9. Juni 2022

Mit digitalen Signaturen das nächste Level erklimmen

Mit digitalen Signaturen das nächste Level erklimmen

In den vergangenen Jahren hat sich in dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen einiges bewegt: Home-Office verliert seinen Raritätsstatus, Kundentermine finden zunehmend per Videokonferenz statt und die Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle bringt freudige Gesichter mit sich – und das aus gutem Grund. Denn mobiles Arbeiten verträgt sich nicht mit Schränken voller Akten und wildem Durcheinander auf dem Schreibtisch. Wer schon mal in den Genuss kam, von unterwegs sein Laptop aufklappen zu dürfen, weiß, wie angenehm es ist, ohne viel Papierkram arbeiten zu dürfen. Diese Ansicht teilen auch viele Befragten einer kürzlich veröffentlichten Bitkom-Studie zum Thema Stand der Digitalisierung nach zwei Jahren Pandemie. So gaben 95 Prozent der Befragten an, ihre papierbasierten Prozesse auch in 2022 durch digitale Dokumente weiter abzulösen.

Next step: Dokumente digital signieren und rechtskonform gestalten

Medienbrüche sind unbequem, zeitaufwändig, kostspielig und eigentlich ganz schön unnötig. Dokumente im digitalen Zeitalter auszudrucken, händisch zu signieren und anschließend wieder einzuscannen, nur um den begonnenen digitalen Workflow weiterzuführen, klingt nicht nur absurd und paradox, sondern ist es auch. Denn in einer Zeit, in der das Arbeiten losgelöst von Raum und Zeit keine Seltenheit mehr ist, sollten Mitarbeiter die Möglichkeit haben, immer und überall auf ihre Dokumente zugreifen und mit ihnen arbeiten zu können – das komfortable Signieren digitaler Dokumente mit inbegriffen. Elektronische Signaturen sind in vielen Unternehmen der noch fehlende Schlüssel zu einer umfassenden Digitalisierungsstrategie.

Welche Kriterien sollte eine digitale Signatur erfüllen?

1. Sie sollte die länderspezifischen Rechtsvorschriften einhalten.

Die eIDAS-Verordnung ist auf europäischer Ebene für elektronische Signaturverfahren der gesetzliche Referenztext. So legt sie beispielsweise fest, dass die elektronischen Signaturverfahren fest die Unversehrtheit des unterzeichneten Dokuments gewährleisten oder aber die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kommt dann zum Einsatz, wenn es um die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von vertraulichen Daten von Kunden und dritten Unterzeichnern geht. Hierunter fallen beispielsweise Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder IP-Adresse. Deshalb muss die E-Signatur-Lösung die DSGVO in ihrem gesamten Funktionsbereich einhalten und die Vertraulichkeit der Dokumente und Informationen gewährleisten.

2. Sie sollte zertifiziert sein.

Zertifizierungen sagen oft etwas über die Qualität von Produkten und Dienstleistungen aus. So auch bei elektronischen Signaturen. Bevorzugen Sie einen Anbieter, dessen Zertifizierungen auf nationaler und auf EU-Ebene rechtlich anerkannt sind, wie etwa das eIDAS-Konformitätszertifikat.

3. Sie sollte die Identifizierung der Unterzeichner ermöglichen.

Digitale Signaturen sollten sicher sein. Entscheiden Sie sich deshalb für eine Lösung, die mehrere Funktionen zur Authentifizierung der Identität des Unterzeichners ermöglicht. Mit einer Multi-Faktor-Authentifizierung (SMS mit OTP-Code, E-Mails, Überprüfung des Personalausweises) gewährleistet eine erhöhte Sicherheit.

4. Sie sollte im Falle eines Rechtsstreits für Unterstützung sorgen.

Auch in der Arbeitswelt kann es zu Unstimmigkeiten kommen. Deshalb ist es wichtig, dass die E-Signatur-Lösung zu jeder Signatur eine Prüfdatei mit Zeitstempel erstellen und archivieren können kann. Denn die Datei enthält diejenigen Informationen, die zur ordnungsgemäßen Erstellung beitragen, um die Sicherheit der verschiedenen Parteien zu gewährleisten. So erlaubt dieses Dokument im Streitfall das Nachvollziehen der elektronischen Signatur.

5. Sie sollte sich in Ihre Branchensoftware integrieren lassen.

Mittlerweile gibt es kaum mehr Anwendungen, die nicht auch mit anderen kommunizieren können. Damit sich Ihre digitalen Signaturen problemlos in Ihre verschiedenen CRM-, ERP- und Branchensoftwares integrieren lassen ist es ratsam, eine API-Lösung zu wählen, die dies ermöglicht.

6. Sie sollte Ihnen das Unterzeichnen an jedem Ort und zu jeder Zeit ermöglichen.

On-Premise-Lösungen verlieren zunehmend an Beliebtheit, weil sie das mobile Arbeiten nur bedingt unterstützen. Die Saas-Lösungen hingegen kommen bei Unternehmen immer häufiger in den Einsatz. Setzen Sie auf eine Signatur-Lösung, die auf mobilen Geräten aller Art und allen Betriebssystemen zur Verfügung steht, wird der Signatur-Prozess zur Leichtigkeit.

7. Sie sollte sich intuitiv bedienen lassen.

Höchstwahrscheinlich entscheiden Sie sich für eine Signatur-Lösung, um Ihre bisherigen digitalen Prozesse zu optimieren. Schauen Sie deshalb, dass sie sich intuitiv bedienen lässt, damit Sie eine Unterschrift mit wenigen Klicks einholen können – und so effizienter und produktiver arbeiten.

Doch E-Signatur ist nicht gleich E-Signatur

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen drei Arten elektronischer Rechnungen, die sich unterschiedlich auf die Rechtsgültigkeit und Legitimität von digitalen Unterschriften auswirken.

Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die erste Stufe der digitalen Signatur und bietet daher das geringste Sicherheitsniveau. Sie kann bei all denjenigen Prozessen eingesetzt werden, die keine rechtskonformen Unterschriften erfordern und keine Haftungsrisiken bestehen. Als Ersatz der manuellen Unterschrift sollte die EES aber nicht dienen, da ihre Identität nur sehr oberflächlich, und Authentizität und Integrität der Unterschriften, geprüft wird. So kann sie im Prinzip als Grafik einfach in ein Dokument eingefügt werden.

Das Sicherheitsniveau und der Beweiswert der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) ist im Vergleich zur EES hingegen schon ein bisschen höher. Denn sie erfordert, dass sich die Signatur einer bestimmten Person zuordnen und Manipulationen am Dokument erkennen lassen. Aufgrund der Überprüfbarkeit obliegt auch nur dem Aussteller allein die Kontrolle über die technischen Mittel.

Mit einem Identitätszertifikat setzt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) noch eine Schippe drauf und wird damit der Gültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur gerecht. Eine QES signalisiert anderen, dass die getätigte Unterschrift auch tatsächlich von ihrem Urheber stammt und wird daher häufig als digitale Alternative für das Tätigen von manuellen Unterschriften verwendet. Die regelmäßige Erneuerung der Zertifikate stellt außerdem ihre Aktualität sicher.

In Amagno digitale Dokumente signieren

Damit während der Arbeit in Amagno keine unnötigen Medienbrüche entstehen, hat Amagno-Partner Premium Technologies eine Schnittstelle geschaffen, um Amagno mit der e-Signature Software YouSign zu verknüpfen und die unwirtschaftlichen und chaotischen Prozesse effizienter und nachhaltiger zu gestalten.

Wie funktioniert die digitale Signatur in Amagno?

  1. Über die Stempelfunktion werden in Amagno die Daten derjenigen Person eingegeben, die das gewünschte Dokument signieren soll.
  2. Die beteiligten Personen erhalten in Amagno die Benachrichtigung, dass Unterlagen zur Signatur vorliegen.
  3. Die Unterzeichner erhalten neben der Benachrichtigung von YouSign einen Bestätigungscode auf ihr Smartphone, mit dem sie sich für eine rechtsverbindliche Signatur authentifizieren können.
  4. Nachdem das Dokument signiert wurde, können alle Unterzeichner die revisionssicheren und digital signierten Dokumente herunterladen oder dank der Schnittstelle in Amagno weiterbearbeiten.
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Vorzüge optimierter Prozessgestaltung genießen

Arbeiten digitales Dokumentenmanagement und e-Signatur-Lösung Hand in Hand, ermöglichen die intuitiven Anwendungen schnelle Prozesse und vor allem einen sicheren und rechtsverbindlichen Authentifizierungsprozess der elektronischen Dokumente. So wird eine Unterschrift wieder zu dem, was sie ursprünglich mal sein sollte: Eine sichere, unkomplizierte und rechtsverbindliche Lösung zur Unterzeichnung von Dokumenten.

Jana Treptow
Jana ist Teil des Marketing-Teams und für redaktionelle Beiträge und die Betreuung des Blogs verantwortlich.

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