5. Juni 2013

Tipps aus der Praxis: Suche nach aktuellen Belegen

Das Wiederfinden von Inhalten in amagno ist sehr einfach, denn amagno unterstützt nicht nur eine sehr gute integrierte OCR für Belege, sondern auch eine Volltextsuche. Ein paar kleine Tips möchten wir hier aus unserer Praxis für eine effektive Datei/Belegsuche mitteilen.

Jetzt kann es vorkommen, dass Sie bei einer umfassenden Belegarchivierung viele Tausende Belege in amagno abgelegt haben. Die Volltextsuche in amagno basiert auf der leistungsfähigen Lucene-Engine mit seinen Möglichkeiten. Je nach erkanntem Muster trennt die Volltextsuche gelegentlich z.B. Rechnungsnummern. Dies erschwert gelegentlich die Suche nach Belegen, wenn man nach z.B. ARKD-12200 sucht und die Suchengine diese Begriff getrennt hat (also in ARKD und 12200). Hier findet amagno den Beleg nicht direkt mit dieser Nummer, was die Suche erschwert.

Verschiedene Suchmöglichkeiten

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  • Ist der Rechnungsbetrag individuell? Dann suchen Sie einfach nach dem Rechnungsbetrag
  • Ist der Artikel individuell? Geben Sie Artikelname oder Artikelnummer ein
  • Haben Sie nicht viele Belege von dem Rechnungssteller? Geben Sie den Firmennamen als Suchbegriff ein
  • Nutzen Sie Platzhalter (Wildcards) für die Suche, z.B.
    ARKD* = Findet alle Dokumente mit Begriffen, die mit ARKD beginnen
    *12200 = Findet alle Dokumente mit Begriffen, die mit *12200 enden. Vorsicht: Diese Suche ist aus technischen Gründen langsamer
    AR*00 = Findet alle Dokumente mit Begriffen, die mit AR beginnen, beliebige Zeichen dazwischen besitzen und mit 00 enden
  • Nutzen Sie das Wildcard „*“ auch, um sehr lange Nummern zu finden, z.B. 1*95 für 10000213123123995
  • Nutzen Sie „In der Nähe von“ Suchen, um eine Zahl in der Nähe eines Begriffs zu finden

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Neben diesen zusätzlichen Suchmöglichkeiten können Sie bei weiterhin großen Suchergebnissen den Zeitraum für die Suche schnell eingrenzen.

Einschränkung der Suche auf Zeiträume

Es ist selbstverständlich, dass eine Suche, z.B. nach Telekomrechnungen, sehr viele Suchergebnisse liefert, wenn Sie nach einem wiederkehrenden Betrag oder dem Begriff „Telekom“ suchen. Um schnell Belege zu finden, empfehlen wir die Einschränkung des Zeitraums, z.B. nach Erstellungsdatum.

belegsuche

Wie in diesem Screenshot aufgeführt, nutzen wir hier die direkte Suche in einer Gruppe. Fügen Sie als Suchfeld das Erstellungsdatum hinzu, wählen „War in den letzten“ und wählen einen passenden Zeitraum, z.B. 3 Monate. Achten Sie darauf, dass Sie eine ALLE- Suche verwenden (Grün) und nicht eine EINIGE – Suche (Orange).

Jetzt nutzen Sie die vorher beschriebenen Suchmöglichkeiten, z.B. nach Betrag oder Firma, um damit, alternativ zu Rechnungsnummern, auch schnell an die passenden Belege zu gelangen.

Jens Büscher
Jens ist Gründer und CEO von AMAGNO. Nach vielen Jahren im öffentlichen Dienst wechselte Jens als Product Manager zum Web Content Management Anbieter RedDot Solutions AG. Anschließend gründete er zuerst DocuPortal und im Jahr 2010 AMAGNO als innovative Enterprise Content Management Lösung.

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