AMAGNO erzeugter Weblink, der mit dem jeweiligen Empfänger geteilt wird. Stellen Sie internen oder externen Ansprechpartnern eine Datei schnell und unkompliziert zur Verfügung, ohne dass diese ein AMAGNO Benutzerkonto haben müssen.

Sicheren Weblink für intern und extern erstellen

ÁMAGNO Weblink erstellenIn unserer Toolbox auf der rechten Seite im AMAGNO Client finden Sie die Registerkarte „Siehe auch“. Dort sehen Sie alle Gruppen und Magnete, denen das jeweilige Dokument zugeordnet ist.

Zusätzlich finden Sie auch die Weblinks des Dokuments. Der interne Link wird bereits beim Import erstellt und kann einfach mit einem Klick der rechten Maustaste auf „Interner Link“ kopiert werden. Dieser Link funktioniert nur innerhalb des Unternehmens und der Empfänger muss auch die Berechtigung haben, das jeweilige Dokument aufrufen zu dürfen!

Ist bereits ein externer Weblink erstellt worden, finden Sie diesen auch in der Übersicht. Wenn noch kein Weblink vorhanden ist, können Sie ganz einfach selbst einen erstellen. Klicken SIe dafür im oberen Bereich der Toolbox auf „Weblink erstellen“. Es öffnet sich eine Dialogbox, in der Sie folgende Attribute definieren können:

Weblinks im Dokumentenmanagement erstellen

Weblink AMAGNO Dokumentenmanagement

„Link-Kürzel (optional)“ – Geben Sie hier eine Erweiterung der Domain an. Lassen Sie das Feld leer, wird der Link zufällig gewählt. Beispiel: https://amagno.de/beispielweblink oder https://amagno.de/giohnlhjk

„Immer die aktuellste Version“ – Das Häkchen ist per Standard gesetzt. Der Weblink führt immer zur aktuellsten Dokumentenversion. Nehmen Sie das Häkchen raus, wenn der Weblink immer zur gleichen Dokumentenversion verweisen soll.

„Gültigkeit“ – Sie können hier die Gültigkeit Ihres Weblinks angeben. Wahlweise dauerhaft, einen Monat, eine Woche, einen Tag oder einmalig.

„Art“ – Stellen Sie Ihr Dokument direkt als Download oder im Browser zur Verfügung. Beachten Sie hierbei, dass nur wenige Dokumente direkt im Browser angezeigt werden können.

„Format“ – Wählen Sie zwischen Original, PDF und PDF mit Anmerkungen. Wenn Sie bspw. eine Word-Datei teilen, aber eine Bearbeitung verhindern möchten bzw. geschwärzte Bereiche nicht einsehbar machen möchten, können Sie PDF bzw. PDF mit Anmerkungen wählen. AMAGNO liefert automatisch ein aktuelles PDF über den Weblink aus.

„Komprimiert“ – Das Dokument wird als komprimierte ZIP Datei bereitgestellt.

„Aufrufe protokollieren“ – AMAGNO zeichnet die Aufrufe auf und informiert darüber im Mitteilungssystem.

„Passwort“ – Vergeben Sie ein Passwort für einen geschützten Zugriff. Andernfalls ist der Weblink für jeden nutzbar. Auch ausserhalb des Unternehmens.

Wenn Sie nun auf „Eingabe bestätigen“ klicken, wird der Weblink erzeugt und Sie können das Dokument je nach gewählten Optionen teilen.

Sichere Weblinks teilen und versenden

Weblink per E-Mail versendenNach dem Kopieren des Weblinks können Sie diesen in jede beliebige Kommunikation einfügen. Auch ermöglicht es AMAGNO aus der Toolbox heraus mit „Senden an“ das Dokument per E-Mail zu versenden. Dabei haben Sie die Wahl zwischen dem internen Link und dem externen Weblink. AMAGNO öffnet automatisch eine neue E-Mail mit Ihrem E-Mail Client und fügt den Link dort ein.

Unterschied zwischen internen Links und externen Weblinks

Interne Links zum jeweiligen Dokument werden beim Import in AMAGNO automatisch erzeugt, sind jederzeit gültig und eindeutig. Nur AMAGNO Anwender haben auf das jeweilige Dokument Zugriff, sofern Sie auch in AMAGNO selbst die Berechtigung für die Ansicht des Dokuments besitzen.

Externe Weblinks ermöglichen die Bereitstellung von Dokumenten ausserhalb des Unternehmens. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der Empfänger AMAGNO Anwender ist oder die Berechtigung zum Dokument in AMAGNO besitzt. Es sollte also gut überlegt sein, ob ein Weblink für ein Dokument bereitgestellt wird. Die Funktion der externen Weblinks lässt sich auch systemweit deaktivieren.

Sicheren Weblink löschen

Klicken Sie in der Registerkarte „Siehe auch“ einfach mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Weblink und löschen Sie diesen.

Mehrere Weblinks für ein Dokument

Manchmal ist es notwendig ein Dokument verschiedenen Empfängern bereitzustellen, diese sollen aber unterschiedlichen Zugriff haben. Hierfür können Sie beliebig viele Weblinks mit unterschiedlichen Attributen erstellen. Bspw. wenn Serviceinformationen für den Kunden nur ein Jahr lang verfügbar sein sollen, lässt sich für jeden Kunden ab Laufzeit ein neuer Weblink mit der entsprechenden Gültigkeit erstellen.

Praxisbeispiele für sichere Weblinks

Ihr Vertrieb schickt jeden Tag Angebote an potentielle oder bestehende Kunden. Mit einem sicheren Weblink können Sie potentiellen Kunden eine Preisliste zur Verfügung stellen. Nach einer Aktualisierung Ihrer Preisliste sieht der potentielle Kunde immer die aktuelle Version mit den aktuell gültigen Preisen und Konditionen. Wenn Sie die Protokollierung aktiviert haben, werden Sie über den Aufruf bzw. das Kaufinteresse benachrichtigt, so dass Sie kurzfristig beim Interessenten nachfassen können.

Verlinken Sie auf Ihrer Homepage direkt auf AGBs, Produktinformationen oder Preislisten, um Besuchern Ihrer Webseite immer automatisch die aktuellen Informationen anzeigen zu lassen.

How to Video: „Dateien und Dokumente via Weblinks teilen“

Janine Büscher
Als Professional Services Talent ist Janine bei AMAGNO verantwortlich für Alles rund ums Thema Support und Service, ob Training, Workshop oder Dokumentation.

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